五個檔案安全制度一、總則（一）目的為加強公司檔案安全管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括文件、合同、報表、圖紙、照片、音頻視頻等。（四）基本原則1.安全第一原則：將檔案安全放在首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等。2.依法管理原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展檔案管理工作。3.分級負責原則：明確各級人員在檔案安全管理中的職責，實行分級管理。4.預(yù)防為主原則：加強檔案安全防范意識，建立健全安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，預(yù)防安全事故的發(fā)生。二、檔案收集與整理制度（一）收集范圍1.公司在日常經(jīng)營管理活動中形成的各類文件、資料，包括但不限于行政文件、財務(wù)報表、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)文檔等。2.公司對外簽訂的合同、協(xié)議等重要文件。3.公司舉辦各類活動形成的照片、視頻、文字記錄等。4.員工個人在工作中形成的具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。3.對于重要檔案，應(yīng)及時進行備份，確保檔案的安全性。（三）整理標準1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制唯一的編號，便于查詢和管理。3.檔案應(yīng)按照一定的順序排列，如年度、類別、保管期限等。4.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進行命名，并建立相應(yīng)的索引目錄。三、檔案存儲與保管制度（一）存儲環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別、保管期限等進行分類存放。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的檔案，應(yīng)采用多種存儲方式，如紙質(zhì)與電子相結(jié)合的方式。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件。3.長期保管的檔案包括公司年度財務(wù)報表、重要業(yè)務(wù)合同等，保管期限為10年以上。4.短期保管的檔案包括一般性文件、資料等，保管期限為110年。（四）保管責任1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全。2.對于發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告，并采取相應(yīng)的措施進行處理。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，不得擅自將檔案帶出庫房。四、檔案查閱與借閱制度（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)提前提出申請，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）查閱要求1.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自翻閱、抽取檔案。2.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損。3.查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）借閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱檔案時，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。3.借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如逾期未還，應(yīng)及時辦理續(xù)借手續(xù)或說明原因。4.借閱人員在借閱期間如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理人員，并承擔相應(yīng)的責任。五、檔案保密制度（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要信息的檔案。2.公司內(nèi)部尚未公開的文件、資料等。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對于涉及保密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施。3.查閱、借閱涉及保密的檔案時，應(yīng)嚴格按照規(guī)定辦理手續(xù)，并在指定的地點進行查閱、借閱。4.未經(jīng)公司批準，任何人不得擅自復(fù)制、傳播涉及保密的檔案。（三）保密責任1.公司全體員工應(yīng)嚴格遵守檔案保密制度，對自己接觸到的檔案內(nèi)容負責保密。2.對于違反檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責任。六、檔案銷毀制度（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的檔案。2.因保管不善等原因造成損壞、無法使用的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清理，確定需要銷毀的檔案清單。2.銷毀清單應(yīng)報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準后，由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員對需要銷毀的檔案進行銷毀。4.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等。5.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。（三）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀。2.電子檔案應(yīng)采用格式化、刪除等方式進行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。七、檔案安全檢查與評估制度（一）檢查內(nèi)容1.檔案庫房的安全設(shè)施是否完好，如消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。2.檔案存儲環(huán)境是否符合要求，如溫度、濕度、防蟲等。3.檔案的整理、保管是否規(guī)范，如編號、分類、排列等。4.檔案查閱、借閱制度的執(zhí)行情況。5.檔案保密制度是否落實，有無泄密情況。（二）檢查頻率1.檔案管理人員應(yīng)每月對檔案庫房進行一次安全檢查。2.公司應(yīng)每年組織一次全面的檔案安全檢查，并形成檢查報告。（三）評估內(nèi)容1.檔案安全管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案安全設(shè)施的運行效果。3.檔案安全事故的發(fā)生情況及處理結(jié)果。（四）評估頻率1.公司應(yīng)每年對檔案安全管理工作進行一次評估。2.根據(jù)評估結(jié)果，及時發(fā)現(xiàn)問