科技公司檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)、全資子公司和控股子公司（以下統(tǒng)稱“公司”）。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況。3.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于公司各部門和人員查閱、利用檔案信息。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的真實、完整和準(zhǔn)確。2.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，按照檔案管理部門的要求提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案等六大類。1.文書檔案：包括公司在各項活動中形成的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.科技檔案：包括公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動中形成的各類技術(shù)文件、圖紙、實驗報告、技術(shù)合同等。3.會計檔案：包括公司在財務(wù)管理活動中形成的各類會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.人事檔案：包括公司員工的個人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)記錄、考核評價、獎懲情況等。5.聲像檔案：包括公司在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等。6.電子檔案：包括公司在各項活動中形成的電子文件、數(shù)據(jù)、圖表等。（二）檔案編號檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類編制檔案編號，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。檔案編號應(yīng)包括檔案類別代碼、年度代碼、流水號等信息。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，定期收集本部門在各項活動中形成的檔案資料，并及時移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)主動收集公司在各項活動中形成的檔案資料，包括但不限于上級文件、會議材料、合同協(xié)議、科研成果等。3.對于重要的檔案資料，檔案管理部門應(yīng)提前介入，指導(dǎo)相關(guān)部門進(jìn)行收集和整理。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.檔案整理應(yīng)包括檔案的裝訂、編目、裝盒等工作，確保檔案資料的整齊、美觀和便于查閱。3.對于電子檔案，檔案管理部門應(yīng)按照電子檔案管理的要求進(jìn)行整理，確保電子檔案的格式規(guī)范、存儲安全和便于檢索。五、檔案的保管（一）檔案保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，并確保檔案保管場所的安全和衛(wèi)生。（二）檔案保管要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類和編號順序，將檔案資料存放于檔案柜中，并建立檔案存放索引，便于查閱。2.對于重要的檔案資料，檔案管理部門應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等，確保檔案資料的安全。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行檢查和清點，確保檔案資料的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.檔案管理部門應(yīng)做好檔案保管場所的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案資料的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案資料的保管期限進(jìn)行評估和確定。3.檔案鑒定工作應(yīng)形成鑒定報告，記錄檔案資料的鑒定情況和保管期限確定結(jié)果。鑒定報告應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后存檔。（二）檔案銷毀1.對于保管期限已滿且無保存價值的檔案資料，檔案管理部門應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成銷毀小組進(jìn)行。銷毀小組應(yīng)在指定的地點對檔案資料進(jìn)行銷毀，并確保銷毀過程的安全和環(huán)保。3.檔案銷毀工作應(yīng)形成銷毀記錄，記錄檔案資料的銷毀時間、地點、內(nèi)容、數(shù)量等信息。銷毀記錄應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后存檔。4.對于涉及公司機(jī)密的檔案資料，檔案管理部門應(yīng)按照公司保密制度的要求進(jìn)行銷毀，確保檔案資料的安全和保密。七、檔案的利用（一）利用范圍公司各部門和人員因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案資料。查閱、借閱檔案資料應(yīng)遵守本制度的規(guī)定，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案資料應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請表》的內(nèi)容，對查閱申請進(jìn)行審核。審核通過后，檔案管理部門應(yīng)為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并安排專人進(jìn)行查閱指導(dǎo)。3.借閱檔案資料應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)《檔案借閱申請表》的內(nèi)容，對借閱申請進(jìn)行審核。審核通過后，檔案管理部門應(yīng)為借閱人員辦理借閱手續(xù)，并提供相應(yīng)的檔案資料。5.借閱人員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損毀檔案資料。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。6.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還借閱的檔案資料。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案資料，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱。2.檔案資料的查閱、借閱應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得將檔案資料帶出公司。3.在查閱、借閱檔案資料時，查閱、借閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自更改、刪除檔案資料的內(nèi)容。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計檔案管理部門應(yīng)定期對公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，并形成檔案統(tǒng)計報表。檔案統(tǒng)計報表應(yīng)包括檔案數(shù)量、檔案類別、檔案保管期限、檔案利用情況等信息。（二）檔案移交1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)重組等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，檔案管理部門應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行檔案移交工作。2.檔案移交工作應(yīng)形成檔案移交清單，記錄檔案資料的名稱、數(shù)量、類別、保管期限等信息。檔案移交清單應(yīng)經(jīng)移交雙方簽字確認(rèn)后存檔。3.檔案移