天保檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強公司天保檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在天保檔案形成、積累、整理、歸檔和管理等工作中的行為規(guī)范。（三）定義1.天保檔案：指與公司天保業(yè)務相關的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于項目規(guī)劃、設計圖紙、施工文件、驗收報告、運行數據、維護記錄等。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的文件材料，按照規(guī)定的程序和要求，整理成案卷，移交檔案管理部門集中保存的過程。（四）管理職責1.檔案管理部門負責制定和完善天保檔案歸檔制度，并組織實施。指導和監(jiān)督各部門的檔案歸檔工作，對歸檔文件的質量進行檢查。集中統(tǒng)一管理公司的天保檔案，建立檔案數據庫，提供檔案查閱、借閱等服務。定期對檔案進行鑒定、整理、編目、統(tǒng)計和銷毀等工作。2.各部門負責本部門天保檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。明確專人負責檔案管理工作，按照檔案管理部門的要求，及時將檔案移交歸檔。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。二、歸檔范圍（一）項目前期文件1.項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等相關文件。2.項目規(guī)劃設計文件，包括總體規(guī)劃、詳細規(guī)劃、專項規(guī)劃等。3.項目選址意見書、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證等相關證件。（二）項目建設文件1.工程勘察、設計文件，包括地質勘察報告、設計圖紙、設計變更通知等。2.工程招投標文件，包括招標文件、投標文件、中標通知書等。3.工程施工合同、監(jiān)理合同、設備采購合同等各類合同文件。4.工程施工過程中的各類文件，如施工組織設計、施工方案、技術交底、工程質量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、工程進度報表等。5.工程監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單等。6.工程變更文件，包括變更申請、變更審批文件、變更后的圖紙及相關資料等。7.工程安全管理文件，如安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報告及處理文件等。8.工程質量管理文件，如質量管理制度、質量檢驗記錄、質量事故報告及處理文件等。（三）項目驗收文件1.工程竣工驗收報告，包括工程竣工總結、工程質量驗收報告、工程竣工決算報告等。2.工程竣工圖，包括建筑、結構、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖。3.工程設備驗收文件，如設備清單、設備調試報告及驗收證書等。4.工程環(huán)保驗收文件，如環(huán)保驗收報告、環(huán)保監(jiān)測數據等。5.工程消防驗收文件，如消防驗收報告、消防設施檢測報告等。（四）項目運行維護文件1.項目運行操作規(guī)程、維護手冊等技術文件。2.設備運行記錄、維護記錄、故障維修記錄等。3.運行數據統(tǒng)計報表，如生產數據、能耗數據、水質數據等。4.設備更新改造文件，包括改造方案、審批文件、改造后的運行效果評估等。（五）其他相關文件1.與天保項目相關的會議紀要、工作匯報、請示批復等文件。2.項目涉及的各類協(xié)議、合同的補充協(xié)議、變更協(xié)議等。3.項目相關的照片、錄像、錄音等視聽資料。4.項目獲得的榮譽證書、獎勵文件等。三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應按照檔案歸檔范圍的要求，及時收集本部門在天保業(yè)務活動中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對于重要文件材料，應實行跟蹤收集，確保文件材料的連續(xù)性和完整性。3.收集的文件材料應真實、有效，不得偽造、篡改。（二）文件材料的整理1.歸檔文件材料應按照形成時間、來源、內容等進行分類整理，保持文件材料之間邏輯關系的清晰。2.每份文件材料應標注清晰的標題、日期、文號、責任者等信息，確保文件材料的可識別性。3.對于紙張破損、字跡模糊等不符合歸檔要求的文件材料，應進行修復或復制，確保歸檔文件的質量。（三）文件材料的裝訂1.歸檔文件材料應采用A4紙張進行打印或復印，左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于保管和查閱。2.對于大于A4紙張的文件材料，應進行折疊，使其尺寸符合A4紙張要求，并在折疊處加蓋騎縫章。3.對于圖紙等特殊文件材料，應按照檔案管理部門的要求進行折疊或裝訂。（四）文件材料的編目1.歸檔文件材料應編制卷內目錄，卷內目錄應包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號、備注等內容。2.卷內目錄應打印或用鋼筆、碳素筆填寫，字跡應清晰、工整。3.歸檔文件材料應編制案卷封面，案卷封面應包括全宗號、目錄號、案卷號、題名、年度、保管期限、密級等內容。4.案卷封面應打印或用鋼筆、碳素筆填寫，字跡應清晰、工整，題名應準確反映案卷內容。（五）文件材料的移交1.各部門應在每年[具體時間]前，將整理好的天保檔案移交檔案管理部門。2.移交檔案時，應填寫檔案移交清單，清單應包括案卷號、題名、年度、保管期限、密級、移交部門、移交日期等內容。3.檔案管理部門應對移交的檔案進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決。四、歸檔流程（一）部門整理1.