會計檔案保存制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理工作。（三）定義會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理職責1.公司財務部門負責會計檔案的整理、裝訂、保管和移交等工作，并指定專人負責會計檔案管理工作。2.公司檔案管理部門負責對會計檔案的歸檔、存儲、查閱等進行指導和監(jiān)督，并提供必要的檔案管理設施和條件。3.各部門應積極配合財務部門和檔案管理部門做好會計檔案的管理工作，確保會計檔案的真實、完整、安全。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證包括原始憑證和記賬憑證，是記錄公司經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生和完成情況的書面證明，是登記賬簿的依據(jù)。（二）會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿，全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄公司的經(jīng)濟業(yè)務。（三）財務會計報告包括月度、季度、年度財務會計報告，是公司對外提供財務信息的重要文件，反映公司一定時期的財務狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等情況。（四）其他會計資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。三、會計檔案的整理與裝訂（一）會計憑證的整理與裝訂1.每月終了，會計人員應及時將本月的會計憑證進行整理。首先，對原始憑證進行分類，按照經(jīng)濟業(yè)務的性質(zhì)和用途進行排列；然后，將記賬憑證與所附原始憑證核對無誤后，按照編號順序排列。2.會計憑證應使用專用的憑證封面和封底進行裝訂。裝訂時，應確保憑證整齊、牢固，不得有缺頁、掉頁等情況。3.在憑證封面上，應注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員和會計主管人員在封面上簽字或蓋章。（二）會計賬簿的整理與裝訂1.年度終了，會計人員應將全年的會計賬簿進行整理。首先，對賬簿中的賬頁進行核對，確保賬賬相符；然后，將賬頁按照順序編號，加裝封面和封底。2.會計賬簿應使用專用的賬簿封面進行裝訂。裝訂時，應注意保護賬簿的完整性，不得隨意涂改或損壞賬頁。3.在賬簿封面上，應注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿編號等內(nèi)容，并由會計主管人員簽字或蓋章。（三）財務會計報告的整理與裝訂1.年度終了，財務部門應將全年的財務會計報告進行整理。首先，對報告中的各項數(shù)據(jù)進行核對，確保數(shù)據(jù)準確無誤；然后，將報告按照順序編號，加裝封面和封底。2.財務會計報告應使用專用的報告封面進行裝訂。裝訂時，應注意保護報告的完整性，不得隨意折疊或損壞報告。3.在報告封面上，應注明單位名稱、年度、報告名稱、報告編號等內(nèi)容，并由單位負責人、主管會計工作的負責人、會計機構(gòu)負責人（會計主管人員）簽字并蓋章。（四）其他會計資料的整理與裝訂1.其他會計資料應按照類別進行整理，分別加裝封面和封底。2.在資料封面上，應注明資料名稱、年度、月份、資料編號等內(nèi)容，并由相關人員簽字或蓋章。四、會計檔案的保管（一）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。（二）保管地點1.公司應設立專門的會計檔案保管庫，用于存放會計檔案。保管庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設施，確保會計檔案的安全。2.會計檔案保管庫應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。（三）保管要求1.會計檔案應分類存放，按照保管期限和類別進行編號，便于查找和管理。2.會計檔案應妥善保管，不得隨意堆放或丟棄。對于重要的會計檔案，應采取備份等措施，防止檔案丟失或損壞。3.會計檔案保管人員應定期對會計檔案進行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.本公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。2.財務部門負責人根據(jù)查閱申請進行審批，批準后，由會計檔案保管人員提供查閱服務，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應在規(guī)定的時間和地點進行查閱，不得擅自將會計檔案帶出保管庫或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中，應愛護會計檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換或損壞。（二）借閱程序1.外單位人員查閱或借閱本公司會計檔案，應持有單位介紹信，并填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，經(jīng)本公司財務部門負責人審批后，報公司分管領導批準。2.經(jīng)批準后，由會計檔案保管人員與借閱人員辦理借閱手續(xù)，填寫《會計檔案借閱登記簿》，注明借閱單位名稱、借閱人員姓名、借閱時間、歸還時間等內(nèi)容，并要求借閱人員簽字確認。3.借閱人員應按照規(guī)定的時間歸還會計檔案，如有特殊情況需要延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時，會計檔案保管人員應對檔案進行檢查，確保檔案完好無損。（三）查閱與借閱限制1.涉及國家機密和商業(yè)秘密的會計檔案，不得查閱或借閱。2.查閱或借閱會計檔案時，不得擅自復印、拍照或抄錄會計檔案內(nèi)容。如有特殊需要，應經(jīng)財務部門負責人批準，并在檔案保管人員的監(jiān)督下進行。六、會計檔案的移交（一）移交時間1.會計人員因工作調(diào)動或離職等原因，應按照規(guī)定及時辦理會計檔案的移交手續(xù)。2.年度終了后，財務部門應將當年的會計檔案整理完畢，并在規(guī)定的時間內(nèi)移交給公司檔案管理部門。（二）移交程序1.會計人員辦理會計檔案移交手續(xù)時，應編制《會計檔案移交清冊》，詳細列出移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.交接雙方應按照《會計檔案移交清冊》所列內(nèi)容進行逐項核對，核對無誤后，交接雙方在移交清冊上簽字或蓋章。3.會計檔案移交清冊一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。（三）檔案管理部門接收1.公司檔案管理部門在接收會計檔案時，應認真核對移交清冊所列內(nèi)容，確保會計檔案的完整性和準確性。2.檔案管理部門接收會計檔案后，應按照規(guī)定進行分類、編號、存儲，并建立會計檔案管理臺賬，記錄會計檔案的接收、保管、查閱、借閱、移交等情況。七、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.會計檔案保管期滿，且符合國家有關銷毀規(guī)定的，可以按照規(guī)定進行銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由財務部門會同檔案管理部門提出銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計檔案銷毀清冊》經(jīng)公司財務部門負責人、檔案管理部門負責人審核，報公司分管領導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀會計檔案時，應由財務部門、檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前，應當按照《會計檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容進行清點核對；銷毀后，應