國(guó)網(wǎng)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)國(guó)家電網(wǎng)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）檔案管理，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各級(jí)單位檔案的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。公司總部負(fù)責(zé)制定檔案工作方針、政策和規(guī)章制度，對(duì)全公司檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。所屬各級(jí)單位負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作，并接受公司總部的監(jiān)督指導(dǎo)。2.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。各單位應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的集中管理。3.維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性原則檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案形成的歷史過(guò)程和規(guī)律，真實(shí)、完整、準(zhǔn)確地收集、整理、保管檔案，不得擅自篡改、銷毀檔案。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循便于利用的原則，建立健全檔案檢索體系和利用制度，提高檔案的利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）公司總部檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.設(shè)立檔案管理部門(mén)公司總部設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)全公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檔案的集中管理。2.主要職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和辦法。負(fù)責(zé)制定公司檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃，并組織實(shí)施。對(duì)公司所屬各級(jí)單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，指導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。負(fù)責(zé)公司總部各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作。組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。負(fù)責(zé)組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。參與公司重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目檔案的管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。負(fù)責(zé)公司檔案的安全保管，制定檔案安全管理制度，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（二）所屬各級(jí)單位檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專職檔案管理人員所屬各級(jí)單位應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的需要，設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的管理工作。2.主要職責(zé)貫徹執(zhí)行公司檔案管理制度和辦法，制定本單位檔案管理實(shí)施細(xì)則。負(fù)責(zé)本單位各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作。對(duì)本單位所屬部門(mén)和基層單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，指導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。負(fù)責(zé)本單位檔案信息化建設(shè)，將檔案數(shù)據(jù)錄入公司檔案信息管理系統(tǒng)。組織開(kāi)展本單位檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。參與本單位重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目檔案的管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。負(fù)責(zé)本單位檔案的安全保管，落實(shí)檔案安全管理制度，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書(shū)檔案公司總部及所屬各級(jí)單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括收文、發(fā)文、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。公司與上級(jí)主管部門(mén)、政府部門(mén)及其他單位之間的來(lái)往文件。公司內(nèi)部各部門(mén)之間的工作聯(lián)系文件。2.科技檔案公司在科研、生產(chǎn)、基建等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件、試驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收文件等。公司引進(jìn)的技術(shù)、設(shè)備、工藝等方面的文件材料。3.會(huì)計(jì)檔案公司在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。公司財(cái)務(wù)預(yù)決算文件及相關(guān)資料。4.人事檔案公司員工的履歷材料、自傳、鑒定、考核、考察材料、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審、聘任、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資級(jí)別變動(dòng)材料、出國(guó)（境）材料、勞動(dòng)合同、辭職、退休、退職等材料。5.電子檔案公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的電子文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報(bào)表、電子圖紙、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后形成的電子檔案。（二）收集要求1.及時(shí)收集各部門(mén)和基層單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案形成的規(guī)律和時(shí)間要求，及時(shí)將本部門(mén)和本單位在工作活動(dòng)中形成的文件材料收集齊全，移交檔案管理機(jī)構(gòu)或檔案管理人員。2.完整準(zhǔn)確收集的檔案應(yīng)完整無(wú)缺，文件材料的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，簽字蓋章手續(xù)完備。3.保持文件之間的歷史聯(lián)系收集的檔案應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行分類整理，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找和利用。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)檔案整理應(yīng)根據(jù)文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行整理，使檔案能夠反映公司各項(xiàng)工作的真實(shí)面貌。2.保持文件之間的歷史聯(lián)系檔案整理應(yīng)注意保持文件之間的歷史聯(lián)系，按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類組合，便于查找和利用。3.便于保管和利用檔案整理應(yīng)便于保管和利用，采用科學(xué)合理的整理方法和裝具，確保檔案的安全保管和高效利用。（四）整理方法1.文書(shū)檔案整理文書(shū)檔案應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊(cè)，并編制檔案盒封面和脊背標(biāo)簽。2.科技檔案整理科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷內(nèi)目錄、備考表和檔案盒封面、脊背標(biāo)簽。項(xiàng)目檔案應(yīng)包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。3.會(huì)計(jì)檔案整理會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度進(jìn)行分類整理，將會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等分別裝訂成冊(cè)，并編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.