物業(yè)檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強物業(yè)檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本物業(yè)管理公司內(nèi)部各部門及員工，以及因工作需要借閱物業(yè)檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.本著方便工作、提高效率的原則，合理控制檔案借閱范圍和借閱期限。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責物業(yè)檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類方案和編號規(guī)則。3.對檔案借閱情況進行登記、統(tǒng)計和跟蹤管理。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的準確性和完整性。（二）借閱審批部門職責1.根據(jù)工作需要，對檔案借閱申請進行審批。2.明確借閱目的、借閱范圍和借閱期限，確保借閱行為符合規(guī)定。3.對因工作失誤導致檔案出現(xiàn)問題的借閱審批人員進行責任追究。（三）借閱人員職責1.嚴格按照本制度規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)。2.妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失。3.在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.未經(jīng)批準，不得擅自將檔案帶出公司或用于其他非工作目的。三、檔案借閱范圍（一）內(nèi)部借閱范圍1.公司各部門因工作需要查閱與本職工作相關的物業(yè)檔案。2.員工為解決工作中的具體問題，查閱相關的物業(yè)維修記錄、客戶資料等檔案。（二）外部借閱范圍1.與物業(yè)管理相關的政府部門、行業(yè)協(xié)會等單位，因工作檢查、調(diào)研等需要查閱相關檔案。2.業(yè)主委員會因了解小區(qū)物業(yè)管理情況，查閱涉及小區(qū)公共事務的檔案資料，但應遵守相關保密規(guī)定。3.司法機關因辦案需要，依法查閱與物業(yè)管理糾紛相關的檔案。四、檔案借閱流程（一）內(nèi)部借閱流程1.借閱人填寫《物業(yè)檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、預計歸還日期等信息。2.將申請表提交所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)工作實際情況，對借閱申請進行審批，并簽署意見。3.申請表經(jīng)部門負責人批準后，借閱人持申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請表內(nèi)容，核對檔案信息，確認無誤后，將檔案交予借閱人，并在《物業(yè)檔案借閱登記薄》上進行登記，記錄借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱、編號、預計歸還日期等信息。4.借閱人在借閱期限屆滿前，如需繼續(xù)使用檔案，應提前向檔案管理部門提出續(xù)借申請，經(jīng)批準后方可續(xù)借。續(xù)借時，檔案管理人員應在《物業(yè)檔案借閱登記薄》上注明續(xù)借日期和續(xù)借期限。5.借閱人歸還檔案時，應將檔案當面交還給檔案管理人員。檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、涂改、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。確認檔案完好無損后，檔案管理人員在《物業(yè)檔案借閱登記薄》上記錄歸還日期，并將檔案歸位。（二）外部借閱流程1.外部單位或個人因工作需要借閱物業(yè)檔案，應提前向公司提交《物業(yè)檔案借閱申請表》，并附上單位介紹信或個人身份證明等相關證明材料。申請表應詳細注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、預計歸還日期及使用范圍等信息。2.檔案管理部門收到申請表后，對申請內(nèi)容進行初步審核，審核通過后，將申請表提交公司分管領導審批。分管領導應根據(jù)實際情況，對借閱申請進行嚴格審查，簽署審批意見。3.經(jīng)公司分管領導批準后，檔案管理部門通知借閱單位或個人前來辦理借閱手續(xù)。借閱單位或個人應派專人到公司，持有效證明材料和批準后的申請表，到檔案管理部門辦理借閱登記。檔案管理人員按照內(nèi)部借閱登記要求，在《物業(yè)檔案借閱登記薄》上進行詳細登記，并收取一定數(shù)額的押金（押金數(shù)額根據(jù)檔案重要程度和借閱期限確定）。4.