東陽(yáng)檔案館制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)東陽(yáng)檔案館的管理，規(guī)范檔案工作流程，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于東陽(yáng)檔案館全體工作人員，以及利用檔案館檔案資源的單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開(kāi)展檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理原則：對(duì)本館各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和管理方法，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。4.服務(wù)利用原則：以服務(wù)社會(huì)為宗旨，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為社會(huì)各界提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案收集（一）收集范圍1.反映本館工作活動(dòng)、具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、聲像等材料。2.本館形成的各類(lèi)檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.與本館業(yè)務(wù)相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的文件、資料。4.本館在各項(xiàng)工作中形成的重要會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.本館工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案。6.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集、整理本部門(mén)形成的檔案材料，并定期移交至檔案館。2.收集的檔案材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備，符合檔案整理要求。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并采取必要的保護(hù)措施，確保檔案的安全。（三）收集程序1.各部門(mén)在工作結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案材料進(jìn)行整理，填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門(mén)留存，一份隨檔案材料移交至檔案館。2.檔案館接收檔案材料時(shí)，應(yīng)按照檔案移交清單進(jìn)行核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時(shí)退回移交部門(mén)，并要求其補(bǔ)充完善。3.檔案館對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、登記，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于查詢和利用。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和要求。（二）整理方法1.文書(shū)檔案整理：按照年度、保管期限和機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊(cè)，裝盒保管。2.科技檔案整理：按照項(xiàng)目、階段進(jìn)行分類(lèi)，建立科技檔案案卷目錄，編制卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊(cè)，裝盒保管。3.會(huì)計(jì)檔案整理：按照會(huì)計(jì)年度、保管期限進(jìn)行分類(lèi)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄，裝訂成冊(cè)，裝盒保管。4.聲像檔案整理：按照載體形式、內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，編制聲像檔案目錄，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等，存儲(chǔ)于磁性載體或光盤(pán)等介質(zhì)上，并配以文字說(shuō)明。5.電子檔案整理：按照電子文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理要求1.整理檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案的準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的字跡清晰、圖像完整。3.整理后的檔案應(yīng)排列有序，編號(hào)規(guī)范，目錄清晰，便于查找和利用。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、防磁柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存儲(chǔ)1.按照檔案的分類(lèi)和編號(hào)，將檔案存放于檔案密集架或檔案柜中，做到排列有序，便于查找。2.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)采取備份存儲(chǔ)的方式，存儲(chǔ)于不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。3.建立檔案存儲(chǔ)標(biāo)識(shí)，注明檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等信息，便于識(shí)別和管理。（四）檔案安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的安全。2.制定檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，定期進(jìn)行安全檢查，及時(shí)消除安全隱患。3.對(duì)檔案的查閱、借閱、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況的發(fā)生。五、檔案鑒定（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合本館的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值。3.嚴(yán)格履行鑒定程序，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和科學(xué)研究?jī)r(jià)值。3.檔案的保管期限。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，判定其價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、來(lái)源、內(nèi)容等因素，綜合分析檔案的價(jià)值。（五）鑒定程序1.檔案管理人員對(duì)到期檔案進(jìn)行初步整理，提出鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案鑒定審批表。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案鑒定審批表進(jìn)行審核，召開(kāi)鑒定會(huì)議，對(duì)檔案進(jìn)行逐件審查，形成鑒定結(jié)論。3.檔案館負(fù)責(zé)人根據(jù)鑒定結(jié)論，簽署檔案銷(xiāo)毀或延長(zhǎng)保管期限的意見(jiàn)。4.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上共同監(jiān)銷(xiāo)，并在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。六、檔案編研（一）編研原則1.圍繞本館的工作重點(diǎn)和社會(huì)需求，有針對(duì)性地開(kāi)展檔案編研工作。2.堅(jiān)持科學(xué)性、實(shí)用性和創(chuàng)新性相結(jié)合，提高編研成果的質(zhì)量。3.充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高編研工作的效率和水平。（二）編研內(nèi)容1.編寫(xiě)檔案參考資料，如大事記、組織沿革、全宗介紹等。2.編輯檔案專(zhuān)題匯編，如重要會(huì)議文件匯編、重大事件檔案匯編等。3.開(kāi)展檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用，制作檔案展覽、音像制品、電子出版物等。（三）編研程序1.確定編研選題，制定編研計(jì)劃。2.收集、整理相關(guān)檔案資料，進(jìn)行分析研究。3.編寫(xiě)編研材料，進(jìn)行審核修改。4.編輯出版編研成果，進(jìn)行發(fā)行推廣。（四）編研要求1.編研成果應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、資料翔實(shí)、結(jié)構(gòu)合理、語(yǔ)言通順。2.編研成果應(yīng)具有一定的學(xué)術(shù)價(jià)值和實(shí)用價(jià)值，能夠?yàn)樯鐣?huì)各界提供有益的參考。3.編研成果應(yīng)注明資料來(lái)源，確保知識(shí)產(chǎn)權(quán)的合法使用。七、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)，保障利用者的合法權(quán)益。2.遵循保密規(guī)定，確保檔案信息安全。3.方便利用者，提高檔案利用效率。（二）利用范圍1.本館工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱與本館業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。3.公民因個(gè)人需要查閱、借閱與本人相關(guān)的檔案。（三）利用程序1.本館工作人員利用檔案：填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案館查閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案館。如需借閱檔案，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限，按時(shí)歸還。2.外單位利用檔案：填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，加蓋單位公章，注明查閱目的、范圍等，經(jīng)本館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案館查閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在本館工作人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。如需借閱檔案，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，繳納押金，按時(shí)歸還。3.公民利用檔案：填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，提供有效身份證件，注明查閱目的、范圍等，經(jīng)本館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案館查閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在本館工作人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。如需借閱檔案，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，繳納押金，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，按時(shí)歸還。（四）利用要求1.利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、標(biāo)注等。2.利用者如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)本館工作人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。3.利用者應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如遇特殊情況需要延期歸還，應(yīng)辦理延期手續(xù)。八、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、鑒定、編研、利用等情況。2.檔案庫(kù)房的溫濕度、設(shè)備運(yùn)行等情況。3.檔案工作人員的基本情況、業(yè)務(wù)工作情況等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案工作情況進(jìn)行記錄。2.利用檔案管理軟件，對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。3.定期向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確可靠，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送，不得延誤。3.對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，提升檔案服務(wù)水平。3.加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，為社會(huì)提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、編研、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案網(wǎng)站建設(shè)：建立檔案網(wǎng)站，發(fā)布檔案信息，提供檔案利用服務(wù)，開(kāi)展檔案宣傳教育。4.檔案信息安全保障體