檔案借閱制度6總則目的為了加強公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及檔案借閱的相關(guān)活動?；驹瓌t1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標準。2.確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.提高檔案利用效率，滿足公司各項工作對檔案信息的需求。檔案借閱范圍公司文件檔案包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、決議、報告等正式文件。業(yè)務檔案1.合同檔案：各類業(yè)務合同、協(xié)議等。2.項目檔案：項目立項文件、可行性研究報告、項目實施過程中的各類文檔等。3.客戶檔案：客戶基本信息、業(yè)務往來記錄等。財務檔案會計憑證、賬簿、報表等財務相關(guān)資料。人事檔案員工個人簡歷、入職離職手續(xù)文件、考核記錄、薪酬福利資料等。借閱申請與審批申請流程1.借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預計歸還日期等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審核。審批權(quán)限1.部門內(nèi)部借閱：由部門負責人審批。2.跨部門借閱：需經(jīng)借閱人所在部門負責人及檔案所屬部門負責人共同審批。3.涉及重要機密檔案的借閱：除上述審批外，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批。審批結(jié)果通知審批通過后，檔案管理人員將以書面或電子方式通知借閱人辦理借閱手續(xù)。借閱手續(xù)辦理借閱登記借閱人憑審批通過的《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)，登記內(nèi)容包括借閱日期、檔案名稱、數(shù)量、借閱人簽名等。借閱憑證領(lǐng)取檔案管理人員向借閱人發(fā)放《檔案借閱證》，借閱人需妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。檔案交付檔案管理人員根據(jù)借閱申請表的內(nèi)容，向借閱人交付相應檔案，并與借閱人共同核對檔案的完整性和準確性。借閱期限與歸還借閱期限規(guī)定1.一般檔案借閱期限為[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，需提前向檔案管理部門提出申請并經(jīng)審批同意。2.財務檔案、人事檔案等重要檔案借閱期限一般為[X]個工作日，如需長期借閱，需另行規(guī)定。歸還要求1.借閱人應在規(guī)定的歸還日期前歸還檔案，如需續(xù)借，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時，借閱人需確保檔案的完整性和整潔性，如有損壞、丟失等情況，應及時向檔案管理部門報告并承擔相應責任。3.檔案管理人員在接收歸還檔案時，應認真核對檔案的數(shù)量、完整性等，確認無誤后在借閱登記冊上注明歸還日期，并收回《檔案借閱證》。檔案借閱過程中的管理借閱人責任1.借閱人應對所借閱檔案的安全負責，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案內(nèi)容。2.借閱人應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。3.如需復印、摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行操作。檔案管理人員責任1.檔案管理人員應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，確保檔案借閱流程規(guī)范、有序。2.定期對借閱檔案進行催還，對逾期未還的檔案及時進行跟蹤和提醒。3.負責檔案借閱過程中的安全監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并報告。檔案保密規(guī)定保密要求1.借閱人應對所借閱檔案的內(nèi)容嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，借閱人應簽署保密協(xié)議，嚴格遵守保密條款。保密措施1.檔案管理部門應采取必要的保密措施，如設置專門的檔案保管場所、安裝監(jiān)控設備等，確保檔案信息安全。2.對涉及保密檔案的借閱，應嚴格控制知悉范圍，僅限于工作需要且經(jīng)過授權(quán)的人員。檔案借閱違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自借閱檔案。2.逾期未歸還檔案且未辦理續(xù)借手續(xù)。3.將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。4.擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案內(nèi)容。5.泄露檔案機密信息。處理措施1.對于輕微違規(guī)行為，檔案管理部門將給予警告，并要求借閱人立即糾正違規(guī)行為。2.對于嚴重違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，如罰款、降職、辭退等，并追究其法律責