政府檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)政府檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管、利用和移交，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本地區(qū)各級(jí)政府部門、直屬機(jī)構(gòu)、派出機(jī)構(gòu)及其所屬單位在履行職能活動(dòng)中形成的各類檔案的移交管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的合法性、規(guī)范性。2.完整準(zhǔn)確原則：保證移交檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，能夠真實(shí)反映本地區(qū)政府部門的工作歷程和各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)情況。3.及時(shí)有效原則：按照規(guī)定的時(shí)間和程序，及時(shí)、有效地完成檔案移交工作，避免檔案積壓、延誤等情況發(fā)生。4.安全保密原則：在檔案移交過程中，要確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案移交范圍（一）文書檔案1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.本地區(qū)政府部門制發(fā)的各類公文，包括決定、命令、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等。3.會(huì)議文件、會(huì)議記錄、紀(jì)要等。4.工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)材料等。5.統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)資料等。（二）業(yè)務(wù)檔案1.行政管理業(yè)務(wù)檔案，如行政審批、行政處罰、行政許可等檔案。2.經(jīng)濟(jì)管理業(yè)務(wù)檔案，如財(cái)政預(yù)算、財(cái)務(wù)審計(jì)、國有資產(chǎn)管理等檔案。3.社會(huì)事務(wù)管理業(yè)務(wù)檔案，如民政、教育、衛(wèi)生、文化等領(lǐng)域的相關(guān)檔案。4.工程建設(shè)項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。5.科技項(xiàng)目檔案，如科研立項(xiàng)、研究過程、成果鑒定等檔案。（三）聲像檔案1.照片檔案，包括反映本地區(qū)政府部門工作活動(dòng)、重要事件、重大工程等的照片。2.錄音檔案，如會(huì)議錄音、工作匯報(bào)錄音等。3.錄像檔案，如工作現(xiàn)場錄像、活動(dòng)記錄錄像等。（四）電子檔案1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的電子文件，如電子公文、電子報(bào)表等。2.業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)，如行政審批系統(tǒng)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。3.數(shù)字化的各類檔案，包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案等的數(shù)字化副本。三、檔案移交主體（一）立檔單位各政府部門、直屬機(jī)構(gòu)、派出機(jī)構(gòu)及其所屬單位作為立檔單位，負(fù)責(zé)本單位檔案的整理、歸檔和向檔案管理部門的移交工作。（二）檔案管理部門本地區(qū)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)接收、保管和利用各立檔單位移交的檔案。檔案管理部門應(yīng)具備相應(yīng)的檔案管理設(shè)施、設(shè)備和專業(yè)人員，確保檔案管理工作的正常開展。四、檔案移交程序（一）檔案整理1.立檔單位應(yīng)按照國家檔案管理規(guī)定和本地區(qū)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)本單位形成的檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理。2.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄等檢索工具。3.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型和檔案形成規(guī)律，進(jìn)行科學(xué)分類和編號(hào)，建立健全檔案檢索體系。4.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類整理，標(biāo)注相關(guān)信息，并配以文字說明。5.電子檔案應(yīng)按照電子文件管理要求，進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集、整理和歸檔，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。（二）檔案鑒定1.立檔單位應(yīng)成立檔案鑒定小組，定期對(duì)已整理好的檔案進(jìn)行鑒定。2.根據(jù)檔案的保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。3.對(duì)已超過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。檔案銷毀前，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)檔案管理部門審核批準(zhǔn)，并在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。（三）檔案移交1.立檔單位在檔案整理和鑒定工作完成后，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，向檔案管理部門移交檔案。2.移交檔案時(shí)，立檔單位應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并加蓋單位公章。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與立檔單位溝通，要求其限期整改。4.經(jīng)核對(duì)無誤后，檔案管理部門應(yīng)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并辦理檔案接收手續(xù)。（四）檔案接收1.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行重新整理和上架排列。2.建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，將檔案的基本信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索和管理。3.對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全。同時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的查閱、借閱制度，為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)。五、檔案移交時(shí)間（一）定期移交1.立檔單位應(yīng)在每年的[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案向檔案管理部門移交。2.對(duì)于一些業(yè)務(wù)檔案，如工程建設(shè)項(xiàng)目檔案、科技項(xiàng)目檔案等，應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)，將相關(guān)檔案移交檔案管理部門。（二）臨時(shí)移交1.在本地區(qū)政府部門機(jī)構(gòu)改革、職能調(diào)整、重大活動(dòng)等特殊情況下，立檔單位應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將涉及相關(guān)業(yè)務(wù)的檔案進(jìn)行臨時(shí)移交。2.臨時(shí)移交檔案的時(shí)間和范圍，由檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況確定，并通知立檔單位。六、檔案移交要求（一）檔案質(zhì)量要求1.移交的檔案應(yīng)符合國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和本地區(qū)檔案分類規(guī)范，檔案整理應(yīng)規(guī)范、整齊，卷內(nèi)文件排列有序，編號(hào)準(zhǔn)確。2.檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合耐久性要求。3.聲像檔案應(yīng)圖像清晰、聲音清楚，電子檔案應(yīng)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全。（二）檔案整理要求1.文書檔案應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行整理，采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限分類法，以“件”為單位進(jìn)行裝訂、編目。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定相應(yīng)的整理方案，確保檔案整理的科學(xué)性和系統(tǒng)性。3.聲像檔案應(yīng)按照照片、錄音、錄像等不同載體形式，分別進(jìn)行整理，并配以文字說明。4.電子檔案應(yīng)按照電子文件管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集、整理和歸檔，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）檔案編目要求1.移交的檔案應(yīng)編制完整的檢索工具，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、聲像檔案目錄、電子檔案目錄等。2.檢索工具應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范，便于檔案的查找和利用。3.電子檔案目錄應(yīng)與電子檔案相對(duì)應(yīng)，能夠?qū)崿F(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索和瀏覽。（四）檔案裝具要求1.文書檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒進(jìn)行裝訂，檔案盒應(yīng)標(biāo)注年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等信息。2.業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案等應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，選擇合適的裝具進(jìn)行存放，確保檔案的安全和整齊。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)與原始存儲(chǔ)介質(zhì)分開存放。七、檔案移交監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督主體本地區(qū)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)政府檔案移交制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督內(nèi)容1.立檔單位是否按照規(guī)定的時(shí)間和程序進(jìn)行檔案移交。2.移交檔案的質(zhì)量是否符合要求，包括檔案整理、編目、裝具等方面。3.檔案管理部門是否認(rèn)真履行檔案接收職責(zé)，對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管和利用。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案行政管理部門每年定期對(duì)立檔單位和檔案管理部門的檔案移交工作進(jìn)行檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，檔案行政管理部門不定期對(duì)立檔單位和檔案管理部門的檔案移交工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：在本地區(qū)政府部門機(jī)構(gòu)改革、重大活動(dòng)等特殊情況下，檔案行政管理部門對(duì)立檔單位的檔案移交工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查。（四）問題處理1.對(duì)于在檔案移交工作中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案行政管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求立檔單位或檔案管理部門限期整改。2.立檔單位或