四檔案查借閱制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案的查借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案查借閱方面的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、會議記錄、技術(shù)資料、財務檔案等。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案管理制度，指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.對檔案查借閱情況進行登記和統(tǒng)計，定期向公司領(lǐng)導匯報檔案利用情況。5.負責檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全存放。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案的齊全、完整和準確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查借閱工作，提供必要的協(xié)助和信息。4.負責對本部門員工進行檔案管理知識的宣傳和培訓，提高員工的檔案意識。（三）查借閱人員職責1.遵守檔案查借閱制度，愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換、標注、污損檔案。2.按照規(guī)定的程序和要求辦理檔案查借閱手續(xù)，不得私自查閱、借閱檔案。3.查閱、借閱檔案時，應在指定地點進行，不得將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱、借閱檔案后，應及時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。三、檔案查借閱流程（一）檔案查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、查閱時間等信息，并提交所在部門負責人簽字審核。2.部門負責人審核通過后，將申請表提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表的內(nèi)容，在檔案系統(tǒng)中進行查詢，并確定檔案的存放位置。4.檔案管理人員將檔案取出，交予查閱人，并在《檔案查閱登記表》上登記查閱人姓名、部門、查閱時間、檔案名稱等信息。5.查閱人在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。查閱過程中，檔案管理人員應在旁監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。6.查閱完畢后，查閱人應將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對無誤后，在《檔案查閱登記表》上登記歸還時間，并將檔案放回原處。（二）檔案借閱流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、借閱時間、預計歸還時間等信息，并提交所在部門負責人簽字審核。2.部門負責人審核通過后，將申請表提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表的內(nèi)容，對借閱人的借閱資格進行審查。如借閱人符合借閱條件，檔案管理部門負責人簽字批準借閱申請。4.檔案管理人員將檔案取出，交予借閱人，并在《檔案借閱登記表》上登記借閱人姓名、部門、借閱時間、檔案名稱、預計歸還時間等信息。5.借閱人在借閱期限內(nèi)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如需復印或摘錄檔案，應提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)批準后方可進行。6.借閱人應在預計歸還時間內(nèi)將檔案歸還檔案管理部門。如因特殊原因需要延期歸還，應提前向檔案管理部門提出申請，并說明延期原因和預計歸還時間。檔案管理部門根據(jù)情況決定是否批準延期申請。7.檔案管理人員在收到歸還的檔案后，應認真核對檔案的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。核對無誤后，檔案管理人員在《檔案借閱登記表》上登記歸還時間，并將檔案放回原處。四、檔案查借閱審批權(quán)限（一）查閱審批權(quán)限1.查閱本部門形成的檔案，由本部門負責人審批。2.查閱跨部門檔案，需經(jīng)檔案形成部門負責人和檔案管理部門負責人共同審批。3.查閱涉及公司機密或重要信息的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批。（二）借閱審批權(quán)限1.借閱本部門形成的檔案，由本部門負責人審批。2.借閱跨部門檔案，需經(jīng)檔案形成部門負責人和檔案管理部門負責人共同審批。3.借閱涉及公司機密或重要信息的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導和總經(jīng)理審批。五、檔案查借閱期限（一）查閱期限一般檔案的查閱期限為[X]個工作日，如需延長查閱時間，應提前向檔案管理部門提出申請，并說明原因。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱時間，應提前向檔案管理部門提出申請，并說明延期原因和預計歸還時間。檔案管理部門根據(jù)情況決定是否批準延期申請。2.涉及公司機密或重要信息的檔案，借閱期限不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱時間的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導和總經(jīng)理批準。六、檔案查借閱的保密要求（一）查閱人員的保密義務1.查閱人員應對查閱的檔案內(nèi)容嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人員不得擅自復印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。3.查閱人員在查閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容涉及公司機密或敏感信息，應及時告知檔案管理部門，并按照檔案管理部門的要求進行處理。（二）借閱人員的保密義務1.借閱人員應對借閱的檔案內(nèi)容嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，借閱人員不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱人員在借閱期限內(nèi)，應妥善保管檔案，不得將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。如需帶出公司，應提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)批準后方可帶出。帶出公司期間，借閱人員應對檔案的安全負責。4.借閱人員歸還檔案時，應確保檔案的完整性和保密性，不得在檔案上留下任何標記或損壞檔案。（三）檔案管理人員的保密義務1.檔案管理人員應對檔案的內(nèi)容嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.檔案管理人員在辦理檔案查借閱手續(xù)時，應嚴格按照規(guī)定的程序和要求進行操作，確保檔案的安全和完整。3.檔案管理人員應定期對檔案庫房進行安全檢查，確保檔案的存放環(huán)境安全可靠。4.檔案管理人員在檔案管理工作中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容涉及公司機密或敏感信息，應及時采取措施進行處理，并向上級領(lǐng)導匯報。七、檔案查借閱的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司檔案管理部門負責對檔案查借閱制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案查借閱手續(xù)是否齊全、規(guī)范，審批權(quán)限是否符合規(guī)定要求。2.檔案查借閱人員是否遵守保密規(guī)定，有無泄露檔案信息的情況。3.檔案查借閱期限是否符合規(guī)定要求，有無超期未歸還檔案的情況。4.檔案管理人員是否按照規(guī)定的程序和要求辦理檔案查借閱手續(xù)，檔案庫房的安全管理是否到位。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門定期對檔案查借閱情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案查借閱登記表、檔案借閱申請表、檔案歸還記錄等。2.不定期抽查：檔案管理部門不定期對檔案查借閱情況進行抽查，抽查內(nèi)容包括檔案查閱現(xiàn)場、檔案借閱人員等。3.專項檢查：針對檔案查借閱工作中出現(xiàn)的問題或投訴，檔案管理部門進行專項檢查，查明原因，提出處理意見。（四）違規(guī)處理1.對于違反檔案查借閱制度的行為，檔案管理部門應及時制止，并責令其改正。2.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，檔案管理部門可給予警告、批評教育等處理措施。3.對于情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，檔案管理部門