檔案登記使用制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案登記與使用流程，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案登記、查閱、借閱、使用、歸還等過程中的管理活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.統一管理原則：公司檔案實行集中統一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、登記和使用等工作。3.安全保密原則：強化檔案安全保密意識，采取有效措施保障檔案信息不被泄露、篡改或丟失。4.高效利用原則：在確保檔案安全的前提下，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供及時、準確的檔案支持。二、檔案登記（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、制度、會議紀要、工作計劃與總結、行政公文等。2.人事檔案：員工個人基本信息、入職離職手續(xù)、薪酬福利、績效考核、培訓記錄以及人事任免等相關資料。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料以及財務合同等。4.業(yè)務檔案：各類業(yè)務合同、項目文檔、市場調研報告、客戶資料以及業(yè)務往來信函等。5.技術檔案：研發(fā)項目資料、技術方案、工藝流程、產品圖紙以及技術專利等。（二）檔案編號為便于檔案的管理與查詢，對每一份檔案進行唯一編號。編號規(guī)則如下：1.編號結構：采用[年份][類別代碼][流水號]的形式。例如，2023年行政類檔案的第一份編號為2023XZ001。2.年份：取檔案形成年份的后兩位數字。3.類別代碼：根據檔案分類，分別設定行政（XZ）、人事（RS）、財務（CW）、業(yè)務（YW）、技術（JS）等類別代碼。4.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編排，從001開始遞增。（三）登記內容1.檔案基本信息：包括檔案編號、名稱、類別、形成部門、形成日期、保管期限等。2.檔案內容摘要：簡要概括檔案的主要內容，以便快速了解檔案核心信息。3.密級標注：根據檔案內容的敏感程度，標注為絕密、機密、秘密或非密級。4.存放位置：記錄檔案在檔案庫房中的具體存放架位。（四）登記流程1.檔案形成部門：在檔案形成后，由檔案形成部門指定專人負責填寫檔案登記表，確保登記信息準確、完整。2.檔案管理部門：檔案管理部門收到檔案登記表后，對登記信息進行審核，審核無誤后按照編號規(guī)則進行編號，并將檔案歸入相應類別存放于檔案庫房。同時，在檔案管理系統中錄入檔案登記信息，建立電子檔案目錄。三、檔案使用（一）查閱1.查閱權限公司內部員工因工作需要查閱檔案的，可向檔案管理部門提出申請。查閱行政、人事、財務等一般性檔案，由所在部門負責人審批。查閱業(yè)務、技術等涉及公司核心機密的檔案，需經公司分管領導審批。2.查閱流程查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的編號、名稱、查閱目的等信息。將申請表提交至相應審批人進行審批，審批通過后交檔案管理部門。檔案管理部門根據申請表提供的信息，在檔案庫房中查找相應檔案，并安排專人在查閱室提供查閱服務。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室。查閱完畢后，查閱人員應在《檔案查閱登記表》上簽字確認查閱情況。（二）借閱1.借閱權限原則上不允許外借檔案。因特殊情況確需外借的，須經公司總經理審批。公司內部員工借閱檔案，參照查閱審批權限執(zhí)行。2.借閱流程借閱申請人填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的編號、名稱、借閱期限、借閱用途等。申請表經審批通過后交檔案管理部門。檔案管理部門對借閱檔案進行復印或掃描（涉及保密檔案除外），提供復印件或掃描件給借閱人。如確需借閱原件，檔案管理部門應與借閱人簽訂《檔案借閱協議》，明確借閱人責任和義務，包括按時歸還、妥善保管、不得轉借、不得擅自復制等。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人應提前[X]個工作日向檔案管理部門提出申請，經批準后方可延長。（三）使用檔案使用人員應嚴格按照公司規(guī)定和審批用途使用檔案，不得擅自更改、涂抹、抽取、撤換檔案內容。如需對檔案進行摘錄、引用，應注明出處和檔案編號。（四）歸還1.借閱檔案歸還借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案。如因特殊原因無法按時歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時，借閱人應確保檔案完整無損，如有損壞、丟失等情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應責任。檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應進行認真核對，確認無誤后在《檔案借閱登記表》上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。2.查閱檔案歸還查閱人員查閱完畢后，應將檔案及時歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進行核對后入庫保管。四、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案庫房安全檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設施，定期進行檢查和維護，確保設施正常運行。庫房內設置溫濕度計，保持適宜的溫濕度環(huán)境，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。檔案庫房應安裝門禁系統，限制無關人員進入。檔案管理人員應妥善保管庫房鑰匙，不得隨意轉借他人。2.檔案載體安全對紙質檔案應定期進行清點整理，發(fā)現破損、霉變等情況及時進行修復或復制。對電子檔案應定期進行備份，備份數據存儲于不同介質，并分別存放于不同地點。同時，定期對電子檔案進行病毒查殺和數據維護，確保數據安全。（二）保密管理1.保密制度公司制定嚴格的檔案保密制度，明確保密責任和義務，對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務秘密等重要檔案進行重點保護。檔案管理人員應簽訂保密協議，承諾保守檔案機密信息。2.保密措施對保密檔案應單獨存放，并標注明顯的保密標識。在檔案查閱、借閱過程中，嚴格控制知悉范圍，嚴禁無關人員接觸保密檔案。檔案管理人員不得私自泄露檔案內容，如因工作需要對外提供檔案信息，須經公司保密管理部門審核批準，并按照規(guī)定進行脫敏處理。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設立檔案管理監(jiān)督小組，由公司辦公室、審計部門等相關人員組成，負責對檔案登記使用制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.檔案登記情況：檢查檔案登記表填寫是否完整、準確，編號是否規(guī)范，檔案入庫是否及時。2.檔案使用情況：檢查檔案查閱、借閱、使用、歸還等流程是否符合規(guī)定，審批手續(xù)是否齊全，使用記錄是否完整。3.檔案安全與保密情況：檢查檔案庫房安全設施是否完好，檔案載體是否安全，保密制度是否落實，有無檔案泄密事件發(fā)生。（三）檢查頻率檔案管理監(jiān)督小組定期對檔案管理工作進行檢查，每季度至少進行一次全面檢查，并形成檢查報告。對發(fā)現的問題及時提出整改意見，督促相關部門和人員進行整改。六、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定進行檔案登記，導致檔案信息不準確或丟失。2.未經審批擅自查閱、借閱、使用檔案。3.擅自更改、涂抹、抽取、撤換檔案內容。4.未按規(guī)定歸還檔案，造成檔案逾期未歸或丟失。5.違反檔案安全與保密制度，導致檔案信息泄露。（二）責任追究方式1.對于一般違規(guī)