工程檔案專項(xiàng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于工程建設(shè)、維護(hù)、管理及日后查閱利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本專項(xiàng)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收至交付使用全過(guò)程中形成的各類文件材料的管理。包括但不限于工程前期文件、施工過(guò)程文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)形成的各類文件，保證檔案資料的全面性。3.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、圖表等符合實(shí)際情況。4.系統(tǒng)性原則：按照工程建設(shè)程序和內(nèi)在規(guī)律，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理，保持其系統(tǒng)性。5.及時(shí)性原則：工程文件隨工程進(jìn)度同步形成，及時(shí)收集、整理、歸檔，不得積壓。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司工程檔案管理工作，指導(dǎo)各部門做好工程文件的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司工程檔案，建立健全工程檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效存儲(chǔ)和便捷查詢。4.定期對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，確保檔案質(zhì)量和安全。5.組織開展工程檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的檔案管理水平。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目文件材料的收集、整理、立卷工作，并按規(guī)定時(shí)間移交檔案管理部門。2.明確項(xiàng)目文件管理責(zé)任人，對(duì)項(xiàng)目文件的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。3.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，督促各參建單位做好工程文件的收集、整理工作，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。4.配合檔案管理部門做好工程檔案的驗(yàn)收工作，提供相關(guān)資料和說(shuō)明。（三）工程技術(shù)部門職責(zé)1.指導(dǎo)項(xiàng)目建設(shè)部門做好工程技術(shù)文件的編制、審核工作，確保文件符合技術(shù)規(guī)范和要求。2.對(duì)工程變更、技術(shù)核定等文件進(jìn)行審核，簽署意見后交項(xiàng)目建設(shè)部門歸檔。3.參與工程檔案的驗(yàn)收工作，從技術(shù)角度對(duì)檔案的準(zhǔn)確性進(jìn)行把關(guān)。（四）施工單位職責(zé)1.按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)本單位承擔(dān)施工任務(wù)范圍內(nèi)工程文件的收集、整理、立卷工作。2.明確項(xiàng)目文件管理專人，建立健全項(xiàng)目文件管理制度，確保文件隨工程進(jìn)度同步形成。3.對(duì)施工過(guò)程中形成的各類文件進(jìn)行分類整理，編制詳細(xì)的文件目錄，及時(shí)向項(xiàng)目建設(shè)單位移交。4.在工程竣工驗(yàn)收前，將整理好的工程檔案提交項(xiàng)目建設(shè)單位審核，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)進(jìn)行整改。（五）監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查施工單位工程文件的形成、積累和整理情況，對(duì)不符合要求的及時(shí)提出整改意見。2.審核施工單位提交的工程文件，簽署審核意見，并對(duì)重要文件進(jìn)行留存。3.整理監(jiān)理過(guò)程中形成的文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等，按規(guī)定移交項(xiàng)目建設(shè)單位。4.參與工程檔案的驗(yàn)收工作，對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性提供監(jiān)理意見。三、工程文件的形成與積累（一）工程前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.規(guī)劃文件：建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。3.設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件及設(shè)計(jì)變更等。4.招投標(biāo)文件：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。5.合同文件：工程承包合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購(gòu)合同等。（二）施工過(guò)程文件1.施工管理文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程聯(lián)系單、施工日志等。2.工程質(zhì)量文件：原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。3.工程安全文件：安全技術(shù)措施、安全檢查記錄、安全教育培訓(xùn)記錄、安全事故報(bào)告及處理文件等。4.工程進(jìn)度文件：工程進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表、工程進(jìn)度調(diào)整記錄等。5.工程變更文件：工程變更申請(qǐng)、變更審批文件、變更圖紙等。（三）竣工圖1.竣工圖應(yīng)根據(jù)工程實(shí)際完成情況進(jìn)行繪制，與工程實(shí)體相符。2.竣工圖的編制應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)制圖標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，圖面清晰、準(zhǔn)確。3.竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章，由編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并注明日期。（四）竣工驗(yàn)收文件1.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：包括工程概況、驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收范圍、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收程序及驗(yàn)收結(jié)論等。2.工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告：由監(jiān)理單位出具，對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行總體評(píng)價(jià)。3.工程竣工結(jié)算報(bào)告：由施工單位編制，反映工程實(shí)際造價(jià)。4.工程使用說(shuō)明書：對(duì)工程的使用功能、操作方法、維護(hù)保養(yǎng)等進(jìn)行說(shuō)明。5.工程保修書：明確工程保修范圍、保修期限、保修責(zé)任等。四、工程文件的收集與整理（一）收集要求1.各部門和參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)工程文件的收集工作，確保文件收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的工程文件應(yīng)真實(shí)有效，并具有相應(yīng)的簽字、蓋章等手續(xù)。3.對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其電子載體，并確保其可讀性和完整性。（二）整理原則1.遵循工程建設(shè)程序和文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)合理，便于查找和利用。3.紙質(zhì)文件與電子文件應(yīng)同步整理，建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。（三）整理方法1.分類：按照工程前期文件、施工過(guò)程文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件等類別進(jìn)行分類。2.組卷：根據(jù)文件的性質(zhì)和數(shù)量，進(jìn)行合理組卷。施工過(guò)程文件可按單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程等進(jìn)行組卷；竣工圖可按專業(yè)、系統(tǒng)進(jìn)行組卷。3.編目：對(duì)每卷文件編制卷內(nèi)目錄，包括文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等。同時(shí)編制案卷目錄，注明案卷編號(hào)、題名、編制日期、保管期限等。4.裝訂：紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保文件牢固、整齊。五、工程檔案的歸檔與移交（一）歸檔要求1.項(xiàng)目建設(shè)部門應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的工程檔案向檔案管理部門歸檔。2.歸檔的工程檔案應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范，紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)一致。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸檔的工程檔案進(jìn)行核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案退回項(xiàng)目建設(shè)部門重新整理。（二）移交程序1.項(xiàng)目建設(shè)部門填寫工程檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的案卷編號(hào)、題名、數(shù)量等信息。2.檔案管理部門對(duì)移交清單進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后雙方簽字。3.項(xiàng)目建設(shè)部門將工程檔案移交給檔案管理部門，檔案管理部門接收后出具接收證明。六、工程檔案的保管與利用（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對(duì)工程檔案進(jìn)行科學(xué)分類存放，建立檔案存放索引，便于查找。3.定期對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（二）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記，記錄查閱人、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理手續(xù)。4.外單位因特殊原因需要查閱工程檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好相關(guān)記錄。七、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，對(duì)工程檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、合理取舍的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立工程檔案鑒定小組，由檔案管理部門、項(xiàng)目建設(shè)部門、工程技術(shù)部門等相關(guān)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)工程檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等進(jìn)行全面審查，分析其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考國(guó)家相關(guān)檔案保管期限表，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對(duì)保管期限已滿且無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，并附鑒定小組鑒定