建房檔案查詢制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)建房檔案管理，規(guī)范建房檔案查詢行為，保障建房檔案信息的安全與合理利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部涉及建房檔案查詢的所有部門(mén)、人員以及因工作需要查詢建房檔案的外部單位或個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保建房檔案查詢工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障建房檔案信息的安全，防止信息泄露，維護(hù)檔案所有者的合法權(quán)益。3.高效便民原則：在確保安全保密的前提下，簡(jiǎn)化查詢流程，提高查詢效率，為查詢者提供便利。4.真實(shí)準(zhǔn)確原則：確保所提供的建房檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得提供虛假或誤導(dǎo)性信息。二、建房檔案的定義與范圍（一）定義建房檔案是指在房屋建設(shè)過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等。2.規(guī)劃設(shè)計(jì)文件，如建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、設(shè)計(jì)圖紙等。3.施工過(guò)程文件，涵蓋施工許可證、施工組織設(shè)計(jì)、工程變更記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。4.監(jiān)理文件，包含監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知等。5.竣工驗(yàn)收文件，例如竣工驗(yàn)收備案表、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。6.其他與建房相關(guān)的文件資料，如房屋產(chǎn)權(quán)登記資料、房屋交易合同等。三、建房檔案的管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)建房檔案的收集、整理、歸檔、保管等日常管理工作。2.建立健全建房檔案管理制度，制定檔案分類方案、編號(hào)規(guī)則等。3.對(duì)建房檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。4.按照本制度規(guī)定，辦理建房檔案的查詢手續(xù)，提供準(zhǔn)確的檔案信息。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中及時(shí)形成和積累建房檔案，并按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行整理和移交。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好建房檔案的查詢工作，提供必要的業(yè)務(wù)信息支持。3.對(duì)涉及本部門(mén)的建房檔案查詢申請(qǐng)進(jìn)行初審，確保查詢需求合理合規(guī)。（三）其他部門(mén)職責(zé)1.配合檔案管理部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)做好建房檔案查詢相關(guān)工作，不得拒絕或阻礙查詢工作的正常開(kāi)展。2.對(duì)本部門(mén)人員進(jìn)行建房檔案查詢制度的宣傳教育，提高員工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。四、建房檔案查詢的申請(qǐng)與受理（一）查詢申請(qǐng)1.內(nèi)部人員查詢本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查詢建房檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《建房檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容、查詢范圍等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后提交檔案管理部門(mén)。2.外部單位或個(gè)人查詢外部單位或個(gè)人因工作需要查詢建房檔案的，應(yīng)提交查詢申請(qǐng)函，注明查詢單位或個(gè)人的基本信息、查詢目的、查詢內(nèi)容、查詢范圍等，并加蓋單位公章。申請(qǐng)函應(yīng)通過(guò)正式渠道提交至檔案管理部門(mén)。（二）受理審核1.檔案管理部門(mén)收到查詢申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行受理審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)手續(xù)是否齊全、查詢目的是否合理合規(guī)、查詢內(nèi)容是否明確等。2.對(duì)于符合要求的查詢申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)予以受理，并登記相關(guān)信息；對(duì)于不符合要求的查詢申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人補(bǔ)充或修改申請(qǐng)材料，或說(shuō)明不予受理的原因。五、建房檔案查詢的流程與方式（一）查詢流程1.受理登記檔案管理部門(mén)對(duì)受理的查詢申請(qǐng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄申請(qǐng)人信息、申請(qǐng)時(shí)間、查詢內(nèi)容等。2.權(quán)限審批根據(jù)查詢申請(qǐng)的性質(zhì)和范圍，按照本公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行權(quán)限審批。對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的查詢，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案查找檔案管理人員依據(jù)審批通過(guò)的查詢內(nèi)容，在檔案庫(kù)中查找相關(guān)建房檔案。查找過(guò)程中應(yīng)遵循檔案分類和編號(hào)規(guī)則，確保準(zhǔn)確快速地找到所需檔案。4.提供檔案檔案管理人員將查找到的建房檔案以適當(dāng)?shù)姆绞教峁┙o查詢者。對(duì)于紙質(zhì)檔案，可提供復(fù)印件或允許查詢者現(xiàn)場(chǎng)查閱；對(duì)于電子檔案，可通過(guò)安全的網(wǎng)絡(luò)傳輸方式提供給查詢者，并確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。5.記錄反饋查詢結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)對(duì)查詢情況進(jìn)行記錄，包括查詢時(shí)間、查詢內(nèi)容、查詢結(jié)果等。同時(shí)，將查詢結(jié)果反饋給申請(qǐng)人，并要求申請(qǐng)人在查詢記錄上簽字確認(rèn)。（二）查詢方式1.現(xiàn)場(chǎng)查詢查詢者可到檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查閱建房檔案。檔案管理部門(mén)應(yīng)提供必要的查閱條件，并安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助查詢者查閱檔案。2.非現(xiàn)場(chǎng)查詢對(duì)于因特殊原因無(wú)法現(xiàn)場(chǎng)查詢的，檔案管理部門(mén)可根據(jù)查詢者的需求提供非現(xiàn)場(chǎng)查詢服務(wù)。