集團檔案制度一、總則（一）目的為加強集團檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，為集團各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團總部及所屬各子公司、分公司、事業(yè)部等所有機構(gòu)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：集團檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映集團各項活動的真實情況，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的檢索、查閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：加強檔案的安全防護，確保檔案信息不泄露，維護集團的利益。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）集團檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善集團檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理集團各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等。3.指導(dǎo)和監(jiān)督所屬各機構(gòu)的檔案管理工作，定期開展檔案工作檢查和評估。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）各機構(gòu)檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本機構(gòu)檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確和完整。2.按照集團檔案管理制度的要求，對本機構(gòu)檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作。3.協(xié)助集團檔案管理部門開展檔案的鑒定、銷毀等工作。4.為本機構(gòu)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。5.配合集團檔案管理部門開展檔案信息化建設(shè)，錄入和維護本機構(gòu)檔案信息。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括集團紅頭文件、會議文件、請示報告、通知通報、合同協(xié)議等各類公文。2.科技檔案：涵蓋集團科研項目檔案、工程建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等。3.財務(wù)檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)相關(guān)文件。4.人事檔案：涉及員工個人基本信息、履歷、考核、培訓(xùn)、薪酬、獎懲等檔案材料。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)集團不同業(yè)務(wù)類型，如市場營銷、生產(chǎn)運營、質(zhì)量控制等形成的專項檔案。6.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等記錄集團重要活動和事件的聲像資料。7.電子檔案：以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等檔案信息。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的方式。例如，2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.科技檔案編號：按照項目編號檔案類別流水號進行編制。如項目編號為KJ202301的科技項目，其科研報告檔案編號為KJ202301科研報告001。3.財務(wù)檔案編號：根據(jù)會計年度檔案類別流水號確定。如2023年的會計憑證檔案編號為2023會計憑證001。4.人事檔案編號：以員工個人編號為基礎(chǔ)，按照檔案類別流水號編排。例如，員工編號為RS2023001的人事檔案，其培訓(xùn)檔案編號為RS2023001培訓(xùn)001。5.業(yè)務(wù)檔案編號：依據(jù)業(yè)務(wù)項目編號檔案類別流水號制定。如業(yè)務(wù)項目編號為YW202302的市場營銷項目，其市場調(diào)研報告編號為YW202302市場調(diào)研001。6.聲像檔案編號：采用年度類別順序號。如2023年的照片檔案編號為2023照片001。7.電子檔案編號：在紙質(zhì)檔案編號后加“E”標(biāo)識。例如，文書檔案2023永久001的電子檔案編號為2023永久001E。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.集團各機構(gòu)在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.員工個人在工作中產(chǎn)生的與集團業(yè)務(wù)相關(guān)的重要文件、成果等，應(yīng)及時提交給所在機構(gòu)檔案管理人員。（二）收集要求1.各機構(gòu)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期開展檔案收集工作，確保檔案材料的及時收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對于重要會議、重大活動等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集齊全。（三）整理方法1.文書檔案整理：按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類，同一類別的文件按照時間順序排列，進行編號、編目、裝訂等整理工作。2.科技檔案整理：依據(jù)項目流程和文件性質(zhì)，對科研項目、工程建設(shè)等檔案進行分類整理，建立項目檔案卷冊，編制檔案目錄。3.財務(wù)檔案整理：按照會計核算的要求，對會計憑證、賬簿、報表等進行分類裝訂，編制檔案索引。4.人事檔案整理：根據(jù)人事檔案管理規(guī)定，對員工檔案材料進行分類、排序、編目，確保檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。5.業(yè)務(wù)檔案整理：按照業(yè)務(wù)工作流程和檔案類別，對各類業(yè)務(wù)檔案進行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案臺賬。6.聲像檔案整理：對照片、錄音、錄像等聲像資料進行分類標(biāo)注，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并進行數(shù)字化存儲。7.電子檔案整理：對電子文件進行分類存儲，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。同時，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，定期對檔案進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織集團檔案管理部門成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)專家、財務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對檔案進行鑒定工作。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：重要的政策性、法規(guī)性文件，長期保存；一般性文件，根據(jù)實際情況確定保管期限。2.科技檔案：科研項目、工程建設(shè)等檔案，在項目結(jié)束后，根據(jù)其對集團發(fā)展的重要性和后續(xù)利用價值，確定保管期限。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿等一般保存15年以上；年度財務(wù)報告等永久保存。4.人事檔案：員工在職期間形成的檔案材料，按規(guī)定長期保存；離職員工檔案在離職后保存一定期限，根據(jù)集團規(guī)定執(zhí)行。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)活動的性質(zhì)和重要程度，確定保管期限。重要業(yè)務(wù)檔案一般保存10年以上。6.聲像檔案：記錄集團重大活動、重要歷史事件的聲像資料永久保存；一般性活動聲像資料根據(jù)實際情況確定保管期限。7.電子檔案：與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，按照紙質(zhì)檔案的保管期限進行保存，并定期進行數(shù)據(jù)遷移和維護。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見。2.編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.經(jīng)集團分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.銷毀檔案的過程和結(jié)果應(yīng)進行記錄，并存檔備查。六、檔案的保管與保護（一）保管場所1.集團應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設(shè)施。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進行清查核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.對于珍貴、易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。4.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子檔案訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。（三）保護措施1.加強檔案庫房的安全管理，限制無關(guān)人員進入。2.定期對檔案庫房的設(shè)施設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常運行。3.做好檔案的防蟲、防霉、防潮等工作，定期投放防蟲藥品、檢查檔案的保存狀況。4.對檔案進行數(shù)字化處理時，應(yīng)確保數(shù)字化過程的準(zhǔn)確性和安全性，防止檔案信息泄露。5.加強對檔案管理人員的安全保密教育，提高其安全意識和責(zé)任意識。七、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案信息的有效利用。2.檔案利用不得損害集團利益和他人合法權(quán)益。（二）利用方式1.查閱：集團內(nèi)部人員因工作需要可到檔案管理部門查閱檔案。查閱人員應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)所在機構(gòu)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用需求，可對檔案進行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人、利用目的、檔案名稱、編號、查閱或借閱期限等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（四）歸還與催還借閱的檔案到期后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)定期對借閱檔案進行催還，對于逾期未還的借閱人，應(yīng)進行催辦并記錄在案。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立集團檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為集團各項工作提供便捷的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、錄入等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)功能模塊：檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計分析、權(quán)限控制等功能模塊。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強對檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護，設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一