經(jīng)管站檔案制度一、總則（一）目的為加強經(jīng)管站檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)管工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于經(jīng)管站各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：經(jīng)管站檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映經(jīng)管工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：加強檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為經(jīng)管工作提供便捷服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理領導小組成立以經(jīng)管站站長為組長，各部門負責人為成員的檔案管理領導小組，負責統(tǒng)籌協(xié)調經(jīng)管站檔案管理工作，研究解決檔案管理中的重大問題。（二）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責經(jīng)管站檔案的日常收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（三）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.嚴格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級主管部門下發(fā)的各類文件、通知、規(guī)定等。2.經(jīng)管站制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、統(tǒng)計報表等。3.各類經(jīng)濟合同、協(xié)議、項目申報材料、驗收報告等。4.涉及農(nóng)村經(jīng)濟管理的各類調查資料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、會議記錄等。5.工作人員在工作中形成的重要文件、報告、信函等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、完整收集。2.收集的檔案應保持原件的完整性，不得擅自涂改、銷毀。3.對重要文件和資料應進行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、排列有序、編目準確。（四）整理方法1.按照檔案的類別進行分類，如文書檔案、業(yè)務檔案、會計檔案等。2.對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.按照編號順序對檔案進行排列，并編制檔案目錄。4.對重要檔案應編制檢索工具，如索引、指南等，方便查找利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜，定期進行檢查和維護。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器等。2.對電子檔案應配備專用的存儲設備，并定期進行備份。（三）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括具有重要歷史意義和查考利用價值的文件材料；長期保管的檔案主要包括在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料；短期保管的檔案主要包括在較短時間內(nèi)需要查考利用的文件材料。（四）檔案清點與核對1.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案數(shù)量準確、完整。2.對發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行處理，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅持全面的觀點，從檔案的內(nèi)容、來源、時間等方面進行綜合分析。2.以法律為準繩，嚴格按照國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準進行鑒定。3.充分考慮檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務人員和檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析其保存價值。2.參考檔案的保管期限表，結合實際情況進行判斷。3.征求相關部門和人員的意見，確保鑒定結果的準確性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，編制銷毀清冊，報檔案管理領導小組審批。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.銷毀清冊應永久保存，以備查考。六、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作情況。3.檔案的利用情況，如利用人次、利用檔案數(shù)量等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案相關數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.利用計算機管理系統(tǒng)進行統(tǒng)計分析，提高統(tǒng)計工作效率和準確性。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、及時，不得虛報、瞞報。2.定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。七、檔案的利用（一）利用范圍1.為經(jīng)管站內(nèi)部工作提供決策依據(jù)和參考資料。2.為上級主管部門和相關部門提供信息服務。3.為社會公眾提供查閱服務，依法公開的檔案除外。（二）利用方式1.查閱：提供檔案原件或復印件供利用者查閱。2.借閱：根據(jù)利用者的需求，辦理借閱手續(xù)，限期歸還。3.出具證明：為利用者出具檔案內(nèi)容的證明材料。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部人員利用檔案，應填寫檔案利用申請表，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。2.外部人員利用檔案，應持單位介紹信或有效證件，填寫檔案利用申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人審批后，辦理利用手續(xù)。3.借閱檔案應嚴格遵守借閱期限，按時歸還，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應對檔案利用情況進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。2.對違反檔案利用規(guī)定的行為，應及時進行制止和糾正，并視情節(jié)輕重給予相應的處理。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作效率和服務水平，為經(jīng)管工作提供更加便捷的信息支持。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合經(jīng)管站檔案管理的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.安全保障：建立檔案信息化安全保障體系，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管