檔案文件處理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案文件管理，確保檔案文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案文件的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案文件形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案文件由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案文件管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案文件應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案文件應(yīng)齊全完整，涵蓋公司經(jīng)營管理活動的各個方面。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案文件進行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：檔案文件管理應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。二、檔案文件管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司檔案文件管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案文件，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.負責(zé)檔案文件的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立健全檔案文件檢索系統(tǒng)，為公司各部門及員工提供檔案文件查閱服務(wù)。5.監(jiān)督指導(dǎo)公司各部門的檔案文件管理工作，定期進行檢查和考核。6.組織開展檔案文件管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案文件的形成、收集、整理和初步歸檔工作，并按規(guī)定定期移交綜合管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案文件管理工作的日常事務(wù)。3.嚴(yán)格遵守公司檔案文件管理制度，確保本部門檔案文件的安全和完整。4.積極配合綜合管理部門做好檔案文件的查閱、利用等工作。三、檔案文件的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于：上級機關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。公司制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、報告、會議記錄、決議等。公司對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書、招投標(biāo)文件等。公司的財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等。公司的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。公司的科技項目申報材料、研究報告、技術(shù)文件、圖紙等。公司的業(yè)務(wù)檔案，如客戶資料、市場調(diào)研報告、營銷策劃方案等。公司獲得的榮譽證書、獎勵文件等。2.員工個人在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要文件材料，如工作成果報告、技術(shù)創(chuàng)新資料、業(yè)務(wù)往來信函等，應(yīng)及時交所在部門兼職檔案員統(tǒng)一收集。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案文件收集的責(zé)任人，確保檔案文件及時、完整地收集。2.檔案文件收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、真實的原則，不得遺漏重要文件。3.對于電子文件，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本或打印件，并確保兩者內(nèi)容一致。4.收集的檔案文件應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和查閱，符合檔案管理的基本要求。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目專業(yè)階段進行分類整理，建立項目檔案卷冊。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行整理，編制會計檔案目錄。4.人事檔案：按照員工個人信息、履歷、考核、培訓(xùn)、獎懲等內(nèi)容進行整理，建立員工人事檔案。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)特點和管理需要，進行分類整理，建立相應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案索引。四、檔案文件的歸檔（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.科技檔案應(yīng)在項目結(jié)束后三個月內(nèi)完成歸檔。3.會計檔案應(yīng)在會計年度終了后，由財務(wù)部門保管一年，期滿后移交綜合管理部門歸檔。4.人事檔案應(yīng)隨時歸檔，確保檔案資料的及時更新。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程和管理要求，定期進行歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對整理好的檔案文件進行初步審核，確保檔案文件的質(zhì)量。2.填寫檔案文件移交清單，注明檔案文件的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.將檔案文件連同移交清單一并移交綜合管理部門檔案管理人員。4.綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案文件進行再次審核，核對無誤后辦理簽收手續(xù)，并將檔案文件歸入相應(yīng)的檔案類別。五、檔案文件的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案文件的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管方式及要求1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。同時，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案目錄索引，方便快速檢索。2.電子檔案：應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進行存儲和管理，采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的電子目錄索引，便于查詢和利用。3.特殊載體檔案：如照片、錄音、錄像等，應(yīng)根據(jù)其特點進行分類整理，采用專門的保管設(shè)備進行保管，并注明相關(guān)信息，如拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案文件，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案文件，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案文件，保管期限為5年以下。（四）檔案清查與盤點1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案文件進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案文件的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查和盤點工作應(yīng)填寫檔案清查盤點表，記錄檔案文件的實際情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。六、檔案文件的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案文件。涉及公司機密的檔案文件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進行查閱和利用。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：查閱人應(yīng)填寫檔案文件查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部門檔案管理人員審核。檔案管理人員根據(jù)審核情況，為查閱人提供相應(yīng)檔案文件，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案文件，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。2.借閱手續(xù)：借閱人應(yīng)填寫檔案文件借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息。申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部門負責(zé)人審批。檔案管理人員根據(jù)審批情況，為借閱人辦理借閱手續(xù)，發(fā)放檔案文件，并要求借閱人簽字確認(rèn)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案文件上涂改、圈劃、批注、污損，如需摘錄或復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。借閱人應(yīng)按時歸還檔案文件，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用限制1.涉及公司機密的檔案文件，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱、復(fù)制，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。2.檔案文件的利用應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定，不得用于非法目的。3.查閱和借閱檔案文件的人員，應(yīng)愛護檔案文件，不得損壞、丟失檔案文件。如因保管不善造成檔案文件損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案文件的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案文件鑒定工作小組，由綜合管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等。鑒定工作小組負責(zé)對到期檔案文件進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案文件進行鑒定，確定是否仍有保存價值。2.對已失去保存價值的檔案文件，應(yīng)從真實性、完整性、準(zhǔn)確性等方面進行審核，確保檔案文件確實無需保留。3.對于涉及公司機密的檔案文件，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定進行鑒定，嚴(yán)格控制銷毀范圍。（三）銷毀程序1.鑒定工作小組對擬銷毀的檔案文件進行逐一審核，填寫檔案文件銷毀鑒定表，注明檔案文件的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.鑒定表經(jīng)鑒定工作小組組長簽字同意后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門檔案管理人員負責(zé)組織實施銷毀工作。銷