縣檔案查借閱制度一、總則（一）目的為了加強縣檔案的管理，規(guī)范檔案的查借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本縣行政區(qū)域內(nèi)各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織和個人在查閱、借閱縣檔案時的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案查借閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則切實保障檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，維護檔案的保密性。3.服務(wù)利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，積極為檔案利用者提供便捷、高效的服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門縣設(shè)立專門的檔案管理部門，負責全縣檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本縣檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負責接收、收集、整理、保管本縣各單位形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整和系統(tǒng)。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進行數(shù)字化管理，提高檔案管理的信息化水平。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙薜臋n案進行鑒定，提出銷毀意見，報經(jīng)批準后組織實施。5.開展檔案的編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為社會提供檔案利用服務(wù)。6.指導本縣各單位的檔案業(yè)務(wù)工作，對檔案工作人員進行培訓，提高檔案管理水平。（二）檔案管理人員檔案管理人員應具備相應的專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。其職責包括：1.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、上架、保管、統(tǒng)計等。2.按照規(guī)定程序辦理檔案的查借閱手續(xù)，對查借閱情況進行登記和記錄。3.協(xié)助檔案利用者查找所需檔案，提供必要的咨詢服務(wù)。4.負責檔案庫房的安全管理，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。5.完成檔案管理部門交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案的查借閱規(guī)定（一）查閱規(guī)定1.查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并加蓋單位公章或個人有效身份證件。2.檔案管理部門應根據(jù)查閱申請，對查閱內(nèi)容進行審核，符合規(guī)定的予以批準。3.查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定場所。4.查閱檔案時，應保持安靜，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。5.如需復印、拍照檔案材料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復印、拍照的檔案材料應妥善保管，不得用于與查閱目的無關(guān)的其他用途。（二）借閱規(guī)定1.借閱檔案應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，并加蓋單位公章或個人有效身份證件。2.檔案管理部門應根據(jù)借閱申請，對借閱內(nèi)容進行審核，符合規(guī)定的予以批準。3.借閱檔案一般不得超過規(guī)定的期限，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。5.借閱人員歸還檔案時，應確保檔案的齊全、完整，如有損壞、丟失等情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的責任。四、檔案查借閱流程（一）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，提交至檔案管理部門。（申請表應包含查閱單位/個人信息、查閱目的、查閱內(nèi)容、預計查閱時間等）2.檔案管理部門對查閱申請進行審核。審核內(nèi)容包括查閱目的是否正當、查閱內(nèi)容是否與申請目的相符、查閱時間是否合理等。3.審核通過后，檔案管理部門為查閱人員提供查閱場所，并指定專人協(xié)助查閱。4.查閱人員在指定場所查閱檔案，查閱過程中應遵守查閱規(guī)定。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱流程1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，提交至檔案管理部門。（申請表應包含借閱單位/個人信息、借閱目的、借閱內(nèi)容、預計借閱時間、預計歸還時間等）2.檔案管理部門對借閱申請進行審核。審核內(nèi)容包括借閱目的是否正當、借閱內(nèi)容是否與申請目的相符、借閱時間是否合理、借閱人員是否具備借閱資格等。3.審核通過后，檔案管理部門與借閱人員簽訂《檔案借閱承諾書》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.檔案管理部門為借閱人員辦理借閱手續(xù)，發(fā)放借閱的檔案，并在《檔案借閱登記表》上詳細記錄借閱情況。5.借閱人員在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門對歸還的檔案進行檢查，如無損壞、丟失等情況，辦理歸還手續(xù)，并在《檔案借閱登記表》上注明歸還時間。五、特殊檔案的查借閱規(guī)定（一）機密檔案1.機密檔案的查借閱應嚴格按照國家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，實行專人專管。2.查閱機密檔案需經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并填寫《機密檔案查閱申請表》，注明查閱人員的姓名、單位、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱機密檔案應在檔案管理部門指定的保密場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出保密場所。查閱過程中，應有檔案管理人員在場監(jiān)督。4.借閱機密檔案需經(jīng)檔案管理部門負責人和分管領(lǐng)導批準，并填寫《機密檔案借閱申請表》，注明借閱人員的姓名、單位、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息。5.借閱機密檔案應采取必要的保密措施，如使用專用的存儲設(shè)備、加密傳輸?shù)龋_保檔案信息的安全。借閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）電子檔案1.查閱電子檔案應使用檔案管理部門提供的專用設(shè)備和軟件，在指定的場所進行操作。2.查閱電子檔案時，應遵守電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得擅自修改、刪除電子檔案信息。如需復制電子檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行操作。3.借閱電子檔案應填寫《電子檔案借閱申請表》，注明借閱人員的姓名、單位、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息。檔案管理部門應根據(jù)申請，對借閱內(nèi)容進行審核，符合規(guī)定的予以批準。4.借閱電子檔案應采取必要的安全措施，如使用加密存儲設(shè)備、設(shè)置訪問密碼等，確保電子檔案信息的安全。借閱人員應妥善保管借閱的電子檔案，不得擅自傳播或用于其他非法用途。六、檔案查借閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督檔案管理部門應建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對檔案查借閱工作進行檢查，確保查借閱工作規(guī)范、有序進行。檢查內(nèi)容包括：1.查借閱手續(xù)是否齊全、規(guī)范，申請表填寫是否完整、準確。2.查借閱人員是否遵守查借閱規(guī)定，有無違規(guī)操作行為。3.檔案管理人員是否認真履行職責，對查借閱情況的登記和記錄是否準確、及時。4.檔案的安全保管情況，是否存在檔案丟失、損壞、泄露等問題。（二）外部監(jiān)督縣檔案管理部門應接受上級檔案管理部門的監(jiān)督檢查，同時積極配合紀檢監(jiān)察、審計等部門的工作，對檔案查借閱過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題，依法依規(guī)進行處理。七、檔案查借閱的統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容檔案管理部門應定期對檔案查借閱情況進行統(tǒng)計，統(tǒng)計內(nèi)容包括：1.查借閱檔案的數(shù)量、種類、來源等。2.查借閱人員的單位、身份、查閱目的等。3.查借閱的時間分布、頻率等。4.檔案利用效果的反饋情況等。（二）統(tǒng)計方法檔案管理部門可采用手工統(tǒng)計或利用檔案管理信息系統(tǒng)進行統(tǒng)計，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性和及時性。（三）分析與利用檔案管理部門應根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，了解檔案利用的需求和趨勢，為檔案管理工作的改進和優(yōu)化提供依據(jù)。同時，應將統(tǒng)計分析結(jié)果定期向上級檔案管理部門和本單位領(lǐng)導匯報，為決策提供參考。八、檔案查借閱的收費規(guī)定（一）收費原則與范圍檔案查借閱收費應遵循合理、公開、透明的原則，主要用于彌補檔案管理工作的成本支出。收費范圍包括：1.復印、打印檔案材料的費用。2.提供檔案查閱場所和設(shè)備的費用。3.因特殊情況需要額外提供服務(wù)的費用。（二）收費標準檔案管理部門應根據(jù)實際成本核算，制定合理的收費標準，并報經(jīng)物價