扶貧檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)扶貧檔案管理，確保扶貧檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮扶貧檔案在扶貧工作中的憑證和參考作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織參與的所有扶貧項(xiàng)目相關(guān)檔案的歸檔管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則扶貧檔案應(yīng)如實(shí)反映扶貧工作的全過(guò)程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則全面收集扶貧工作中形成的各類文件、資料、記錄等，保證檔案的完整性，不遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和邏輯順序，對(duì)扶貧檔案進(jìn)行科學(xué)整理和編排，使其具有系統(tǒng)性和連貫性。4.安全性原則采取有效措施，確保扶貧檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、歸檔范圍（一）扶貧項(xiàng)目規(guī)劃與計(jì)劃1.扶貧項(xiàng)目總體實(shí)施方案、年度計(jì)劃等。2.項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目建議書(shū)及相關(guān)審批文件。（二）扶貧資金管理1.扶貧資金預(yù)算、決算報(bào)告。2.資金分配方案、資金使用計(jì)劃。3.資金撥付憑證、報(bào)賬資料。4.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、績(jī)效評(píng)價(jià)報(bào)告。（三）扶貧對(duì)象識(shí)別與管理1.貧困戶識(shí)別、退出相關(guān)資料，包括申請(qǐng)書(shū)、審核審批表、公示材料等。2.扶貧對(duì)象基本信息檔案，如家庭情況登記表、幫扶手冊(cè)等。3.貧困對(duì)象動(dòng)態(tài)調(diào)整記錄。（四）幫扶措施與成效1.產(chǎn)業(yè)扶貧相關(guān)資料，包括產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、項(xiàng)目實(shí)施記錄、收益分配臺(tái)賬等。2.就業(yè)扶貧資料，如就業(yè)培訓(xùn)方案、就業(yè)協(xié)議、務(wù)工人員信息等。3.教育扶貧資料，包括資助申請(qǐng)審批表、學(xué)生在校情況記錄等。4.健康扶貧資料，如醫(yī)療救助申請(qǐng)資料、報(bào)銷憑證等。5.住房安全保障資料，包括危房改造申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.幫扶成效統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作總結(jié)等。（五）扶貧項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程1.項(xiàng)目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議。2.項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的工程進(jìn)度記錄、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、監(jiān)理資料等。3.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收資料，包括驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、整改記錄等。（六）監(jiān)督檢查與考核評(píng)估1.上級(jí)部門及本公司/組織開(kāi)展的扶貧工作監(jiān)督檢查記錄、整改通知及整改報(bào)告。2.扶貧工作考核評(píng)估方案、考核評(píng)估報(bào)告、問(wèn)題清單及整改情況。（七）其他相關(guān)資料1.扶貧工作會(huì)議記錄、紀(jì)要。2.扶貧工作宣傳資料、影像資料。3.與扶貧工作相關(guān)的其他文件、資料、記錄。三、歸檔要求（一）文件材料質(zhì)量要求1.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全。2.紙質(zhì)文件應(yīng)使用耐久性好的書(shū)寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等。3.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保能夠長(zhǎng)期有效讀取，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（二）文件材料整理要求1.按照歸檔范圍，對(duì)各類文件材料進(jìn)行分類整理。2.每份文件材料應(yīng)獨(dú)立裝訂，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂。3.去除文件材料上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等。4.對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持文件的完整性。（三）文件材料編號(hào)要求1.為便于管理和查找，對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和擴(kuò)展性原則。2.編號(hào)可采用分類編號(hào)法，即按照檔案類別進(jìn)行編號(hào)，如扶貧項(xiàng)目規(guī)劃與計(jì)劃為1類，扶貧資金管理為2類等，每類再細(xì)分小類進(jìn)行編號(hào)。3.編號(hào)應(yīng)標(biāo)注在文件材料首頁(yè)的右上角。（四）文件材料編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件材料的主要內(nèi)容，日期應(yīng)填寫文件形成的具體年月日。3.保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期，應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值確定。四、歸檔流程（一）收集1.各部門及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集本部門及項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的各類扶貧文件材料，并定期移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的文件材料收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保文件材料及時(shí)、完整收集。