豐富檔案館制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案館的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門(mén)及全體員工形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案館負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和保存公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案館1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類(lèi)檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案等。3.對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保檔案工作的規(guī)范開(kāi)展。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系。5.做好檔案的安全保管工作，采取必要的防護(hù)措施，確保檔案的安全與完整。6.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀工作。7.積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。（二）檔案管理人員1.熱愛(ài)檔案工作，具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，并做好檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等工作記錄。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、銷(xiāo)毀或涂改檔案。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.協(xié)助各部門(mén)做好檔案的整理和歸檔工作，提供檔案管理方面的咨詢(xún)和指導(dǎo)。（三）各部門(mén)檔案工作負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的組織和領(lǐng)導(dǎo)，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和保管工作。2.按照公司/組織檔案管理制度的要求，定期將本部門(mén)形成的檔案移交至檔案館。3.對(duì)本部門(mén)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保檔案符合歸檔要求。4.配合檔案館做好檔案的查閱、利用等工作，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。4.公司/組織內(nèi)部的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文件。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門(mén)形成的各類(lèi)檔案，并確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。3.對(duì)重要的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止檔案丟失或損壞。4.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料。（三）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定定期歸檔。4.人事檔案應(yīng)隨時(shí)形成隨時(shí)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門(mén)檔案收集責(zé)任人對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作。2.填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、日期等信息，并簽字確認(rèn)。3.將整理好的檔案移交至檔案館，檔案館檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，無(wú)誤后辦理接收手續(xù)。四、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化管理和信息檢索。（二）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類(lèi)，采用“件”的整理方式，以每份文件為一件，進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等工作。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)、階段等進(jìn)行分類(lèi)，建立項(xiàng)目檔案卷，對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行系統(tǒng)整理和編號(hào)。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理，按照年度順序排列。4.人事檔案：按照檔案內(nèi)容的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理，如履歷材料、自傳材料、考核材料等，建立個(gè)人檔案卷。5.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類(lèi)整理，對(duì)照片、錄音、錄像等進(jìn)行編號(hào)、編目，并注明相關(guān)信息。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)做到分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)準(zhǔn)確、編目規(guī)范、裝訂整齊。2.對(duì)破損或褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。3.整理過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得隨意涂改、剪裁或丟失檔案材料。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案的分類(lèi)和編號(hào)順序，將檔案存放在檔案架或檔案柜中，確保檔案存放有序，便于查找。2.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、加密保管等。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。4.對(duì)電子檔案應(yīng)采取備份、加密等安全措施，防止電子檔案信息的泄露和損壞。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等方面綜合分析檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握檔案的銷(xiāo)毀標(biāo)準(zhǔn)，確保銷(xiāo)毀的檔案確無(wú)保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.逐卷逐件地審查檔案的內(nèi)容，分析其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、保管期限等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)，了解檔案在實(shí)際工作中的利用情況。（四）鑒定結(jié)果1.檔案鑒定工作小組根據(jù)鑒定情況，提出檔案的存毀意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。2.對(duì)確定銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。（五）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀工作的徹底性。3.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類(lèi)、保管期限等基本情況統(tǒng)計(jì)。2.檔案的收集、整理、歸檔、利用等工作情況統(tǒng)計(jì)。3.檔案庫(kù)房的溫濕度、安全檢查等情況統(tǒng)計(jì)。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)。2.采用計(jì)算機(jī)軟件等工具進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)工作，提高統(tǒng)計(jì)效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)或漏報(bào)。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和總結(jié)，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。八、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)，保障公司/組織和利用者的合法權(quán)益。2.遵循保密原則，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用。3.方便利用原則，簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與本公司/組織相關(guān)的檔案，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案，須按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案館查閱。查閱人員應(yīng)在檔案館指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案館。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序查閱檔案。（四）利用方式1.提供檔案原件查閱，確因特殊情況需要復(fù)制檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。2.對(duì)涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)采取特殊的查閱方式，如限制查閱范圍、指定專(zhuān)人陪同查閱等。（五）利用登記檔案館應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱檔案名稱(chēng)、數(shù)量、利用目的等信息。利用登記應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查詢(xún)。九、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與歸檔1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將形成的電子文件收集齊全，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理。2.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全。（二）電子檔案的整理與存儲(chǔ)1.電子檔案應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)進(jìn)行監(jiān)控，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行，