檔案統(tǒng)計(jì)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，準(zhǔn)確掌握檔案資源狀況，為各項(xiàng)工作提供有力的檔案信息支持，特制定本檔案統(tǒng)計(jì)制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理活動中涉及的統(tǒng)計(jì)工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必須如實(shí)反映檔案管理的實(shí)際情況，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。2.準(zhǔn)確性原則：統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的統(tǒng)計(jì)方法和程序進(jìn)行，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理和報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)資料，確保統(tǒng)計(jì)信息的時(shí)效性。4.完整性原則：全面涵蓋檔案管理的各個方面，保證統(tǒng)計(jì)資料的完整性。二、檔案統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)設(shè)立專門的檔案統(tǒng)計(jì)工作小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本公司/組織的檔案統(tǒng)計(jì)工作。工作小組設(shè)在檔案管理部門，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長。（二）人員職責(zé)1.組長職責(zé)全面負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作的組織、領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)。審核重要的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析報(bào)告，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和統(tǒng)計(jì)結(jié)論的可靠性。定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)展情況，為決策提供依據(jù)。2.檔案統(tǒng)計(jì)人員職責(zé)負(fù)責(zé)制定檔案統(tǒng)計(jì)工作計(jì)劃和方案，明確統(tǒng)計(jì)任務(wù)、方法、時(shí)間安排等。按照規(guī)定的統(tǒng)計(jì)范圍、內(nèi)容、方法和時(shí)間要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、整理、匯總檔案統(tǒng)計(jì)資料。運(yùn)用科學(xué)的統(tǒng)計(jì)分析方法，對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，撰寫統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，為檔案管理工作提供決策建議。建立健全檔案統(tǒng)計(jì)臺賬和數(shù)據(jù)庫，妥善保管檔案統(tǒng)計(jì)資料，確保統(tǒng)計(jì)信息的安全。負(fù)責(zé)與其他部門溝通協(xié)調(diào)，獲取相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，保證統(tǒng)計(jì)工作的順利開展。三、檔案統(tǒng)計(jì)范圍與內(nèi)容（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)1.各類檔案的年度新增數(shù)量，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.歷年累計(jì)檔案數(shù)量，按不同類別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總。3.檔案的銷毀數(shù)量及銷毀原因統(tǒng)計(jì)。（二）檔案整理情況統(tǒng)計(jì)1.檔案整理的年度工作量，如案卷的整理數(shù)量、文件的分類編目數(shù)量等。2.檔案整理的質(zhì)量情況，包括整理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性等方面的統(tǒng)計(jì)分析。（三）檔案利用情況統(tǒng)計(jì)1.檔案查閱利用的人次、卷次統(tǒng)計(jì)，區(qū)分不同利用目的進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。2.檔案借閱的數(shù)量、時(shí)間統(tǒng)計(jì)，分析借閱高峰時(shí)段和借閱熱門檔案類別。3.檔案復(fù)制的份數(shù)、用途統(tǒng)計(jì)。（四）檔案保管情況統(tǒng)計(jì)1.檔案庫房的面積、空間利用情況統(tǒng)計(jì)。2.檔案存儲設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、存儲容量統(tǒng)計(jì)。3.檔案保管環(huán)境的監(jiān)測數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，如溫度、濕度、空氣質(zhì)量等。（五）檔案信息化建設(shè)情況統(tǒng)計(jì)1.檔案數(shù)字化的數(shù)量、比例統(tǒng)計(jì)，包括已數(shù)字化檔案的類別、年份等。2.檔案管理系統(tǒng)的使用情況統(tǒng)計(jì)，如登錄次數(shù)、功能模塊使用頻率等。3.電子檔案的存儲情況統(tǒng)計(jì)，包括存儲位置、存儲格式、備份情況等。四、檔案統(tǒng)計(jì)方法與流程（一）統(tǒng)計(jì)方法1.定期統(tǒng)計(jì)：按照月度、季度、年度等固定時(shí)間周期進(jìn)行全面統(tǒng)計(jì)。2.專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)：針對特定的檔案管理工作或項(xiàng)目進(jìn)行專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)調(diào)查。3.抽樣統(tǒng)計(jì)：對于數(shù)量較大的檔案類別，可采用抽樣統(tǒng)計(jì)的方法獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。