檔案制度體系現(xiàn)狀一、總則（一）目的本檔案制度體系旨在規(guī)范公司/組織各類檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為公司/組織的決策、運(yùn)營(yíng)、發(fā)展提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作過(guò)程中形成的各類檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案的形成應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的原則，如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和工作成果。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)。4.方便利用原則：建立健全檔案檢索和利用機(jī)制，提高檔案的利用效率，滿足公司/組織內(nèi)部和外部對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，作為檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)全公司/組織的檔案管理工作。檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置檔案庫(kù)房、檔案整理室、檔案查閱室等工作場(chǎng)所。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織的檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定公司/組織各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，為檔案利用提供便利。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案信息的合理使用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。6.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。7.參與公司/組織重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和支持。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門、同級(jí)單位檔案管理部門以及其他相關(guān)部門的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)報(bào)送檔案工作情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的及時(shí)歸檔和規(guī)范管理。2.在工作過(guò)程中，各部門應(yīng)形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、整理，定期移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并接受檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，包括但不限于以下幾類：上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。公司/組織制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。公司/組織的科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、工程建設(shè)等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、報(bào)告等。公司/組織的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。公司/組織的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。公司/組織的業(yè)務(wù)檔案，如市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、客戶檔案、項(xiàng)目檔案等。公司/組織的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。其他具有保存價(jià)值的文件材料。2.員工個(gè)人在工作中形成的與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、成果等，如工作筆記、調(diào)研報(bào)告、專利證書(shū)等，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)移交公司/組織檔案管理部門。（二）檔案收集要求1.各部門和員工應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。3.對(duì)收集的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步分類和整理，便于后續(xù)的集中整理和歸檔。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）檔案整理方法1.文書(shū)檔案整理：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊(cè)。2.科技檔案整理：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)，編制卷內(nèi)目錄和備考表。3.人事檔案整理：按照干部檔案管理規(guī)定，進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂，建立人事檔案卷冊(cè)。4.財(cái)務(wù)檔案整理：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法，進(jìn)行分類、裝訂，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。5.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，制定相應(yīng)的整理方法，確保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范管理。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的地點(diǎn)，配備必要的消防、防盜、溫濕度控制等設(shè)施設(shè)備。2.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序開(kāi)展。3.檔案存放架應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找，檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完好無(wú)損。2.對(duì)破損、褪色、霉變等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性和完整性。3.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期對(duì)檔案進(jìn)行消毒、防蟲(chóng)、防火等處理，確保檔案的安全保存。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的劃定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的合理保管和有效利用。五、檔案的檢索與利用（一）檔案檢索體系建設(shè)1.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引、指南等檢索工具，為檔案利用提供便捷的查詢途徑。2.檔案檢索工具應(yīng)包括紙質(zhì)和電子兩種形式，紙質(zhì)檢索工具應(yīng)定期更新，電子檢索工具應(yīng)及時(shí)維護(hù)和完善。3.利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。（二）檔案利用規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案內(nèi)容。3.因特殊情況需要借出檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，并限期歸還。4.外單位人員查閱公司/組織檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。涉及國(guó)家機(jī)密和公司/組織商業(yè)秘密的檔案，不得對(duì)外提供查閱。5.檔案利用過(guò)程中形成的查閱記錄、借閱記錄等應(yīng)及時(shí)歸檔，作為檔案管理的重要資料保存。（三）檔案利用效果跟蹤1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案的利用需求和利用效果。2.根據(jù)檔案利用效果跟蹤情況，及時(shí)調(diào)整檔案管理工作策略，優(yōu)化檔案檢索體系，提高檔案的利用效率和質(zhì)量。3.鼓勵(lì)員工積極利用檔案，為公司/組織的發(fā)展提供參考依據(jù)和決策支持，對(duì)在檔案利用工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定工作組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開(kāi)展檔案鑒定工作。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的劃定原則，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定具體的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確檔案的保存價(jià)值、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，為檔案鑒定工作提供科學(xué)依據(jù)。（三）檔案鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案鑒定審批表》。2.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案管理部門提出的鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，必要時(shí)可征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見(jiàn)。3.經(jīng)檔案鑒定工作小組審核通過(guò)的鑒定意見(jiàn)，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。（四）檔案銷毀規(guī)定1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過(guò)程的安全