檔案托管審批制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案托管審批流程，確保檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案托管業(yè)務(wù)的部門和個人。（三）基本原則1.合法性原則：檔案托管審批必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.安全性原則：確保檔案在托管過程中的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：審批流程應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和要求。4.高效性原則：在保證審批質(zhì)量的前提下，提高審批效率，滿足工作需要。二、檔案托管范圍（一）各類合同檔案包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。（二）人事檔案員工的入職檔案、離職檔案、薪資檔案、培訓(xùn)檔案等。（三）財務(wù)檔案會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。（四）業(yè)務(wù)檔案項目文檔、市場調(diào)研報告、客戶資料等。（五）其他重要檔案公司/組織的規(guī)章制度、會議紀(jì)要、重要文件等。三、檔案托管審批流程（一）申請1.檔案產(chǎn)生部門或個人如需將檔案進(jìn)行托管，應(yīng)填寫《檔案托管申請表》，詳細(xì)說明檔案的名稱、數(shù)量、所屬年度、保管期限等信息。2.申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，確保申請信息的真實性和準(zhǔn)確性。（二）初審1.檔案管理部門收到《檔案托管申請表》后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核。2.審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與申請部門溝通并要求補(bǔ)充或修正。（三）審批1.根據(jù)檔案的重要性和敏感性，分別由不同層級的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。一般檔案由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。重要檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及公司/組織核心機(jī)密的檔案，須經(jīng)總經(jīng)理審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審查申請內(nèi)容，簽署審批意見，同意托管的明確托管期限、保管要求等。（四）交接1.申請部門或個人按照審批意見，將檔案整理好后與檔案管理部門進(jìn)行交接。2.交接雙方應(yīng)填寫《檔案托管交接清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、交接時間、交接人等信息，并簽字確認(rèn)。（五）托管1.檔案管理部門根據(jù)審批意見和交接清單，將檔案進(jìn)行妥善托管。2.選擇具備資質(zhì)的檔案托管機(jī)構(gòu)，簽訂托管協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.定期對托管檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。四、檔案托管機(jī)構(gòu)選擇與管理（一）選擇標(biāo)準(zhǔn)1.具備合法的經(jīng)營資質(zhì)，具有檔案管理相關(guān)的專業(yè)資質(zhì)證書。2.擁有良好的信譽(yù)和口碑，無違規(guī)違紀(jì)記錄。3.具備完善的檔案管理制度和安全防護(hù)措施，能夠確保檔案的安全保管。4.擁有專業(yè)的檔案管理人員，具備檔案管理相關(guān)專業(yè)知識和技能。（二）評估與選擇1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對潛在的檔案托管機(jī)構(gòu)進(jìn)行評估和篩選。2.評估內(nèi)容包括機(jī)構(gòu)的資質(zhì)、信譽(yù)、管理水平、服務(wù)質(zhì)量等方面。3.通過實地考察、查閱資料、參考其他客戶評價等方式進(jìn)行全面評估。4.根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的檔案托管機(jī)構(gòu)，并簽訂托管協(xié)議。（三）監(jiān)督與管理1.檔案管理部門定期對檔案托管機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保其按照托管協(xié)議履行職責(zé)。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管環(huán)境、安全措施、管理制度執(zhí)行情況等。3.如發(fā)現(xiàn)問題，及時要求托管機(jī)構(gòu)進(jìn)行整改，并記錄整改情況。4.每年對檔案托管機(jī)構(gòu)進(jìn)行一次綜合評估，根據(jù)評估結(jié)果決定是否繼續(xù)合作。五、檔案查閱與利用（一）查閱申請1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱托管檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。（二）查閱審批1.根據(jù)檔案的密級和查閱目的，由相應(yīng)層級的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。一般檔案由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。重要檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及公司/組織核心機(jī)密的檔案，須經(jīng)總經(jīng)理審批。2.審批人應(yīng)嚴(yán)格審查查閱申請，確保查閱目的合理、查閱范圍適當(dāng)。（三）查閱實施1.檔案管理部門根據(jù)審批意見，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。2.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或進(jìn)行拍照、復(fù)印等操作。如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（四）利用管理1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保檔案的合理利用。2.利用后的檔案應(yīng)及時歸還檔案管理部門，由管理人員進(jìn)行核對和整理。3.如發(fā)現(xiàn)檔案在利用過程中出現(xiàn)損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門和檔案托管機(jī)構(gòu)應(yīng)建立嚴(yán)格的保密制度，明確保密責(zé)任。2.對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施。3.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.檔案托管機(jī)構(gòu)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等。2.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的自然災(zāi)害、突發(fā)事件等情況，確保檔案的安全。（三）責(zé)任追究1.對于違反檔案保密與安全規(guī)定的行為，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.如果因檔案管理不善導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露等情況，給公司/組織造成損失的，應(yīng)要求責(zé)任方承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案保管期限與銷毀（一）保管期限1.根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實際情況，確定各類檔案的保管期限。2.保管期限分為短期、中期和長期，具體期限按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）期滿鑒定1.檔案保管期限屆滿前，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定內(nèi)容包括檔案的價值、完整性、準(zhǔn)確性等，根據(jù)鑒定結(jié)果確定檔案的存毀。（三）銷毀審批1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明檔案的名稱、數(shù)量、所屬年度、保管期限等信息。2.申請表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理簽字同意后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀實施1.檔案銷毀應(yīng)選擇具有資質(zhì)的銷毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行，確保銷毀過程符合環(huán)保和安全要求。2.銷毀機(jī)構(gòu)應(yīng)出具銷毀證明，檔案管理部門將銷毀證