檔案服務(wù)利用制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案的管理，規(guī)范檔案服務(wù)利用行為，充分發(fā)揮檔案的作用，保障公司/組織及相關(guān)人員的合法權(quán)益，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在檔案服務(wù)利用過程中的相關(guān)活動，同時適用于因工作需要向本公司/組織申請檔案查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案服務(wù)利用活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案服務(wù)利用過程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案泄露、損毀和丟失，嚴(yán)格保護檔案信息的保密性。3.服務(wù)高效原則以方便利用者為出發(fā)點，優(yōu)化檔案服務(wù)流程，提高服務(wù)效率，及時、準(zhǔn)確地為利用者提供所需檔案信息。4.權(quán)責(zé)一致原則明確檔案服務(wù)利用過程中各部門和人員的職責(zé)與權(quán)限，做到權(quán)責(zé)對等，確保檔案服務(wù)利用工作有序開展。二、檔案服務(wù)利用機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案服務(wù)利用制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等基礎(chǔ)工作，確保檔案的完整與安全。3.負(fù)責(zé)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，提高檔案服務(wù)利用效率。4.負(fù)責(zé)受理檔案查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)申請，對申請進行審核，并按照規(guī)定提供相應(yīng)服務(wù)。5.負(fù)責(zé)對檔案服務(wù)利用情況進行登記、統(tǒng)計和分析，定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案服務(wù)利用工作情況。（二）利用部門1.負(fù)責(zé)向檔案管理部門提出檔案服務(wù)利用申請，并說明利用目的、范圍和期限等。2.在檔案服務(wù)利用過程中，嚴(yán)格遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，妥善保管所使用的檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。3.及時歸還所借閱的檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）審批部門根據(jù)檔案的密級和利用目的，對檔案服務(wù)利用申請進行審批。對于涉及重要檔案或敏感信息的利用申請，應(yīng)進行嚴(yán)格審查，并報上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。三、檔案服務(wù)利用范圍（一）內(nèi)部利用1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱本部門形成的檔案。2.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱其他部門形成的與本部門工作相關(guān)的檔案。3.公司/組織內(nèi)部員工因個人工作需要查閱、借閱本人人事檔案及其他相關(guān)檔案。（二）外部利用1.因國家機關(guān)、司法機關(guān)、行政部門依法執(zhí)行公務(wù)需要查閱、借閱本公司/組織相關(guān)檔案。2.因?qū)徲?、評估、驗資等中介機構(gòu)工作需要查閱、借閱本公司/組織相關(guān)檔案，但需提供合法有效的證明文件，并經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)。3.因合作單位、客戶等工作需要查閱、借閱本公司/組織相關(guān)檔案，但需簽訂保密協(xié)議，并經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)。四、檔案服務(wù)利用流程（一）申請1.利用者如需查閱、借閱、復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案服務(wù)利用申請表》，詳細(xì)說明利用目的、范圍、期限等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。2.內(nèi)部利用者將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交檔案管理部門；外部利用者將申請表提交至相關(guān)業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門審核并提出意見后，報公司/組織審批部門審批。（二）審核1.檔案管理部門收到申請表后，對申請內(nèi)容進行初步審核，重點審核利用目的是否合理、利用范圍是否適當(dāng)、利用期限是否符合規(guī)定等。2.根據(jù)檔案的密級和利用申請情況，審批部門進行審批。對于涉及重要檔案或敏感信息以及需上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的利用申請，則報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）提供服務(wù)1.經(jīng)審核批準(zhǔn)的利用申請，檔案管理部門按照規(guī)定為利用者提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。查閱檔案一般在檔案管理部門指定的場所進行；借閱檔案需辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間；復(fù)制檔案需按照規(guī)定的格式和數(shù)量進行，并收取相應(yīng)的復(fù)制費用。2.在提供檔案服務(wù)過程中，檔案管理部門工作人員應(yīng)做好登記工作，記錄利用者姓名、單位、利用時間、檔案名稱、數(shù)量等信息。（四）歸還1.借閱檔案的利用者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)批準(zhǔn)。2.利用者歸還檔案時，檔案管理部門工作人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、完整性和保密性等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或信息泄露等問題，應(yīng)及時查明原因，并追究利用者的責(zé)任。五、檔案服務(wù)利用的保密規(guī)定（一）保密要求1.檔案管理部門工作人員及所有接觸檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，確保檔案信息不被非法獲取或傳播。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全防護設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對檔案信息進行數(shù)字化管理時，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段，防止檔案信息在傳輸和存儲過程中被泄露。3.在檔案服務(wù)利用場所，應(yīng)設(shè)置專門的查閱區(qū)域，限制無關(guān)人員進入。利用者查閱檔案時，應(yīng)在工作人員的監(jiān)督下進行，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。4.檔案管理部門工作人員不得私自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，不得向無關(guān)人員透露檔案信息。如因工作需要確需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批，并嚴(yán)格控制復(fù)制范圍和數(shù)量。（三）責(zé)任追究對于違反保密規(guī)定，泄露檔案內(nèi)容的單位和個人，將依法依規(guī)追究其責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將移交司法機關(guān)處理。六、檔案服務(wù)利用的收費規(guī)定（一）收費標(biāo)準(zhǔn)1.檔案查閱一般不收取費用，但因特殊情況需要收取查閱場地占用費、設(shè)備使用費等費用的，應(yīng)按照物價部門核定的標(biāo)準(zhǔn)收取。2.檔案借閱應(yīng)收取一定的借閱押金，押金數(shù)額根據(jù)檔案的重要程度和借閱期限確定。借閱期滿歸還檔案后，如無損壞等情況，押金予以退還。3.檔案復(fù)制應(yīng)按照檔案紙張數(shù)量、復(fù)制方式等收取復(fù)制費用。具體收費標(biāo)準(zhǔn)由公司/組織根據(jù)實際情況制定，并報物價部門備案。（二）收費方式1.利用者在辦理檔案服務(wù)利用手續(xù)時，應(yīng)按照規(guī)定繳納相應(yīng)的費用。2.檔案管理部門應(yīng)開具合法有效的收費票據(jù)，作為財務(wù)核算的依據(jù)。（三）費用管理檔案服務(wù)利用收費收入應(yīng)納入公司/組織財務(wù)統(tǒng)一管理，專項用于檔案管理工作的各項支出，如檔案整理、保管、數(shù)字化建設(shè)、設(shè)備維護等費用。七、檔案服務(wù)利用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司/組織內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對檔案服務(wù)利用制度的執(zhí)行情況進行定期監(jiān)督檢查；檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案服務(wù)利用工作進行日常監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案服務(wù)利用制度的執(zhí)行情況，包括申請、審核、提供服務(wù)、歸還等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定程序。2.檔案的安全保密情況，是否存在檔案泄露、損毀、丟失等問題。3.檔案服務(wù)利用收費情況，是否按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)收費，收費票據(jù)是否規(guī)范。4.利用者對檔案服務(wù)利用工作的滿意度，是否存在服務(wù)態(tài)度不好、效率低下等問題。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門或個人限期整改。2.對違反檔案服務(wù)利用制度的行為，應(yīng)按照規(guī)定進行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分或經(jīng)濟處罰。3.對在檔案服務(wù)利用工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，應(yīng)給予