人事檔案整理人事檔案應(yīng)按照干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，建立檔案材料目錄，裝訂成冊(cè)，并編制檔案盒封面和脊背標(biāo)簽。5.電子檔案整理電子檔案應(yīng)按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，建立電子檔案目錄，并進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)和關(guān)聯(lián)。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房公司總部及所屬各級(jí)單位應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。2.檔案裝具檔案裝具應(yīng)選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案的安全保管。檔案裝具應(yīng)分類存放檔案，便于查找和利用。（二）保管要求1.建立檔案保管制度公司總部及所屬各級(jí)單位應(yīng)建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)，規(guī)范檔案的出入庫(kù)登記、借閱歸還、盤(pán)點(diǎn)清查等手續(xù)。2.定期檢查檔案檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色、霉變等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.做好檔案的安全防護(hù)工作檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火、存放易燃、易爆物品等。4.確保檔案的完整和安全檔案保管人員應(yīng)妥善保管檔案，防止檔案的丟失、損壞和泄密。對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份、異地存放等措施，確保檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確及時(shí)的原則，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需要，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織公司總部及所屬各級(jí)單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。檔案鑒定工作小組應(yīng)由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法檔案鑒定工作小組應(yīng)逐件審查檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值和保管期限。2.分析檔案的利用情況檔案鑒定工作小組應(yīng)分析檔案的利用情況，統(tǒng)計(jì)檔案的借閱次數(shù)、利用效果等，根據(jù)檔案的利用情況確定檔案的保管期限。（四）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司各項(xiàng)工作具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。主要包括公司章程、公司組織沿革、公司重大決策文件、公司重要會(huì)議文件、公司重要人事任免文件、公司財(cái)務(wù)預(yù)決算文件、公司重大項(xiàng)目檔案等。2.長(zhǎng)期保管的檔案凡是反映公司一般職能活動(dòng)和歷史面貌的，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司各項(xiàng)工作具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。保管期限為16年至50年。主要包括公司一般工作文件、公司一般性會(huì)議文件、公司一般人事任免文件、公司一般財(cái)務(wù)文件、公司一般項(xiàng)目檔案等。3.短期保管的檔案凡是反映公司局部職能活動(dòng)和歷史面貌的，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司各項(xiàng)工作具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限為15年以下。主要包括公司臨時(shí)性工作文件、公司一般性業(yè)務(wù)文件等。（五）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)逐件登記造冊(cè)，編制銷毀清冊(cè)。銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案的題名、文號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.審批銷毀銷毀清冊(cè)應(yīng)報(bào)經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.組織銷毀檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀工作的安全、徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)、有效的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部利用公司內(nèi)部各部門(mén)和員工因工作需要，可以查閱、借閱本單位保管的檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱、借閱登記表，經(jīng)本單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。2.外部利用公司因?qū)ν饨煌⒑献?、訴訟等需要，可以向有關(guān)單位或個(gè)人提供檔案復(fù)印件。提供檔案復(fù)印件應(yīng)填寫(xiě)檔案提供利用登記表，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，并加蓋單位公章，方可提供。（三）利用方式1.查閱檔案利用者可以到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱檔案利用者因工作需要，可以借閱檔案。借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等內(nèi)容，經(jīng)本單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)15個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案利用者因工作需要，可以復(fù)制檔案。復(fù)制檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等內(nèi)容，經(jīng)本單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)制設(shè)備，確保復(fù)制質(zhì)量。（四）利用登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。檔案利用登記應(yīng)包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、利用方式等內(nèi)容。檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)公司檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是建立覆蓋全公司的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、共享化，提高檔案管理工作的效率和水平，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)公司現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案數(shù)字化應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、審批、統(tǒng)計(jì)等功能，并與公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)建立檔案信息安全保障體系，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全。檔案信息安全保障體系應(yīng)制定安全管理制度，明確安全管理職責(zé)，加強(qiáng)安全監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段制定公司檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容、實(shí)施步驟、保障措施等。檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)納入公司信息化建設(shè)總體規(guī)劃。2.試點(diǎn)階段選擇部分單位進(jìn)行檔案信息化建設(shè)試點(diǎn)，探索檔案信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)和模式。試點(diǎn)單位應(yīng)按照檔案信息化建設(shè)規(guī)劃的要求，開(kāi)展檔案數(shù)字化、檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)等工作，并及時(shí)總結(jié)試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，為全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)提供參考依據(jù)。3.