婚姻檔案利用制度一、總則（一）目的婚姻檔案作為社會生活中的重要資料，記錄著個人婚姻狀況、家庭關系等關鍵信息。為了規(guī)范婚姻檔案的利用行為，保障婚姻檔案的安全與完整，充分發(fā)揮婚姻檔案在社會管理、司法實踐、個人權益維護等方面的作用，特制定本利用制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所管理的婚姻檔案，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。涵蓋了從婚姻登記申請、審查、登記到后續(xù)相關變更記錄等全過程形成的各類檔案資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及婚姻登記管理的相關規(guī)定，確?；橐鰴n案利用活動合法合規(guī)。2.安全保密原則在婚姻檔案利用過程中，采取必要的安全措施，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，保障當事人的隱私和合法權益。3.服務便民原則以方便利用者獲取所需婚姻檔案信息為出發(fā)點，簡化利用手續(xù)，提高服務效率，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務。4.真實準確原則確保提供利用的婚姻檔案信息真實、準確、完整，不得提供虛假或誤導性信息。二、婚姻檔案利用的主體與范圍（一）利用主體1.婚姻當事人婚姻當事人有權查閱、復制本人的婚姻檔案。當事人應提供有效身份證件，經(jīng)檔案管理部門核實身份后，予以辦理相關利用手續(xù)。2.司法機關人民法院、人民檢察院、公安機關等司法機關因辦理案件需要，可以依法查閱、摘抄、復制婚姻檔案。查閱時應出具單位介紹信、工作證及相關法律文書。3.行政機關民政部門、人力資源和社會保障部門、公證機構(gòu)等行政機關在履行法定職責過程中，因工作需要可以查閱婚姻檔案。查閱時需提供單位證明及相關工作依據(jù)。4.其他組織或個人律師事務所因代理案件需要，可在當事人授權下查閱婚姻檔案；其他社會組織或個人因特殊原因，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，也可在規(guī)定范圍內(nèi)查閱婚姻檔案，但需提供充分的理由及相關證明材料。（二）利用范圍1.查閱婚姻當事人可查閱本人婚姻檔案中的所有內(nèi)容，包括結(jié)婚登記申請書、審查處理結(jié)果、離婚登記申請書、離婚證等相關材料。司法機關、行政機關及其他經(jīng)授權的組織或個人可根據(jù)具體工作需要，查閱與案件或事項相關的婚姻檔案信息。2.復制婚姻當事人可復制本人婚姻檔案中的部分或全部內(nèi)容，復制材料應與原件一致，并加蓋檔案管理部門印章。司法機關、行政機關及其他經(jīng)授權的組織或個人如需復制婚姻檔案，需經(jīng)檔案管理部門審核批準，并按照規(guī)定程序辦理復制手續(xù)。3.摘抄婚姻當事人及經(jīng)授權的利用主體可摘抄婚姻檔案中的相關信息，但摘抄內(nèi)容應準確無誤，并注明出處。摘抄的信息僅用于合法合規(guī)的用途，不得用于任何形式的非法傳播或商業(yè)利用。三、婚姻檔案利用的程序（一）申請1.婚姻當事人申請婚姻當事人需填寫《婚姻檔案利用申請表》，詳細注明申請利用的檔案內(nèi)容、利用目的等信息，并簽字確認。同時提交本人有效身份證件原件及復印件。2.司法機關申請司法機關應填寫《司法機關婚姻檔案利用申請表》，寫明案件名稱、案號、利用目的、所需檔案內(nèi)容等，并加蓋單位公章。同時出具單位介紹信、工作證及相關法律文書原件及復印件。3.行政機關申請行政機關申請利用婚姻檔案時，需填寫《行政機關婚姻檔案利用申請表》，注明申請利用的原因、所需檔案信息等，并加蓋單位公章。提交單位證明及相關工作依據(jù)原件及復印件。4.其他組織或個人申請其他組織或個人申請利用婚姻檔案，應填寫《其他組織或個人婚姻檔案利用申請表》，說明申請理由、利用范圍及用途等，并簽字或蓋章。提供充分的證明材料及授權文件（如有）原件及復印件。（二）受理檔案管理部門收到利用申請后，應及時對申請材料進行審核。審核內(nèi)容包括申請主體資格、申請材料的完整性和真實性、利用目的的合法性等。對于符合要求的申請予以受理，并向申請人出具《婚姻檔案利用受理回執(zhí)》；對于不符合要求的申請，應及時告知申請人補充或修改材料，或說明不予受理的理由。