檔案開(kāi)放劃控制度一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織檔案的開(kāi)放與管理，確保檔案信息的合理利用，同時(shí)保障檔案的安全與機(jī)密性，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有部門(mén)及員工所涉及的各類(lèi)檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案開(kāi)放與管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案開(kāi)放過(guò)程中，始終將檔案安全與保密放在首位，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.合理利用原則：在保障檔案安全與保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有效支持，促進(jìn)檔案信息的合理利用。二、檔案開(kāi)放的范圍與條件（一）開(kāi)放范圍1.已過(guò)保密期限且不涉及敏感信息的檔案。2.法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)公開(kāi)的檔案。3.經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)可以公開(kāi)的其他檔案。（二）開(kāi)放條件1.檔案形成部門(mén)或保管部門(mén)提出開(kāi)放申請(qǐng)，并填寫(xiě)《檔案開(kāi)放申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明檔案開(kāi)放的理由、范圍及利用目的。2.申請(qǐng)開(kāi)放的檔案必須經(jīng)過(guò)整理、編目等規(guī)范的整理程序，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。3.涉及多個(gè)部門(mén)的檔案，需經(jīng)相關(guān)部門(mén)協(xié)商一致，并在《檔案開(kāi)放申請(qǐng)表》上簽署意見(jiàn)。4.對(duì)可能影響國(guó)家安全、社會(huì)穩(wěn)定或公司/組織利益的檔案，不予開(kāi)放。三、檔案開(kāi)放的申請(qǐng)與審批程序（一）申請(qǐng)1.檔案利用者如需查閱、借閱或復(fù)制開(kāi)放檔案，應(yīng)向檔案形成部門(mén)或保管部門(mén)提交《檔案開(kāi)放申請(qǐng)表》。2.《檔案開(kāi)放申請(qǐng)表》應(yīng)包括利用者姓名、部門(mén)、聯(lián)系方式、利用目的、所需檔案的名稱(chēng)、文號(hào)、形成時(shí)間等詳細(xì)信息。（二）初審1.檔案形成部門(mén)或保管部門(mén)收到《檔案開(kāi)放申請(qǐng)表》后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初審。2.初審內(nèi)容包括申請(qǐng)理由是否合理、利用目的是否明確、所需檔案是否屬于開(kāi)放范圍等。3.如初審?fù)ㄟ^(guò)，檔案形成部門(mén)或保管部門(mén)應(yīng)在《檔案開(kāi)放申請(qǐng)表》上簽署初審意見(jiàn)，并將申請(qǐng)表及相關(guān)材料一并提交檔案管理部門(mén)。（三）審批1.檔案管理部門(mén)收到初審?fù)ㄟ^(guò)的《檔案開(kāi)放申請(qǐng)表》后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審批。2.審批人員應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)、內(nèi)容及利用目的等因素，綜合判斷是否批準(zhǔn)開(kāi)放申請(qǐng)。3.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或敏感信息的檔案開(kāi)放申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)在《檔案開(kāi)放申請(qǐng)表》上簽署審批意見(jiàn)，并通知檔案形成部門(mén)或保管部門(mén)及利用者。四、檔案開(kāi)放的方式與利用期限（一）開(kāi)放方式1.查閱：利用者可在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱開(kāi)放檔案。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱過(guò)程符合規(guī)定。2.借閱：對(duì)于確需借出檔案進(jìn)行使用的情況，利用者應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制開(kāi)放檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制的內(nèi)容、用途及份數(shù)等信息。經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的印章，并與原件核對(duì)無(wú)誤。（二）利用期限1.查閱檔案的利用期限以實(shí)際查閱時(shí)間為準(zhǔn)，一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.借閱檔案的利用期限按照批準(zhǔn)的借閱期限執(zhí)行，逾期未歸還的，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)催還。3.復(fù)制檔案的利用期限根據(jù)復(fù)制件的用途和實(shí)際需求確定，如需長(zhǎng)期保存或使用的，應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。五、檔案開(kāi)放的安全與保密措施（一）場(chǎng)所安全1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案查閱、借閱場(chǎng)所，確保場(chǎng)所安全，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.查閱、借閱場(chǎng)所應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如桌椅、電腦、復(fù)印機(jī)等，以滿足利用者的需求。（二）人員管理1.檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)和安全保密規(guī)定，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.利用者在查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理部門(mén)的各項(xiàng)規(guī)定，不得擅自涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)利用者的查閱、借閱行為進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)制止并報(bào)告。（三）信息保密1.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案信息，利用者應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給任何無(wú)關(guān)人員。2.在檔案開(kāi)放過(guò)程中，如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)審核同意，并注明出處。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案開(kāi)放過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)記錄進(jìn)行妥善保管，以備查閱和審計(jì)。六、檔案開(kāi)放的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案開(kāi)放工作進(jìn)行自查，檢查檔案開(kāi)放申請(qǐng)、審批、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，檔案安全與保密措施是否落實(shí)到位。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案開(kāi)放工作進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查檔案開(kāi)放的合規(guī)性、檔案信息的安全性及利用效果等方面。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)等相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。2.對(duì)于社會(huì)公眾對(duì)檔案開(kāi)放工作的投訴和建議，應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)人員。七、檔案開(kāi)放的違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱、借閱或復(fù)制檔案。2.違反檔案安全與保密規(guī)定，泄露檔案信息。3.擅自涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案。4.逾期未歸還借閱檔案。5.其他違反本制度的行為。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的利用者，檔案管理部門(mén)應(yīng)給予警告，并要求其立即改正違規(guī)行為。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的利用者，除給予警告外，還應(yīng)視情節(jié)輕重，采取限制其檔案利用權(quán)限、在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)等措施。3.對(duì)于因違規(guī)行為給公司/組織造成損失的，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。4.對(duì)于檔案管理人員在檔案開(kāi)放工作中存在的違規(guī)行為，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的，予以