加油站檔案制度一、總則（一）目的為加強加油站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在加油站經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所屬各加油站的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指加油站在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：加油站檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映加油站的經(jīng)營管理活動。3.保密性原則：對涉及加油站商業(yè)秘密、客戶信息等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）加油站站長職責(zé)1.負(fù)責(zé)本加油站檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作符合公司要求和相關(guān)法律法規(guī)。2.審核重要檔案的形成、收集、整理和歸檔工作，保證檔案質(zhì)量。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，為檔案管理工作提供必要的資源支持。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)加油站檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理流程和操作規(guī)范，指導(dǎo)和監(jiān)督各崗位人員做好檔案資料的收集和整理工作。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、統(tǒng)計和安全保密工作，定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定的期限和程序，及時對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀工作，確保檔案的時效性和有效性。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好登記和記錄。6.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為加油站的經(jīng)營管理決策提供支持。（三）各崗位人員職責(zé)1.在各自的工作范圍內(nèi)，負(fù)責(zé)收集、整理本崗位工作中形成的各類文件資料，并及時移交檔案管理人員。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管本崗位使用的檔案資料，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借或丟失。3.積極配合檔案管理人員做好檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的分類與編號（一）分類加油站檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括加油站的行政文件（如上級文件、內(nèi)部發(fā)文、會議紀(jì)要等）、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、證照資料等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：涵蓋油品采購合同、銷售合同、客戶檔案、市場調(diào)研報告、營銷活動方案等。3.財務(wù)管理類：包含財務(wù)報表、會計憑證、稅務(wù)資料、資金管理文件等。4.安全管理類：涉及安全管理制度、安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案、事故處理報告等。5.設(shè)備管理類：包括設(shè)備臺賬、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備采購合同、設(shè)備報廢申請等。6.油品管理類：有油品進(jìn)庫單、出庫單（包括油品的品種、數(shù)量、質(zhì)量等信息）、油品損耗記錄、油品質(zhì)量檢測報告等。7.員工培訓(xùn)類：包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、員工考核成績等。8.客戶服務(wù)類：包含客戶投訴處理記錄、客戶滿意度調(diào)查資料、服務(wù)改進(jìn)措施等。9.信息化管理類：涉及加油站信息系統(tǒng)的相關(guān)文檔（如系統(tǒng)操作手冊、數(shù)據(jù)備份記錄、系統(tǒng)維護(hù)記錄等）。10.其他類：不屬于以上九類的其他重要文件資料。（二）編號1.每類檔案按照一定的順序進(jìn)行編號，編號采用阿拉伯?dāng)?shù)字，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量合理確定。2.編號規(guī)則示例：行政管理類檔案編號為“XZGL001”，其中“XZGL”表示行政管理類，“001”為該類檔案的順序號。其他各類檔案編號以此類推。3.在檔案整理過程中，應(yīng)根據(jù)編號順序建立檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的類別、編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.加油站各部門和崗位在工作中形成的各類文件、資料、報表、記錄等，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.上級主管部門下發(fā)的與加油站相關(guān)的文件、通知、指示等。3.加油站與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、信函等。4.加油站內(nèi)部的會議記錄、工作計劃、總結(jié)報告、統(tǒng)計報表等。5.員工的個人檔案資料（如入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等）。6.加油站設(shè)備的采購、安裝、調(diào)試、維護(hù)、維修等過程中形成的文件資料。7.油品的采購、儲存、銷售、損耗等環(huán)節(jié)的相關(guān)記錄和報告。8.加油站開展的各類營銷活動、客戶服務(wù)活動的策劃方案、執(zhí)行記錄和效果評估資料。9.加油站信息化建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類文檔，包括系統(tǒng)需求分析報告、設(shè)計文檔、測試報告、用戶手冊等。10.其他具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門和崗位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要文件資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集與原件核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。4.收集的文件資料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，確保資料的條理清晰。（三）整理方法1.檔案管理人員對收集到的文件資料進(jìn)行進(jìn)一步整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對每份文件資料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明文件資料的題名、日期、來源、保管期限等信息，并將目錄卡片放入相應(yīng)的檔案盒內(nèi)。3.對文件資料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案夾或檔案袋進(jìn)行裝訂，確保文件資料的整齊、牢固。4.對于紙張較大或較多的文件資料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪，使其大小與檔案夾或檔案袋相適應(yīng)，并在折疊或裁剪處加蓋騎縫章。5.對電子文件資料，應(yīng)按照電子檔案管理要求進(jìn)行整理，建立電子文件目錄，確保電子文件的命名規(guī)范、存儲有序，并定期進(jìn)行備份。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時歸檔，按照檔案編號順序放入檔案柜或檔案架中。2.檔案管理人員應(yīng)建立檔案歸檔登記冊，詳細(xì)記錄檔案的歸檔時間、類別、編號、題名等信息，以便查詢和統(tǒng)計。3.對于重要檔案，應(yīng)單獨設(shè)立專柜存放，并進(jìn)行重點標(biāo)識，確保檔案的安全保管。（二）保管期限1.加油站檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括加油站的重要合同、協(xié)議、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、土地使用證、房產(chǎn)證明等具有重要歷史價值和法律意義的文件資料。3.長期保管的檔案一般為10年以上，包括加油站的年度工作計劃與總結(jié)、財務(wù)報表、設(shè)備臺賬、油品損耗記錄等對加油站經(jīng)營管理有重要參考價值的文件資料。4.短期保管的檔案為110年，如一般性的文件、通知、報表、記錄等。5.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況進(jìn)行，確保檔案的完整性和有效性。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案柜架應(yīng)排列整齊，便于查找和存取檔案。檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案之間應(yīng)留有適當(dāng)?shù)拈g隔。3.對檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)采取相應(yīng)的修復(fù)措施。4.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全。5.對電子檔案應(yīng)采取加密存儲、定期備份等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。6.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.加油站內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交檔案管理人員。2.檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，在檔案目錄中查找相應(yīng)檔案，并將檔案提供給查閱人員。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等內(nèi)容，并經(jīng)加油站站長簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理人員根據(jù)申請表辦理借閱手續(xù)，將檔案借給借閱人員，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱信息，包括借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期限屆滿，應(yīng)按時歸還檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理人員應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、加油站站長及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、歷史價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查和評估。3.對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)鑒定小組簽字同意后報公司主管部門審批。（二）銷毀1.經(jīng)公司主管部門批準(zhǔn)后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序?qū)M銷毀的檔案進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.銷毀檔案的方式可根據(jù)檔案的性質(zhì)和數(shù)量選擇合適的方法，如焚燒、粉碎等。銷毀后的檔案應(yīng)無任何殘留痕跡，確保檔案信息的徹底消除。4.檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)及時在檔案管理系統(tǒng)中更新檔案狀態(tài)，并將銷毀清單歸檔保存，以備查考。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、類別、保管期限、查閱人次、借閱人次等。統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，并定期上報加油站站長和公司主管部門。3.通過檔案統(tǒng)計分析，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。（二）移交1.加油站因機構(gòu)調(diào)整、撤銷、合并等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，移交單