如通過(guò)郵寄復(fù)印件、發(fā)送電子文檔等方式提供檔案信息。但對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的，一般不采用非現(xiàn)場(chǎng)查詢方式，確需采用的，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全保密措施。六、建房檔案查詢的限制與保密要求（一）查詢限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的建房檔案，按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及本公司/組織的保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)授權(quán)不得查詢。2.建房檔案的查詢應(yīng)嚴(yán)格限定在申請(qǐng)查詢的范圍內(nèi)，不得擅自擴(kuò)大查詢范圍或泄露其他無(wú)關(guān)信息。3.對(duì)于正在進(jìn)行司法調(diào)查、審計(jì)等涉及法律程序的建房檔案，在法律程序未結(jié)束前，按照相關(guān)法律規(guī)定進(jìn)行處理，限制查詢權(quán)限。（二）保密要求1.檔案管理部門(mén)及相關(guān)工作人員應(yīng)對(duì)建房檔案信息嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露查詢內(nèi)容及檔案信息。2.查詢者在查閱建房檔案過(guò)程中，應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案信息。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.對(duì)于因工作需要接觸建房檔案信息的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。如因違反保密規(guī)定導(dǎo)致檔案信息泄露的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、建房檔案查詢的收費(fèi)規(guī)定（一）收費(fèi)原則1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查詢建房檔案的，原則上不收取費(fèi)用。2.外部單位或個(gè)人查詢建房檔案的，根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定及實(shí)際成本情況，可適當(dāng)收取查詢費(fèi)用。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在檔案管理部門(mén)顯著位置公示，并報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案。（二）收費(fèi)項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)1.查閱紙質(zhì)檔案收費(fèi)根據(jù)查閱檔案的數(shù)量和頁(yè)數(shù)，按照每頁(yè)[X]元的標(biāo)準(zhǔn)收取查閱費(fèi)用。2.復(fù)制紙質(zhì)檔案收費(fèi)黑白復(fù)印件每頁(yè)[X]元，彩色復(fù)印件每頁(yè)[X]元。如需加急復(fù)制，可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)提高收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。3.提供電子檔案收費(fèi)根據(jù)提供電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)及數(shù)據(jù)量大小，按照每[X]GB[X]元的標(biāo)準(zhǔn)收取費(fèi)用。如通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，還應(yīng)收取相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)傳輸費(fèi)用。（三）收費(fèi)方式1.外部單位或個(gè)人查詢建房檔案需繳納查詢費(fèi)用的，應(yīng)在申請(qǐng)查詢時(shí)一并提交繳費(fèi)申請(qǐng)。檔案管理部門(mén)在審核通過(guò)查詢申請(qǐng)后，通知申請(qǐng)人繳納費(fèi)用。2.申請(qǐng)人繳納費(fèi)用后，檔案管理部門(mén)開(kāi)具正式發(fā)票，并按照規(guī)定進(jìn)行財(cái)務(wù)核算。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.本公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全建房檔案查詢監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案查詢工作進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括查詢申請(qǐng)受理、審批、查詢流程執(zhí)行、檔案信息安全保密等方面。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)建房檔案查詢記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正查詢工作中存在的問(wèn)題。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)等相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，積極配合提供建房檔案查詢工作的相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)整改落實(shí)，并將整改情況報(bào)告上級(jí)主管部門(mén)。九、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任界定1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自查詢、泄露建房檔案信息的內(nèi)部人員，視情節(jié)輕重給予警告、記過(guò)、記大過(guò)、降級(jí)、撤職、開(kāi)除等處分。2.對(duì)于外部單位或個(gè)人違反本制度規(guī)定，非法獲取、使用或泄露建房檔案信息的，依法追究其法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。3.對(duì)于因檔案管理部門(mén)工作人員失職、瀆職導(dǎo)致建房檔案信息泄露或查詢工作出現(xiàn)重大失誤的，追究相關(guān)人員的責(zé)任，并給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。（二）責(zé)任追究程序1.發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為后，由檔案管理部門(mén)或相關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，收集相關(guān)證據(jù)材料。2.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，按照本公司/組織的規(guī)定提出責(zé)任追究建議，報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.對(duì)責(zé)任追究情況進(jìn)行記錄，并將處理結(jié)果通報(bào)相關(guān)部門(mén)和人員，以起到警示教育作用。十、附則（一）解釋權(quán)本制度由本公