（二）統(tǒng)計(jì)流程1.數(shù)據(jù)收集檔案統(tǒng)計(jì)人員定期從檔案管理系統(tǒng)、檔案臺賬、借閱登記冊等相關(guān)資料中收集所需的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。對于涉及其他部門的數(shù)據(jù)，通過與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)、發(fā)放統(tǒng)計(jì)報(bào)表等方式獲取。2.數(shù)據(jù)整理對收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和一致性，剔除無效數(shù)據(jù)。按照統(tǒng)計(jì)要求對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、匯總、計(jì)算，形成初步的統(tǒng)計(jì)資料。3.數(shù)據(jù)分析運(yùn)用統(tǒng)計(jì)分析方法，如對比分析、趨勢分析、結(jié)構(gòu)分析等，對整理好的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析。挖掘數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。4.統(tǒng)計(jì)報(bào)告撰寫根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，撰寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告，報(bào)告應(yīng)包括統(tǒng)計(jì)目的、范圍、方法、主要數(shù)據(jù)、分析結(jié)論和建議等內(nèi)容。統(tǒng)計(jì)報(bào)告應(yīng)語言簡潔、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、分析透徹，具有較強(qiáng)的可讀性和實(shí)用性。五、檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表與臺賬管理（一）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.制定統(tǒng)一規(guī)范的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表格式，明確報(bào)表的名稱、編號、填報(bào)單位、填報(bào)日期、報(bào)表內(nèi)容、指標(biāo)解釋等。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)涵蓋本制度規(guī)定的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容，確保統(tǒng)計(jì)信息的全面性和系統(tǒng)性。3.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求如實(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、拒報(bào)、遲報(bào)。（二）臺賬管理1.建立健全檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，包括檔案數(shù)量臺賬、檔案整理臺賬、檔案利用臺賬、檔案保管臺賬、檔案信息化建設(shè)臺賬等。2.臺賬應(yīng)詳細(xì)記錄檔案管理活動的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，做到及時(shí)更新、準(zhǔn)確無誤。3.檔案統(tǒng)計(jì)臺賬應(yīng)妥善保管，以便隨時(shí)查閱和核對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。六、檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量控制（一）數(shù)據(jù)審核機(jī)制1.建立數(shù)據(jù)審核流程，對收集到的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行初審、復(fù)審。2.初審由檔案統(tǒng)計(jì)人員負(fù)責(zé)，主要檢查數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和邏輯性。3.復(fù)審由檔案統(tǒng)計(jì)工作小組組長或檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行，重點(diǎn)審核數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。（二）數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)督1.定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.建立數(shù)據(jù)質(zhì)量反饋機(jī)制，鼓勵員工對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量提出意見和建議。3.將檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量納入績效考核體系，對數(shù)據(jù)質(zhì)量高的部門和個人給予獎勵，對數(shù)據(jù)質(zhì)量差的進(jìn)行相應(yīng)處罰。七、檔案統(tǒng)計(jì)資料的報(bào)送與歸檔（一）報(bào)送要求1.檔案統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和渠道報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析報(bào)告。2.報(bào)送的統(tǒng)計(jì)資料應(yīng)加蓋單位公章，并由統(tǒng)計(jì)人員和部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.對于重要的統(tǒng)計(jì)資料，應(yīng)同時(shí)報(bào)送電子文檔和紙質(zhì)文檔。（二）歸檔管理1.檔案統(tǒng)計(jì)資料形成后，應(yīng)按照檔案管理的要求及時(shí)進(jìn)行歸檔。2.歸檔的統(tǒng)計(jì)資料應(yīng)分類整理、編目編號，便于查閱和利用。3.檔案統(tǒng)計(jì)資料的保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保統(tǒng)計(jì)資料的長期