檔案保管制度修訂一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案保管制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的保管。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項工作的過程和結(jié)果，保證檔案資料的完整性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。二、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會決議、董事會決議等；公司各類行政管理制度、規(guī)定、辦法等；公司各類會議紀(jì)要、工作報告、工作計劃等。2.人事檔案：包括員工入職、離職、調(diào)動等相關(guān)手續(xù)文件；員工基本信息登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄、薪酬福利記錄等；員工獎懲文件、表彰決定、處分決定等。3.財務(wù)檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等；稅務(wù)申報資料、發(fā)票存根、銀行對賬單等；財務(wù)預(yù)算、決算報告、財務(wù)分析報告等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型，分為市場營銷檔案、項目管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、質(zhì)量控制檔案等。市場營銷檔案包括市場調(diào)研報告、客戶信息資料、銷售合同、廣告宣傳資料等；項目管理檔案包括項目立項文件、項目可行性研究報告、項目計劃、項目進度報告、項目驗收報告等；生產(chǎn)技術(shù)檔案包括產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、生產(chǎn)記錄、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄等；質(zhì)量控制檔案包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗報告、質(zhì)量事故處理記錄等。5.其他檔案：包括公司榮譽證書、資質(zhì)證書、專利證書、商標(biāo)證書等；公司對外簽訂的合作協(xié)議、租賃合同、借款合同等；公司各類活動照片、視頻資料等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“分類代碼+年度+流水號”的方式編制。2.分類代碼：按照檔案分類，分別用一位大寫字母表示，如行政檔案用“A”表示，人事檔案用“B”表示，財務(wù)檔案用“C”表示，業(yè)務(wù)檔案用“D”表示，其他檔案用“E”表示。3.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字編制流水號，如“0001”。5.例如，一份2023年形成的行政檔案，其編號為“A20230001”。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集齊全。2.檔案收集范圍應(yīng)涵蓋本部門在工作中形成的各類文件、資料、記錄等，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、視頻等。3.對于重要會議、重大活動、重要項目等形成的檔案資料，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集整理。4.員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人保管的公司檔案資料全部移交至綜合管理部門。（二）整理要求1.綜合管理部門對收集到的檔案資料應(yīng)及時進行整理，按照檔案分類和編號規(guī)則進行分類、編號。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)進行裝訂、編頁，去除金屬物，破損或褪色的文件應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。3.電子檔案應(yīng)按照文件類型、年度、項目等進行分類存儲，文件名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，便于查找和識別。4.照片、視頻等檔案資料應(yīng)進行編號、標(biāo)注日期、說明內(nèi)容等，并進行分類存儲。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案資料。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等設(shè)備。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類和編號順序，裝入檔案盒或檔案柜進行保管。檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、起止日期、保管期限等信息。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.照片、視頻等檔案資料應(yīng)分類存放在相冊、光盤等存儲介質(zhì)中，并注明相關(guān)信息。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：包括公司章程、股東會決議、董事會決議、公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司年度財務(wù)報告、審計報告等重要財務(wù)檔案；公司重大項目的立項文件、可行性研究報告、驗收報告等；公司涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案。3.長期保管的檔案：保管期限為10年以上（含10年）的檔案，包括公司各類行政管理制度、規(guī)定、辦法等；員工勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等人事檔案；公司一般項目的立項文件、計劃、進度報告等業(yè)務(wù)檔案。4.短期保管的檔案：保管期限為10年以下的檔案，包括公司一般性文件、會議紀(jì)要、工作報告、工作計劃等行政檔案；員工日?？记谟涗?、工資發(fā)放記錄等人事檔案；公司一般性業(yè)務(wù)活動的相關(guān)資料等。（四）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.檔案清查應(yīng)包括檔案的數(shù)量核對、編號檢查、保管狀況檢查等內(nèi)容。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改。3.檔案清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，報告內(nèi)容包括檔案清查的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及整改措施等。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.查閱涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個人查閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)公司綜合管理部門審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱方式1.紙質(zhì)檔案查閱應(yīng)在檔案庫房內(nèi)進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并在指定地點進行。2.電子檔案查閱應(yīng)在綜合管理部門指定的計算機上進行，查閱人員不得擅自更改、刪除電子檔案內(nèi)容。如需復(fù)制電子檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定的格式和要求進行復(fù)制。（三）利用登記1.綜合管理部門應(yīng)對檔案查閱和利用情況進行登記，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容、利用方式等信息。2.檔案查閱和利用登記應(yīng)定期進行整理和歸檔，以便查閱和統(tǒng)計分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素進行綜合評估。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組應(yīng)定期對到期檔案進行清理，確定需要鑒定的檔案清單。2.對需要鑒定的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)逐卷（件）進行審查，根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，提出鑒定意見。3.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)鑒定意見，編制《檔案鑒定銷毀清冊》，注明檔案類別、編號、題名、保管期限、鑒定意見等信息。4.《檔案鑒定銷毀清冊》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)在檔案鑒定工作小組的監(jiān)督下進行，確保檔案銷毀過程符合規(guī)定要求。2.檔案銷毀方式包括焚燒、粉碎等