知聯(lián)會檔案制度一、總則（一）目的為加強知聯(lián)會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于知聯(lián)會及其所屬各部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：知聯(lián)會檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或人員負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映知聯(lián)會的工作活動和歷史面貌，確保檔案內容的真實性。3.完整性原則：全面收集和保存知聯(lián)會在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及知聯(lián)會機密和敏感信息的檔案，應嚴格保密，防止檔案信息的泄露。5.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用價值。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門知聯(lián)會設立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌管理知聯(lián)會的檔案工作。檔案管理部門應配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的具體業(yè)務操作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定知聯(lián)會檔案管理制度并組織實施。2.負責知聯(lián)會各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設備，如檔案庫房、檔案柜、防火防盜防潮防蟲等設施，確保檔案的安全保存。4.對檔案進行定期檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題，對破損、褪色等檔案及時進行修復和復制。5.負責檔案的鑒定工作，按照規(guī)定的標準和程序，對檔案進行價值鑒定，確定檔案的保管期限，對失去保存價值的檔案提出銷毀意見。6.依法做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地填報檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。7.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，編制各種檔案檢索工具和參考資料，為知聯(lián)會的工作決策、業(yè)務開展、歷史研究等提供檔案信息服務。8.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育活動，提高知聯(lián)會全體成員的檔案意識和檔案管理水平。9.負責與上級檔案管理部門及其他相關單位的檔案業(yè)務聯(lián)系與交流，接受業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保本部門形成的檔案材料齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作，及時提供本部門相關檔案信息。4.負責向本部門人員宣傳檔案工作的重要性，督促本部門人員及時將工作中形成的檔案材料歸檔，確保檔案的及時收集。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.知聯(lián)會召開的各類會議文件、記錄、紀要、決議等，包括會員大會、理事會會議、常務理事會會議、專題研討會等。2.知聯(lián)會制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、統(tǒng)計報表等。3.知聯(lián)會開展的各類活動資料，如調研活動、培訓活動、聯(lián)誼活動、社會服務活動等的方案、通知、總結、照片、視頻等。4.知聯(lián)會會員的基本信息、入會申請書、會員登記表、會員考核記錄、會員獎懲情況等。5.知聯(lián)會與其他組織或單位的往來文件、信函、合同、協(xié)議等。6.知聯(lián)會在宣傳工作中形成的各類宣傳資料，如宣傳冊、海報、新聞稿件、媒體報道等。7.知聯(lián)會獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案的照片及相關文字說明。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案收集人員應熟悉檔案收集范圍和要求，定期對本部門工作中形成的檔案材料進行清理和收集，防止檔案材料的散失。3.對于重要活動或項目形成的檔案材料，應在活動結束或項目完成后及時收集整理，確保檔案的時效性。4.收集的檔案材料應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保檔案分類科學、合理。3.檔案整理應做到規(guī)范化、標準化，統(tǒng)一采用國家規(guī)定的檔案整理方法和格式。（四）整理方法1.分類：知聯(lián)會檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、財務管理類、聲像檔案類等類別。每個類別下再根據(jù)檔案的具體內容和性質進行二級分類。2.編號：對整理好的檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號可采用年度類別順序號的方式編制。3.編目：編制檔案目錄，檔案目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責任者等內容，確保檔案目錄準確反映檔案的基本信息。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于翻閱和保管。四、檔案的保管（一）保管期限劃分知聯(lián)會檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映知聯(lián)會主要職能活動和歷史面貌的，對知聯(lián)會工作、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映知聯(lián)會一般工作活動，在較長時間內對知聯(lián)會工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時間內對知聯(lián)會工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限一般為1年至15年。（二）保管要求1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應存放在專用的檔案柜中，檔案柜應排列整齊，便于查找和管理。檔案存放應按照類別、年度、保管期限等順序進行排列，確保檔案存放有序。3.對電子檔案應進行備份存儲，備份存儲介質應定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應采用加密存儲等安全措施，確保電子檔案信息的安全。4.定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、褪色、霉變等情況應及時進行處理。對破損檔案應進行修復，對褪色檔案應進行復制，確保檔案的完整性和可讀性。5.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和蟲害。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地分析、準確判定檔案價值的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件逐頁進行審查，分析檔案的內容、來源、時間、形式等因素，準確判斷檔案的價值。2.綜合分析法：綜合考慮知聯(lián)會的工作職能、歷史發(fā)展、社會需求等因素，對檔案進行全面分析，確定檔案的價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責任者等內容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)知聯(lián)會領導審批后，方可進行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行銷毀。銷毀檔案時，應采用適當?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應永久保存，作為檔案銷毀工作的記錄。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.知聯(lián)會內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱涉及機密或敏感信息的檔案，需經(jīng)知聯(lián)會保密工作部門負責人批準。2.外部單位或個人查閱知聯(lián)會檔案，應持有單位介紹信或相關證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)知聯(lián)會辦公室負責人審核，報知聯(lián)會領導批準后，方可查閱。查閱涉及機密或敏感信息的檔案，需經(jīng)知聯(lián)會保密工作部門負責人批準，并采取必要的保密措施。（二）查閱要求1.查閱人員應遵守檔案查閱規(guī)定，愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱時間一般不得超過規(guī)定時間。如需復印或摘錄檔案內容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.查閱人員對查閱過程中知悉的數(shù)據(jù)、情況等負有保密義務，不得泄露給無關人員。（三）利用方式1.檔案管理部門應積極為知聯(lián)會的工作決策、業(yè)務開展、歷史研究等提供檔案信息服務，根據(jù)利用需求，編制各種檔案檢索工具和參考資料，如檔案目錄、全宗介紹、專題索引等。2.對于重要檔案或涉及多個部門的檔案，檔案管理部門可組織相關人員進行聯(lián)合查閱和利用，提高檔案的使用效率。3.鼓勵知聯(lián)會成員通過檔案管理部門的數(shù)字化檔案系統(tǒng)查閱檔案，實現(xiàn)檔案信息的便捷利用。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，及時準確地填報檔案統(tǒng)計報表。2.檔案統(tǒng)計報表應包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等內容，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、完整。3.檔案統(tǒng)計工作應做到及時、規(guī)范，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應妥善保存，以便為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.知聯(lián)會在機構變動、撤