企業(yè)電子檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，便于電子檔案的查閱、利用和保存，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)各部門及所屬單位在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的電子檔案的管理。（三）定義1.電子檔案：指企業(yè)在各項(xiàng)活動中直接形成的具有保存價(jià)值的以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募牧稀?.電子檔案管理：指對電子檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用以及安全管理等一系列工作。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。企業(yè)電子檔案管理工作由企業(yè)檔案管理部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各部門負(fù)責(zé)本部門電子檔案的收集、整理和初步管理，接受企業(yè)檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)原則。確保電子檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確反映企業(yè)活動的真實(shí)情況，保持電子檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，形成系統(tǒng)的檔案體系。3.便于利用原則。遵循方便、快捷、高效的原則，建立科學(xué)合理的電子檔案管理系統(tǒng)和檢索體系，便于電子檔案的查閱和利用。4.安全保密原則。采取有效的安全保密措施，確保電子檔案的信息安全，防止電子檔案的丟失、損壞、篡改和泄露。二、電子檔案的形成與收集（一）電子文件的形成1.企業(yè)各部門在業(yè)務(wù)活動中應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)內(nèi)部要求，規(guī)范電子文件的形成過程。電子文件應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式，確保文件的通用性和可讀性。2.電子文件的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠清晰地反映業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況。文件應(yīng)具備明確的標(biāo)題、作者、日期、來源等標(biāo)識信息。（二）電子檔案的收集范圍1.反映企業(yè)行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)研發(fā)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等各項(xiàng)活動的電子文件。2.企業(yè)與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等電子文件。3.企業(yè)內(nèi)部會議紀(jì)要、工作報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等電子文件。4.企業(yè)在工程建設(shè)、設(shè)備采購、科研項(xiàng)目等活動中形成的電子文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、驗(yàn)收報(bào)告等。5.企業(yè)員工的個(gè)人檔案材料，如勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核材料等電子文件。6.其他具有保存價(jià)值的電子文件。（三）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子文件的收集工作，確保電子文件的及時(shí)收集和完整保存。2.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的分類方案進(jìn)行分類整理，確保文件的分類準(zhǔn)確、清晰。3.收集的電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)采用可靠的存儲設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保備份數(shù)據(jù)的安全。4.對于重要的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本或其他等效的紙質(zhì)記錄，以便在電子文件出現(xiàn)問題時(shí)能夠進(jìn)行查閱和驗(yàn)證。三、電子檔案的整理（一）整理原則1.遵循電子文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持電子文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于電子檔案的管理、檢索和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（二）整理方法1.分類按照企業(yè)的職能分工和業(yè)務(wù)活動，將電子檔案分為行政管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類、技術(shù)研發(fā)類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源管理類等大類。在大類下，根據(jù)電子文件的具體內(nèi)容和性質(zhì)，進(jìn)一步細(xì)分小類，如行政管理類可分為公文管理、會議管理、檔案管理等小類。2.編號為每一份電子檔案編制唯一的標(biāo)識符，標(biāo)識符應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于電子檔案的管理和檢索。編號方法可采用年度流水號、分類號加流水號等方式，具體編號方案由企業(yè)檔案管理部門統(tǒng)一制定。3.著錄對電子檔案進(jìn)行著錄，著錄內(nèi)容應(yīng)包括文件題名、作者、日期、來源、保管期限、密級等。著錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，確保電子檔案的檢索信息全面、準(zhǔn)確。4.裝訂對于需要裝訂的電子檔案，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)電子檔案的載體和內(nèi)容，避免損壞文件。（三）整理流程1.各部門將收集到的電子文件按照分類方案進(jìn)行初步分類整理，并提交給企業(yè)檔案管理部門。2.企業(yè)檔案管理部門對各部門提交的電子文件進(jìn)行審核和進(jìn)一步整理，確保電子檔案的整理符合要求。3.整理后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行存儲，并建立相應(yīng)的電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以便于檢索和利用。四、電子檔案的鑒定（一）鑒定原則1.全面審查電子檔案的內(nèi)容、來源、形式等方面，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，結(jié)合電子檔案的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，科學(xué)合理地確定電子檔案的保管期限。3.嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保鑒定工作的公正性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定內(nèi)容1.真實(shí)性鑒定：審查電子檔案的內(nèi)容是否真實(shí)反映企業(yè)活動的實(shí)際情況，是否存在篡改、偽造等情況。2.完整性鑒定：檢查電子檔案的內(nèi)容是否完整，是否缺少重要的組成部分，電子檔案的載體是否完好。3.有效性鑒定：評估電子檔案是否具有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，是否能夠滿足企業(yè)業(yè)務(wù)活動的需要。4.保管期限鑒定：根據(jù)電子檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，確定電子檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期、短期三種。