單位檔案制度范本一、總則（一）目的為加強本單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，為單位各項工作提供有力支持，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指本單位在各項工作活動中直接形成的，對國家、社會和本單位有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：單位檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實完整原則：確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映單位工作活動的全過程。3.便于利用原則：遵循方便、快捷、高效的原則，為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。4.安全保密原則：加強檔案安全防護，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密，維護檔案的安全與完整。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理本單位各類檔案，接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用檔案。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整與安全。5.參與單位重大活動、重要項目的文件材料收集、整理和歸檔工作。（二）各部門檔案員1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，確保文件材料齊全、完整。2.按照檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案整理、編目、檢索等工作，提供檔案利用服務(wù)。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級機關(guān)來文，包括上級機關(guān)的命令、決定、指示、通知、通報等。2.本單位形成的文件材料，如工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、合同協(xié)議、財務(wù)報表、人事檔案等。3.下級單位報送的文件材料，如工作匯報、統(tǒng)計報表等。4.與外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。5.本單位重要活動、重大事件形成的文件材料，如照片、錄像、錄音等。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持其原始性和真實性，不得擅自涂改、偽造。3.對重要文件材料應(yīng)進行備份，防止丟失。（三）歸檔時間1.當(dāng)年形成的文件材料，一般應(yīng)在次年上半年歸檔。2.跨年度的文件材料，應(yīng)在辦結(jié)后及時歸檔。3.重大活動、重要項目的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后一個月內(nèi)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門檔案員對收集到的文件材料進行分類整理，按照文件材料的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類，編制分類目錄。2.對整理好的文件材料進行裝訂、編頁，確保文件材料整齊、牢固。3.填寫檔案盒封面、盒脊和備考表，注明檔案的類別、年度、保管期限等信息。4.將整理好的檔案移交綜合檔案室，辦理交接手續(xù)。四、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務(wù)審計類、人事檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.對珍貴檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。3.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對國家、社會和本單位有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映本單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映本單位局部工作活動，在較短時間內(nèi)對本單位有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案鑒定1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀。2.檔案鑒定工作由綜合檔案室牽頭，組織有關(guān)部門和人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價值和保管期限的規(guī)定，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。4.對失去保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。六、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類統(tǒng)計。2.檔案的收進、移出、整理、鑒定、銷毀等情況統(tǒng)計。3.檔案的利用情況統(tǒng)計，包括利用人次、利用卷次等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的各項數(shù)據(jù)進行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總、分析，形成檔案統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計要求1.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得虛報、瞞報。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)按時報送，為單位檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱、借閱本單位檔案，須按照有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到綜合檔案室查閱檔案，查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等。2.借閱：檔案利用者因工作需要借閱檔案，須填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，須經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)制時應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名、復(fù)制內(nèi)容等。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損、抽取、撤換、拆散檔案。2.檔案利用者不得擅自將檔案帶出綜合檔案室，如需帶出，須經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。3.檔案利用者查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。八、檔案的保密（一）保密范圍1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案。2.尚未公開的重要文件材料。（二）保密措施1.加強檔案工作人員的保密教育，提高保密意識。2.對檔案庫房、檔案查閱室等場所采取必要的安全保密措施，如設(shè)置門禁系統(tǒng)、安裝監(jiān)控設(shè)備等。3.對涉及保密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱、借閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制、傳播。4.檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。