統(tǒng)計檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強公司統(tǒng)計檔案管理，確保統(tǒng)計檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮統(tǒng)計檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在統(tǒng)計工作中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司統(tǒng)計檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則。統(tǒng)計檔案應(yīng)如實反映公司統(tǒng)計工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.安全保密原則。加強統(tǒng)計檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。4.方便利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理制度，便于檔案的查閱、使用和維護(hù)，提高工作效率。二、統(tǒng)計檔案的定義與分類（一）定義統(tǒng)計檔案是指公司在統(tǒng)計工作中形成的，具有保存價值的各種文件、報表、數(shù)據(jù)、資料等，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。（二）分類1.統(tǒng)計報表類：各類定期和不定期的統(tǒng)計報表，如月度統(tǒng)計報表、季度統(tǒng)計報表、年度統(tǒng)計報表等。2.統(tǒng)計調(diào)查資料類：統(tǒng)計調(diào)查過程中形成的調(diào)查問卷、調(diào)查記錄、調(diào)查報告等。3.統(tǒng)計分析報告類：對公司經(jīng)營狀況、市場動態(tài)、行業(yè)趨勢等進(jìn)行統(tǒng)計分析后形成的報告。4.統(tǒng)計數(shù)據(jù)資料類：包括各類統(tǒng)計臺賬、原始數(shù)據(jù)記錄、統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫等。5.統(tǒng)計工作文件類：統(tǒng)計工作中制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要等。6.其他相關(guān)資料類：與統(tǒng)計工作相關(guān)的其他文件、資料，如統(tǒng)計培訓(xùn)教材、統(tǒng)計工作照片等。三、統(tǒng)計檔案的形成與收集（一）形成公司各部門在開展統(tǒng)計工作過程中，應(yīng)按照統(tǒng)計法規(guī)和公司要求，及時、準(zhǔn)確地記錄和整理統(tǒng)計數(shù)據(jù)，形成統(tǒng)計檔案。統(tǒng)計人員應(yīng)嚴(yán)格遵守統(tǒng)計工作流程，確保數(shù)據(jù)的真實性和完整性。（二）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)計檔案的收集工作，按照規(guī)定的時間和要求，將本部門形成的統(tǒng)計檔案及時收集齊全。2.統(tǒng)計人員應(yīng)認(rèn)真核對統(tǒng)計檔案的內(nèi)容，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。對不符合要求的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行補充或修正。3.對于電子統(tǒng)計檔案，應(yīng)采用有效的存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名和分類存儲。四、統(tǒng)計檔案的整理與歸檔（一）整理1.統(tǒng)計檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的統(tǒng)計檔案進(jìn)行分類整理。2.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.對電子檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)清理、格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)標(biāo)注等整理工作，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（二）歸檔1.整理后的統(tǒng)計檔案應(yīng)及時歸檔，存入專門的檔案庫房或電子檔案管理系統(tǒng)。2.檔案管理人員應(yīng)建立統(tǒng)計檔案歸檔目錄，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、日期、來源等信息，便于查詢和管理。3.對于重要的統(tǒng)計檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，確保檔案的安全性和可靠性。五、統(tǒng)計檔案的保管（一）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。3.對電子檔案，應(yīng)采取有效的存儲和備份措施，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)。（二）保管期限統(tǒng)計檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定，一般分為短期、中期和長期。1.短期保管期限為15年，主要包括一些臨時性的統(tǒng)計報表和數(shù)據(jù)資料。2.中期保管期限為五年以上至十年，主要包括一些重要的統(tǒng)計調(diào)查資料和統(tǒng)計分析報告。3.長期保管期限為十年以上，主要包括公司的統(tǒng)計工作文件和具有歷史價值的統(tǒng)計數(shù)據(jù)資料。（三）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理人員應(yīng)定期對統(tǒng)計檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價值。2.對于已到保管期限且無保存價值的統(tǒng)計檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀。3.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，以備查考。六、統(tǒng)計檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱統(tǒng)計檔案，應(yīng)填寫《統(tǒng)計檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的統(tǒng)計檔案，查閱申請人應(yīng)提交公司保密管理部門的審批意見。3.外部單位查閱統(tǒng)計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、損壞。3.如需復(fù)印或摘錄統(tǒng)計檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.統(tǒng)計檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得用于與公司經(jīng)營管理無關(guān)的目的。2.檔案管理部門應(yīng)建立統(tǒng)計檔案利用登記制度，詳細(xì)記錄檔案利用的時間、地點、人員、內(nèi)容等信息。3.對于利用統(tǒng)計檔案過程中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。七、統(tǒng)計檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)1.公司應(yīng)加強統(tǒng)計檔案信息化建設(shè)，建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)統(tǒng)計檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、審核、存儲、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，確保檔案管理工作的高效、便捷和規(guī)范。（二）數(shù)據(jù)安全1.加強電子統(tǒng)計檔案的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和損壞。2.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。（三）數(shù)據(jù)共享1.建立統(tǒng)計檔案數(shù)據(jù)共享機制，實現(xiàn)公司內(nèi)部各部門之間統(tǒng)計數(shù)據(jù)的共享和交流。2.數(shù)據(jù)共享應(yīng)遵循安全、保密、規(guī)范的原則，確保數(shù)據(jù)的合法使用和安全傳輸。八、統(tǒng)計檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對統(tǒng)計檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的貫徹執(zhí)行。2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對本部門統(tǒng)計檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.統(tǒng)計檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.統(tǒng)計檔案管理人員的工作情況，包括工作責(zé)任心、業(yè)務(wù)能力、工作紀(jì)律等。3.統(tǒng)計檔案管理設(shè)施設(shè)備是否完好，是否滿足檔案管理工作的需要。（三）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真分析問題產(chǎn)生的原因，制定切實可行的整改措施，并將整改情況及時反饋給檔案管理部門。