公司技術檔案制度一、總則（一）目的為加強公司技術檔案的管理，確保技術檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮技術檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等活動中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬單位在技術研發(fā)、生產(chǎn)制造、工程建設、設備管理等活動中形成的各類技術檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司技術檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責歸口管理，各部門指定專人負責本部門技術檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.真實性原則技術檔案應如實反映公司技術活動的全過程，確保檔案內容真實可靠。3.完整性原則全面收集公司技術活動中形成的各類文件材料，保證技術檔案的完整性，不得遺漏重要信息。4.準確性原則技術檔案的內容應準確無誤，數(shù)據(jù)、圖表、文字表述等應符合規(guī)范要求。5.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等的技術檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。二、技術檔案的分類與編號（一）分類1.研發(fā)項目檔案包括項目立項報告、可行性研究報告、技術方案、實驗記錄、測試報告、總結報告等。2.產(chǎn)品技術檔案涵蓋產(chǎn)品設計圖紙、工藝文件、技術標準、質量檢驗報告、產(chǎn)品說明書等。3.工程建設檔案有工程項目規(guī)劃文件、設計圖紙、施工組織設計、工程變更記錄、竣工驗收報告等。4.設備技術檔案包含設備采購合同、安裝調試記錄、操作規(guī)程、維護保養(yǎng)記錄、技術改造資料等。5.技術合作檔案涉及技術合作協(xié)議、合作項目成果報告、技術交流文件等。（二）編號技術檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。編號方法如下：1.一級編號：采用大寫英文字母表示檔案類別，如“YF”表示研發(fā)項目檔案，“CP”表示產(chǎn)品技術檔案，“GC”表示工程建設檔案，“SB”表示設備技術檔案，“HZ”表示技術合作檔案。2.二級編號：按照年份進行編號，如“2023”表示2023年形成的檔案。3.三級編號：根據(jù)檔案的順序號進行編號，從001開始依次遞增。例如，研發(fā)項目檔案中2023年的第5個項目檔案編號為：YF2023005。三、技術檔案的形成與收集（一）形成1.公司各部門在技術活動中應及時形成各類技術文件材料，確保文件材料的真實、完整和準確。2.技術文件材料應使用耐久性強的書寫材料和載體，如碳素墨水、藍黑墨水書寫，紙張應符合檔案保存要求。（二）收集1.項目負責人職責各項目負責人負責組織本項目技術文件材料的收集工作，按照檔案管理要求及時整理并移交項目檔案。2.日常收集各部門應指定專人負責日常技術文件材料的收集，確保文件材料隨工作進程同步積累，防止散失。3.定期檢查檔案管理部門定期對各部門技術檔案收集情況進行檢查，督促各部門及時完成收集工作。四、技術檔案的整理與歸檔（一）整理1.分類整理按照技術檔案的分類標準，對收集到的文件材料進行分類整理，同一類別的文件應集中在一起。2.編目裝訂對每份文件材料進行編號、編目，填寫卷內文件目錄。裝訂應整齊、牢固，便于保管和查閱。3.編制備考表在卷內文件末尾編制備考表，注明卷內文件的缺損、補充、移出、銷毀等情況。（二）歸檔1.移交時間項目結束后或每年年底，各部門應將整理好的技術檔案及時移交檔案管理部門歸檔。2.交接手續(xù)移交時，雙方應辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時間等信息，雙方簽字確認。五、技術檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設置專門的技術檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并根據(jù)檔案類別和保管期限進行合理排列。（二）保管期限技術檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的技術檔案，列為永久保管。2.長期保管保存時間在16年至50年左右的技術檔案，列為長期保管。3.短期保管保存時間在15年以下的技術檔案，列為短期保管。（三）保管要求1.定期對技術檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損或褪色的檔案應及時進行修復或復制。3.做好庫房的溫濕度記錄，采取有效措施調節(jié)庫房溫濕度，確保檔案保存環(huán)境適宜。六、技術檔案的利用（一）利用范圍公司內部各部門因工作需要，可查閱、借閱技術檔案。涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定辦理利用手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱申請查閱人需填寫《技術檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.借閱申請借閱人需填寫《技術檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的用途、期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.登記備案檔案管理部門對查閱、借閱申請進行登記備案，記錄查閱人或借閱人的姓名、部門、查閱或借閱時間、檔案名稱等信息。4.查閱借閱查閱人或借閱人憑有效證件到檔案管理部門查閱或借閱檔案，查閱時應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出庫房。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）歸還查閱或借閱人使用完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究相關人員責任。七、技術檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對已到保管期限的技術檔案進行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理人員、相關技術人員和部門負責人等參加。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用情況，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.對確無保存價值的技術檔案，經(jīng)公司主管領導批準后進行銷毀。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。八、技術檔案的保密與安全（一）保密1.接觸技術檔案的人員應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露檔案內容。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等的技術檔案，應采取加密存儲、限制訪問等措施，確保信息安全。（二）安全1.加強技術檔案庫房的安全管理，