檔案崗規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不得遺漏重要文件。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案支持。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定和修訂檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)組織各部門收集、整理本部門形成的檔案，并對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管：建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.檔案利用服務(wù)：為公司各部門和員工提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)提供相關(guān)檔案資料，并做好利用登記工作。5.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。6.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理，確保檔案庫存的合理性。7.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)：對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高公司整體檔案管理水平，確保各部門檔案管理工作符合公司要求。8.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，行政事務(wù)管理文件等。2.人力資源類：?jiǎn)T工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動(dòng)合同等文件，人事任免文件，員工檔案等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)文件等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷類：市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷策劃、廣告宣傳、銷售合同等文件，客戶資料，市場(chǎng)活動(dòng)記錄等。5.技術(shù)研發(fā)類：產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專利文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。6.生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、物資采購等文件，生產(chǎn)記錄，產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告等。7.項(xiàng)目管理類：項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。8.企業(yè)文化類：公司文化建設(shè)規(guī)劃、活動(dòng)記錄，企業(yè)宣傳資料，員工文化活動(dòng)成果等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度保管期限類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)，具體編號(hào)規(guī)則如下：1.全宗號(hào)：由公司檔案管理部門統(tǒng)一設(shè)定，代表公司檔案全宗，用于區(qū)分不同來源的檔案。2.年度：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。3.保管期限：分為“永久”、“長(zhǎng)期”（10年以上）、“短期”（10年以下），分別用“Y”、“C”、“D”表示。4.類別：根據(jù)檔案分類，用兩位數(shù)字表示相應(yīng)類別，如“01”代表行政管理類，“02”代表人力資源類等。5.順序號(hào)：按照檔案形成時(shí)間順序，從“0001”開始依次編號(hào)，用于區(qū)分同一類別下的不同檔案。例如，一份2023年形成的行政管理類永久檔案，其編號(hào)為：[全宗號(hào)]2023Y010001。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責(zé)：各部門負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，并按照檔案管理部門的要求，定期移交至檔案管理部門。2.收集范圍：包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音、錄像等各種載體形式的文件材料，具體收集范圍按照國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。3.收集要求：各部門應(yīng)確保收集的文件材料齊全、完整、真實(shí)，不得遺漏重要文件，并按照文件形成時(shí)間順序進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。（二）檔案整理1.整理原則：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法：按照檔案分類方案，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。分類：將文件材料按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類，確保同一類別的文件集中在一起。編號(hào)：為每份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、規(guī)范，便于識(shí)別和查找。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便快速檢索檔案。裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，并具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）檔案存放1.分類存放：按照檔案分類，將不同類別的檔案分別存放在相應(yīng)的檔案架或檔案柜中，并在顯著位置標(biāo)注檔案類別、年度等信息，便于查找。2.排列順序：同一類別的檔案按照編號(hào)順序依次排列，確保檔案存放的系統(tǒng)性和邏輯性。3.電子檔案存儲(chǔ)：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子檔案存儲(chǔ)目錄，便于管理和檢索。（三）檔案保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限屆滿后，按照檔案鑒定與銷毀程序進(jìn)行處理。（四）檔案安全管理1.安全制度：建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的日常巡查和安全檢查，確保檔案安全。2.人員出入管理：嚴(yán)格控制檔案庫房人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房時(shí)應(yīng)做好登記，記錄進(jìn)入時(shí)間、離開時(shí)間等信息。3.設(shè)施設(shè)備維護(hù)：定期對(duì)檔案保管設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時(shí)維修或更換。4.災(zāi)害防范：制定檔案災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案，對(duì)可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、地震等災(zāi)害進(jìn)行預(yù)防和應(yīng)對(duì)。定期組織檔案管理人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)災(zāi)害的能力。六、檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，不得損害公司利益和他人合法權(quán)益。2.審批原則：公司員工因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行利用。3.保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。（二）利用方式1.查閱：公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱檔案范圍等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上做好記錄。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱檔案的用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱期限，及時(shí)提醒借閱人員歸還檔案。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記簿，對(duì)檔案查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人員、利用檔案名稱、利用目的、歸還時(shí)間等信息。檔案利用登記簿應(yīng)定期整理歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理部門按照檔案保管期限，對(duì)庫存檔案進(jìn)行初步篩選，將超過保管期限的檔案列出清單，提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定。2.詳細(xì)審查：檔案鑒定工作小組對(duì)初步篩選出的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，逐份分析檔案的保存價(jià)值，確定是否需要繼續(xù)保存或銷毀。3.形成鑒定意見：檔案鑒定工作小組根據(jù)審查結(jié)果，形成檔案鑒定意見，明確需要銷毀的檔案清單，并注明銷毀原因和銷毀方式。4.審批備案：檔案鑒定意見經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，報(bào)上級(jí)主管部門備案。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)：檔案管理部門根據(jù)審批通過的檔案鑒定意見，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出需要銷毀的檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.銷毀實(shí)施：檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀記錄：監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并注明銷毀日期和銷毀方式?！稒n案銷毀清冊(cè)》應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并按照檔案整理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。2.數(shù)據(jù)錄入與掛接：將檔案目錄信息和電子檔案數(shù)據(jù)錄入檔案信息管理系統(tǒng)，并建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。3.系統(tǒng)維護(hù)與管理：定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)用戶的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，保證檔案信息的安全性和保密性。4.電子檔案?jìng)浞菖c存儲(chǔ)：按照規(guī)定對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地存儲(chǔ)設(shè)備上，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子檔案存儲(chǔ)目錄，便于管理和檢索。（三）信息化安全保障1.安全制度：建立健全檔案信息化安全管理制度，明確檔案信息化管理人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，確保檔案信息安全。2.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)：采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法入侵。同時(shí)，定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保網(wǎng)絡(luò)暢通。3.數(shù)據(jù)安全管理：對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，