（三）鑒定方法1.成立由企業(yè)檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和有關(guān)專家組成的電子檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)電子檔案的鑒定工作。2.鑒定小組對電子檔案進(jìn)行逐份審查，根據(jù)鑒定內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，確定電子檔案的保管期限和處置方式。3.對于鑒定結(jié)果存在爭議的電子檔案，應(yīng)進(jìn)行再次審查或組織專家會診，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（四）鑒定流程1.各部門定期對本部門保管的電子檔案進(jìn)行自查，提出電子檔案的鑒定意見，并提交給企業(yè)檔案管理部門。2.企業(yè)檔案管理部門匯總各部門的鑒定意見，組織鑒定小組對電子檔案進(jìn)行集中鑒定。3.鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，編制電子檔案鑒定報(bào)告，明確電子檔案的保管期限和處置方式。4.企業(yè)檔案管理部門根據(jù)鑒定報(bào)告，對電子檔案進(jìn)行相應(yīng)的處置，如銷毀、遷移、繼續(xù)保管等。五、電子檔案的保管（一）保管要求1.建立專門的電子檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備，如服務(wù)器、存儲設(shè)備、防火墻等，確保電子檔案的安全存儲。2.電子檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁、防輻射等安全防護(hù)措施，定期對保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.對電子檔案進(jìn)行分類存儲，不同保管期限、不同密級的電子檔案應(yīng)分別存儲，便于管理和查找。4.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行檢查和更新，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（二）存儲介質(zhì)管理1.選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的電子檔案存儲介質(zhì)，如磁帶、磁盤、光盤等。2.對存儲介質(zhì)進(jìn)行標(biāo)識，注明存儲的電子檔案內(nèi)容、保管期限、密級等信息。3.定期對存儲介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，如清潔、消毒、檢測等，確保存儲介質(zhì)的性能良好。4.存儲介質(zhì)的使用應(yīng)遵循相關(guān)操作規(guī)程，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管期限管理1.根據(jù)電子檔案的鑒定結(jié)果，按照規(guī)定的保管期限對電子檔案進(jìn)行分類保管。2.對保管期限已滿的電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和處置，如需繼續(xù)保存的，應(yīng)重新確定保管期限；如需銷毀的，應(yīng)辦理銷毀手續(xù)。3.定期對保管期限內(nèi)的電子檔案進(jìn)行清查和核對，確保電子檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。六、電子檔案的檢索（一）檢索工具建設(shè)1.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，收錄電子檔案的題名、作者、日期、來源、保管期限、密級等檢索信息，方便用戶進(jìn)行檢索。2.開發(fā)電子檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按題名檢索、按作者檢索、按日期檢索、按關(guān)鍵詞檢索等，滿足用戶不同的檢索需求。3.對電子檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和更新，確保檢索系統(tǒng)的正常運(yùn)行和檢索信息的準(zhǔn)確性。（二）檢索流程1.用戶根據(jù)自己的需求，選擇合適的檢索方式，在電子檔案檢索系統(tǒng)中輸入檢索關(guān)鍵詞。2.檢索系統(tǒng)根據(jù)用戶輸入的關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，并將檢索結(jié)果顯示給用戶。3.用戶根據(jù)檢索結(jié)果，選擇需要查閱的電子檔案，提交查閱申請。4.檔案管理部門根據(jù)用戶的查閱申請，對電子檔案進(jìn)行審核，審核通過后，為用戶提供電子檔案的查閱服務(wù)。七、電子檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。電子檔案的利用應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定，確保電子檔案的安全和保密。2.服務(wù)企業(yè)原則。電子檔案的利用應(yīng)圍繞企業(yè)的中心工作，為企業(yè)的行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)研發(fā)等活動提供支持和服務(wù)。3.方便快捷原則。建立便捷的電子檔案利用渠道，提高電子檔案的利用效率，滿足用戶的利用需求。（二）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要查閱電子檔案。2.企業(yè)員工因個(gè)人工作或?qū)W習(xí)需要查閱與本人相關(guān)的電子檔案。3.企業(yè)因?qū)ν夂献?、?xiàng)目申報(bào)、審計(jì)、法律糾紛等需要查閱電子檔案。4.國家有關(guān)部門依法查閱企業(yè)電子檔案。（三）利用流程1.用戶填寫電子檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對用戶的查閱申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括查閱目的是否合理、查閱內(nèi)容是否涉及保密信息等。3.審核通過后，檔案管理部門為用戶提供電子檔案的查閱服務(wù)。對于需要復(fù)制的電子檔案，用戶應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)，并支付相應(yīng)的費(fèi)用。4.用戶查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自更改、刪除、傳播電子檔案內(nèi)容。5.查閱結(jié)束后，用戶應(yīng)及時(shí)歸還電子檔案，并辦理歸還手續(xù)。八、電子檔案的安全管理（一）安全制度建設(shè)1.建立健全電子檔案安全管理制度，明確電子檔案安全管理的職責(zé)、流程和措施。2.制定電子檔案安全保密規(guī)定，對電子檔案的訪問、使用、傳輸、存儲等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的安全保密管理。3.定期對電子檔案安全管理制度進(jìn)行評估和修訂，確保制度的有效性和適應(yīng)性。（二）安全技術(shù)措施1.采用先進(jìn)的安全技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等，保障電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全。2.對電子檔案存儲設(shè)備進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。3.建立電子檔案安全審計(jì)系統(tǒng)，對電子檔案的操作行為進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)控，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）人員安全管理1.加強(qiáng)對電子檔案管理人員的安全保密教育，提高管理人員的安全意識和責(zé)任意識。2.對電子檔案管理人員進(jìn)行定期的安全培訓(xùn)和考核，確保管理人員具備必要的安全管理知識和技能。3.嚴(yán)格控制電子檔案管理人員的訪問權(quán)限，