（二）整理1.檔案管理部門收到移交的文件材料后，按照歸檔要求進(jìn)行分類整理。2.對(duì)整理好的文件材料進(jìn)行裝訂、編號(hào)、編目等工作。（三）裝訂1.將每份文件材料按照左側(cè)裝訂的要求進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。2.對(duì)于紙張較多的文件材料，可采用三孔一線或膠裝的方式裝訂。（四）編號(hào)1.根據(jù)分類編號(hào)法，對(duì)整理好的文件材料進(jìn)行編號(hào)。2.編號(hào)應(yīng)連續(xù)、清晰，不得重復(fù)或遺漏。（五）編目1.編制檔案目錄，將編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息準(zhǔn)確錄入目錄中。2.目錄應(yīng)打印或抄寫在統(tǒng)一的檔案目錄紙上，并裝訂成冊(cè)。（六）裝盒1.將編目好的文件材料裝入檔案盒中，一個(gè)檔案盒可裝若干份相關(guān)的文件材料。2.在檔案盒正面和側(cè)面標(biāo)注檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。（七）上架1.將裝盒后的檔案按照分類順序上架存放，便于查找和管理。2.檔案架應(yīng)標(biāo)注檔案類別、編號(hào)范圍等信息。五、保管期限（一）永久保管1.涉及扶貧工作重大決策、重要政策文件。2.扶貧項(xiàng)目的立項(xiàng)審批、竣工驗(yàn)收等重要文件。3.扶貧資金的總體預(yù)算、決算報(bào)告及重要審計(jì)報(bào)告。4.反映扶貧工作全貌和重要成果的綜合性文件。（二）長(zhǎng)期保管1.扶貧項(xiàng)目的年度計(jì)劃、實(shí)施方案。2.扶貧對(duì)象識(shí)別、退出及動(dòng)態(tài)調(diào)整的相關(guān)資料。3.主要扶貧項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程記錄、中期評(píng)估報(bào)告。4.扶貧工作的階段性總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）短期保管1.一般性的扶貧工作會(huì)議記錄、紀(jì)要。2.臨時(shí)性的扶貧工作通知、簡(jiǎn)報(bào)。3.扶貧工作中的一般性文件材料，如宣傳資料、影像資料等。六、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密規(guī)定，確保檔案信息安全。2.檔案利用應(yīng)遵循方便、快捷、高效的原則，滿足公司/組織內(nèi)部及外部相關(guān)部門對(duì)扶貧檔案的查閱需求。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱扶貧檔案。2.上級(jí)主管部門、審計(jì)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因監(jiān)督檢查、審計(jì)等工作需要查閱扶貧檔案。3.其他相關(guān)單位因工作需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)后查閱扶貧檔案。（三）利用流程1.查閱人填寫《扶貧檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.《申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)《申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。4.查閱人在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱過(guò)程中應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。5.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明與原件一致。6.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的扶貧檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定小組鑒定確需銷毀的檔案，編制《扶貧檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門。八、檔案信息化管理（一）數(shù)字化掃描1.對(duì)具有重要保存價(jià)值的扶貧檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。2.掃描應(yīng)采用高分辨率設(shè)備，確保掃描圖像清晰可讀，色彩還原準(zhǔn)確。3.掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲(chǔ)為通用格式，如PDF等。（二）數(shù)據(jù)錄入1.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。2.數(shù)據(jù)錄入應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保電子檔案目錄與紙質(zhì)檔案目錄一致。3.電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能，方便檔案利用。（三）存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.建立電子檔案存儲(chǔ)管理制度，定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（四）安全管理1.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)電子檔案的訪問(wèn)進(jìn)行權(quán)限控制，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)電子檔案。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行病毒查殺和安全檢測(cè)，確保電子檔案的安全性。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)扶貧檔案歸檔制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期審計(jì)和監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門扶貧檔案的收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案歸檔范圍的執(zhí)行情況，是否存在應(yīng)歸檔未歸檔的文件材料。2.檔案整理質(zhì)量，是否符合歸檔要求。3.檔案保管期限的確定是否準(zhǔn)確合理。4.檔案利用流程是否規(guī)范，是否存在違規(guī)查閱、復(fù)制檔案的情況。5.檔案鑒定與銷毀工作是否按照規(guī)定程序進(jìn)行。6.檔案信息化管理工作