各部門檔案管理人員按照歸檔要求，對本部門的天保檔案進行收集、整理和初步編目。2.整理過程中，對不符合要求的文件材料進行補充、完善或整改。3.將整理好的檔案按照類別和時間順序進行排列，編制卷內目錄和案卷封面。（二）部門審核1.各部門負責人對本部門整理好的檔案進行審核，確保檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。2.審核通過后，在檔案移交清單上簽字確認。（三）檔案移交1.各部門檔案管理人員將審核通過的檔案及檔案移交清單一并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門接收檔案后，對檔案進行再次核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給移交部門。（四）檔案入庫1.檔案管理部門對驗收合格的檔案進行編號、上架，存入檔案庫房。2.將檔案的相關信息錄入檔案數據庫，建立電子檔案。五、檔案保管（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等設施設備，并定期進行檢查和維護。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，嚴禁在庫房內吸煙、堆放雜物等。（二）檔案存儲方式1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.紙質檔案應存放在檔案柜中，并按照檔案柜的編號和排列順序進行存放。3.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行備份，備份數據應異地存放。（三）檔案保管期限1.天保檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為[具體年限]年。短期保管的數據：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為[具體年限]年。2.檔案保管期限的劃分應嚴格按照國家有關規(guī)定和公司實際情況進行確定，確保檔案的保管期限合理、準確。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員等組成。3.鑒定小組應根據檔案的價值和保管期限，對檔案進行逐卷審查，提出存毀意見。4.對擬銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清單，經公司領導批準后，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員查閱天保檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱人員應經公司保密管理部門批準，并在檔案管理部門指定的地點查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復制、拍照等。3.外部單位查閱天保檔案，應持單位介紹信，注明查閱目的、查閱內容等，經公司分管領導批準后，由檔案管理部門安排查閱，并指定專人陪同。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，提交所在部門負責人審批。2.審批通過后，查閱人員將申請表交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據查閱申請表，提供相應的檔案，并在查閱登記本上記錄查閱時間、查閱人員、查閱內容等信息。4.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，查閱過程中應愛護檔案，不得損壞、涂改、丟失檔案。5.查閱完畢后，查閱人員應將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在查閱登記本上注明歸還時間。（三）借閱權限1.公司內部人員借閱天保檔案，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門借閱。2.借閱期限一般不得超過[具體天數]天，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應及時催還。3.涉及公司機密的檔案，借閱人員應經公司保密管理部門批準，并在檔案管理部門指定的地點借閱，借閱過程中不得擅自摘抄、復制、拍照等。4.外部單位借閱天保檔案，應持單位介紹信，注明借閱目的、借閱期限等，經公司分管領導批準后，由檔案管理部門安排借閱，并指定專人陪同。（四）借閱程序1.借閱人員填寫檔案借閱申請表，提交所在部門負責人審批。2.審批通過后，借閱人員將申請表交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據借閱申請表，提供相應的檔案，并在借閱登記本上記錄借閱時間、借閱人員、借閱內容、借閱期限等信息。4.借閱人員應在檔案管理部門指定的地點借閱檔案，借閱過程中應愛護檔案，不得損壞、涂改、丟失檔案。5.借閱人員應在借閱期限內歸還檔案，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應及時催還，并按照規(guī)定收取逾期費用。6.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與借閱人員溝通解決。七、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應建立健全檔案保密制度，明確保密責任，加強對檔案管理人員的保密教育和培訓。2.檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。檔案管理人員應妥善保管檔案庫房鑰匙，不得隨意轉借他人。3.對涉及公司機密的檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施，確保檔案信息的安全。4.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，對查閱、借閱人員進行保密提醒，防止檔案信息泄露。（二）保密