辦學(xué)管理檔案制度一、總則（一）目的為加強辦學(xué)管理檔案工作，提高辦學(xué)管理水平，保障辦學(xué)活動的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及教育行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于[公司/組織名稱]辦學(xué)活動中形成的各類檔案的管理，包括但不限于教學(xué)管理、師資管理、學(xué)生管理、行政管理等方面的檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映辦學(xué)活動的實際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集辦學(xué)過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號、存儲等應(yīng)符合國家及行業(yè)相關(guān)規(guī)范要求。4.保密性原則：對于涉及國家機密、商業(yè)秘密及個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善辦學(xué)管理檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理辦學(xué)活動中形成的各類檔案，確保檔案的安全與完整。3.對檔案進行分類、整理、編目、鑒定、統(tǒng)計等工作，提高檔案管理的科學(xué)化水平。4.建立檔案信息檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢與利用。5.定期對檔案管理工作進行檢查、總結(jié)，不斷改進檔案管理工作。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門在辦學(xué)活動中形成的各類文件、資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計等工作，提供必要的檔案信息。3.嚴格遵守檔案管理制度，正確使用和保管檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、存儲、借閱等。3.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的安全與保密。4.積極開展檔案信息的開發(fā)利用工作，為辦學(xué)決策提供支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)管理檔案：包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、教學(xué)日志、考試試卷、學(xué)生成績等。2.師資管理檔案：包括教師招聘、培訓(xùn)、考核、職稱評定等方面的文件、資料。3.學(xué)生管理檔案：包括學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、畢業(yè)檔案等。4.行政管理檔案：包括學(xué)校章程、發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃與總結(jié)、會議紀要、規(guī)章制度等。5.財務(wù)檔案：包括財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、報表等。6.后勤管理檔案：包括校園建設(shè)規(guī)劃、設(shè)施設(shè)備采購與維修記錄、食品安全管理等方面的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容真實、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其原始性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定進行存儲和備份。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類，確定檔案的類別和保管期限。2.對檔案進行編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，方便檔案的檢索和利用。4.對破損、褪色的檔案進行修復(fù)，確保檔案的質(zhì)量。四、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限分別存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。3.對于重要的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括學(xué)校章程、重要的會議紀要、財務(wù)決算等；長期保管的檔案主要包括教學(xué)計劃、師資檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案等，保管期限為[X]年；短期保管的檔案主要包括一般性的文件、資料，保管期限為[X]年。3.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。五、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、教育行政部門等因檢查、評估等工作需要查閱檔案。3.司法機關(guān)、社會組織等因依法履行職責(zé)需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字批準。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，及時查找并提供檔案。查閱檔案時，應(yīng)在檔案查閱室進行，不得擅自將檔案帶出查閱室。3.如需復(fù)印、拍照檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并按照規(guī)定進行操作。復(fù)印件、照片應(yīng)注明出處，并與原件核對無誤。（三）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密及個人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得查閱、利用。2.檔案利用過程中，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定方法1.對檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容和價值，確定檔案是否仍有保存必要。2.參考檔案的保管期限、重要程度、利用情況等因素，綜合判斷檔案的鑒定結(jié)果。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作小組組長簽字批準后，報學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場認真核對檔案，確保銷毀徹底，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時在檔案管理系統(tǒng)中進行注銷，并將《檔案銷毀清冊》永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的辦學(xué)管理檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為辦學(xué)決策提供及時、準確的檔案信息支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備、掃描設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。2.選用適合辦學(xué)管理檔案特點的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的分類管理、編目、檢索、借閱登記等功能。3.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。掃描后的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進行備份存儲。4.加強檔案信息化安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和非法訪問。定期對電子檔案進行維護和更新，確