扶貧歸檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)扶貧工作的規(guī)范化管理，確保扶貧工作資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提高扶貧工作質(zhì)量和效率，特制定本扶貧歸檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織參與的所有扶貧項(xiàng)目及相關(guān)工作中形成的各類文件、資料、記錄等的歸檔管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：歸檔資料應(yīng)如實(shí)反映扶貧工作的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋扶貧工作全過程的各類資料，不得遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式進(jìn)行整理、分類和編號，保證檔案的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：對涉及扶貧對象隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、歸檔范圍與分類（一）規(guī)劃計(jì)劃類1.扶貧工作總體方案、年度工作計(jì)劃。2.針對特定扶貧項(xiàng)目的專項(xiàng)規(guī)劃和實(shí)施方案。（二）項(xiàng)目實(shí)施類1.扶貧項(xiàng)目申報(bào)材料，包括項(xiàng)目申請書、可行性研究報(bào)告等。2.項(xiàng)目審批文件，如立項(xiàng)批復(fù)、資金下達(dá)文件等。3.項(xiàng)目招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)公告、投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告等。4.項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類合同，如項(xiàng)目合作協(xié)議、采購合同、勞務(wù)合同等。5.項(xiàng)目進(jìn)度記錄，如工作臺賬、月報(bào)、季報(bào)、總結(jié)報(bào)告等。6.項(xiàng)目驗(yàn)收資料，包括驗(yàn)收申請、驗(yàn)收報(bào)告、驗(yàn)收意見等。（三）資金管理類1.扶貧資金預(yù)算編制文件。2.資金撥付憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表。3.資金審計(jì)報(bào)告、績效評價(jià)報(bào)告。（四）幫扶措施類1.產(chǎn)業(yè)扶貧相關(guān)資料，如產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目規(guī)劃、扶持企業(yè)資料、產(chǎn)業(yè)收益分配記錄等。2.就業(yè)扶貧資料，包括就業(yè)培訓(xùn)方案、就業(yè)崗位信息、就業(yè)人員臺賬等。3.教育扶貧資料，如資助學(xué)生名單、資助資金發(fā)放記錄、教育幫扶活動(dòng)資料等。4.健康扶貧資料，包括醫(yī)療救助政策文件、報(bào)銷記錄、健康體檢報(bào)告等。5.社會保障扶貧資料，如低保、特困人員認(rèn)定及救助記錄等。（五）貧困對象類1.貧困人員基本信息檔案，包括個(gè)人基本情況、家庭狀況、貧困原因等。2.貧困人員動(dòng)態(tài)管理資料，如新增貧困人員信息、脫貧人員信息、返貧人員信息等。3.貧困對象幫扶記錄，包括幫扶責(zé)任人與貧困對象的幫扶協(xié)議、幫扶措施落實(shí)情況記錄等。（六）監(jiān)督考核類1.扶貧工作監(jiān)督檢查方案、檢查記錄、整改報(bào)告。2.扶貧工作考核辦法、考核指標(biāo)體系、考核結(jié)果通報(bào)等。（七）宣傳培訓(xùn)類1.扶貧工作宣傳資料，如宣傳冊、海報(bào)、新聞報(bào)道等。2.扶貧培訓(xùn)方案、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄等。三、歸檔要求（一）文件材料質(zhì)量要求1.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備。2.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保能夠長期有效讀取，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（二）整理要求1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對各類文件材料進(jìn)行分類整理，同一類別的文件應(yīng)集中存放。2.每份文件材料應(yīng)單獨(dú)裝訂或裝盒，并在封面或盒脊上注明文件名稱、日期、編號等信息。3.對于紙張較大的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪，使其大小符合歸檔要求。（三）編號要求1.為每份歸檔文件材料編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。2.編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合的方式，便于識別和查找。（四）裝訂要求1.紙質(zhì)文件應(yīng)采用線裝或膠裝方式裝訂，確保牢固整齊，不易散落。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。四、歸檔流程（一）收集1.各部門及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集本部門在扶貧工作中形成的各類文件材料，并定期移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門移交的文件材料進(jìn)行檢查，確保收集齊全、完整。（二）整理1.檔案管理人員按照歸檔要求，對收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作。2.在整理過程中，如發(fā)現(xiàn)文件材料存在缺失、損壞等問題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通補(bǔ)充。（三）編目1.根據(jù)整理后的檔案，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、文件名稱、日期、保管期限等信息。2.檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和使用。（四）裝盒上架1.將整理好并編目的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上注明檔案類別、編號范圍等信息。2.將檔案盒按照編號順序上架存放，便于保管和查閱。五、檔案保管（一）保管期限1.扶貧工作檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括扶貧工作總體方案、重要的項(xiàng)目審批文件、資金審計(jì)報(bào)告等具有重要?dú)v史價(jià)值和查考利用價(jià)值的文件。3.長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類合同、項(xiàng)目驗(yàn)收資料、貧困對象基本信息檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性的工作記錄、宣傳培訓(xùn)資料等。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案架或檔案柜中，避免檔案直接接觸地面和墻壁。（三）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。六、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱扶貧檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱扶貧檔案的，須經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門登記，說明查閱目的和范圍。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）借閱管理1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱期限和歸還日期，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.借閱期滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期滿，且無繼續(xù)保存價(jià)值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因特殊原因需要提前銷毀的檔案，須經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、保管期限等信息。2.經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