檔案管理人員根據(jù)審批意見，向借閱單位或個人提供相應的檔案，并與借閱人簽訂《物業(yè)檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權利和義務，包括保密責任、歸還期限、違約責任等內(nèi)容。5.借閱單位或個人在借閱期限屆滿前，如需繼續(xù)使用檔案，應提前向公司提出續(xù)借申請，經(jīng)重新審批后方可續(xù)借。續(xù)借手續(xù)與首次借閱手續(xù)相同。6.借閱單位或個人歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對歸還的檔案數(shù)量、內(nèi)容和完整性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或其他問題，應按照《物業(yè)檔案借閱協(xié)議》的約定，追究借閱單位或個人的責任，并扣除相應的押金。確認檔案無誤后，退還押金，在《物業(yè)檔案借閱登記薄》上記錄歸還日期，并將檔案歸位。五、檔案借閱期限（一）內(nèi)部借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)，但續(xù)借期限最長不得超過[X]個工作日。2.重要檔案（如涉及小區(qū)規(guī)劃、重大維修項目資料等）的借閱期限為[X]個工作日，特殊情況需延期的，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，續(xù)借期限最長不得超過[X]個工作日。（二）外部借閱期限1.政府部門、行業(yè)協(xié)會等單位借閱檔案的期限一般為[X]個工作日，如需延期，應提前向公司提出申請，經(jīng)批準后方可續(xù)借，續(xù)借期限最長不得超過[X]個工作日。2.業(yè)主委員會借閱檔案的期限為[X]個工作日，如需延期，應經(jīng)檔案管理部門同意，續(xù)借期限最長不得超過[X]個工作日。3.司法機關借閱檔案的期限按照法律規(guī)定執(zhí)行，借閱結束后應及時歸還。六、檔案借閱要求（一）借閱人應愛護檔案，保持檔案的整潔、完好，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）未經(jīng)檔案管理部門同意，借閱人不得擅自復制、拍攝、掃描檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復制部分檔案內(nèi)容的，應按照公司相關規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）借閱人必須嚴格遵守保密制度，不得將所借閱的檔案內(nèi)容泄露給無關人員。對于涉及公司商業(yè)秘密、業(yè)主個人隱私等敏感信息的檔案，借閱人應采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。（四）借閱人在借閱期間，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時向檔案管理部門報告，并采取相應的補救措施。因借閱人保管不善導致檔案出現(xiàn)問題的，借閱人應承擔相應的責任。（五）檔案管理人員有權對借閱人的借閱行為進行監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)借閱人違反本制度規(guī)定，有權收回所借閱的檔案，并視情節(jié)輕重給予相應的處罰。七、檔案歸還與注銷（一）歸還1.借閱人應在規(guī)定的借閱期限屆滿前，將所借閱的檔案完整、及時地歸還檔案管理部門。2.歸還檔案時，借閱人應確保檔案的整潔、完好，無損壞、涂改、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有問題，應及時向檔案管理部門說明原因，并承擔相應的責任。（二）注銷1.檔案管理人員在收到歸還的檔案后，應認真核對檔案的完整性和準確性。確認無誤后，在《物業(yè)檔案借閱登記薄》上記錄歸還日期，并將該借閱記錄予以注銷。2.對于外部借閱的檔案，在借閱人歸還檔案并結清相關手續(xù)后，檔案管理部門應將《物業(yè)檔案借閱申請表》、《物業(yè)檔案借閱協(xié)議》等相關資料整理歸檔，以備查閱。八、檔案保密規(guī)定（一）物業(yè)檔案涉及公司商業(yè)秘密、業(yè)主切身利益等重要信息，所有接觸和使用檔案的人員都應嚴格遵守保密規(guī)定。（二）檔案管理人員應妥善保管檔案，采取必要的安全措施，防止檔案信息泄露。（三）借閱人在借閱檔案期間，應對檔案內(nèi)容嚴格保密，不得向無關人員透露。如需在公司內(nèi)部使用檔案，應在規(guī)定范圍內(nèi)進行，并采取相應的保密措施。（四）未經(jīng)公司批準，任何人不得擅自將物業(yè)檔案帶出公司或通過網(wǎng)絡、傳真等方式傳輸給外部單位或個人。（五）對于違反保密規(guī)定，導致檔案信息泄露的人員，公司將依法追究其責任，并視情節(jié)輕重給予相應的處罰。九、監(jiān)督與檢查（一）檔案管理部門應定期對檔案借閱情況進行檢查，確保檔案借閱工作符合本制度規(guī)定。（二）公司內(nèi)部審計部門有權