（三）審批1.一般利用審批對于婚姻當事人查閱、復制本人婚姻檔案的申請，由檔案管理部門負責人進行審批。審批通過后，即可辦理相關利用手續(xù)。2.特殊利用審批對于司法機關、行政機關及其他組織或個人查閱、復制、摘抄婚姻檔案的申請，涉及重要或敏感信息的，需經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報公司/組織主管領導審批。審批通過后方可進行檔案利用操作。（四）利用1.查閱利用經(jīng)審批同意后，檔案管理人員應按照規(guī)定程序為利用者提供婚姻檔案查閱服務。查閱時，利用者應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。檔案管理人員應在場監(jiān)督，確保查閱過程規(guī)范有序。2.復制利用如需復制婚姻檔案，檔案管理人員應按照規(guī)定的格式和要求進行復制操作。復制完成后，對復制件與原件進行核對，無誤后加蓋檔案管理部門印章，并注明復制日期、份數(shù)等信息。復制費用按照相關規(guī)定收取。3.摘抄利用利用者摘抄婚姻檔案信息時，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助，并對摘抄內(nèi)容進行審核。摘抄完成后，利用者應簽字確認，檔案管理人員將摘抄內(nèi)容與原件核對無誤后，留存?zhèn)浒覆⒆⒚髡掌凇⒗谜叩刃畔?。（五）歸還利用完畢后，利用者應及時將婚姻檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損、無涂改、無缺失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題應及時與利用者溝通核實，并做好記錄。四、婚姻檔案利用的安全與保密措施（一）安全保障1.檔案存儲安全婚姻檔案應存儲在安全可靠的場所，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備。紙質(zhì)檔案應分類存放，便于查找和管理；電子檔案應進行備份存儲，并采取加密、防病毒等技術措施，確保數(shù)據(jù)安全。2.利用場所安全檔案查閱場所應保持安靜、整潔，具備良好的通風和照明條件。設置專門的查閱區(qū)域，配備必要的桌椅、電腦等設備，方便利用者查閱檔案。同時，安裝監(jiān)控設備，對查閱場所進行實時監(jiān)控，防止檔案丟失或損壞。（二）保密措施1.人員保密管理檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。未經(jīng)授權，不得向任何單位或個人泄露婚姻檔案信息。對涉及個人隱私的檔案信息，應采取特殊的保密措施，確保當事人隱私不被泄露。2.利用過程保密在婚姻檔案利用過程中，檔案管理人員應嚴格控制檔案的接觸范圍，只允許經(jīng)授權的利用者查閱、復制或摘抄相關檔案信息。利用者不得在查閱場所以外的地方談論或傳播檔案內(nèi)容，不得擅自拍照、錄像或記錄檔案信息。3.信息傳遞保密如需通過電子方式傳遞婚姻檔案信息，應采用加密傳輸技術，確保信息在傳輸過程中的安全。對于重要的檔案信息，應進行專人護送或采用安全可靠的快遞服務進行傳遞，并做好交接記錄。五、婚姻檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查檔案管理部門應定期對婚姻檔案利用情況進行檢查，包括利用申請審批記錄、檔案查閱和復制登記記錄、檔案歸還情況等。檢查內(nèi)容是否符合規(guī)定程序，檔案信息是否安全保密，利用手續(xù)是否齊全等。2.日常監(jiān)督檔案管理人員在日常工作中應加強對婚姻檔案利用過程的監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正利用過程中出現(xiàn)的問題。對利用者的行為進行規(guī)范引導，確保利用活動合法合規(guī)、有序進行。（二）外部監(jiān)督1.接受上級部門監(jiān)督接受上級檔案管理部門及相關業(yè)務主管部門的監(jiān)督檢查，積極配合上級部門的工作，及時匯報婚姻檔案利用制度的執(zhí)行情況，對上級部門提出的意見和建議認真落實整改。2.接受社會監(jiān)督建立健全婚姻檔案利用信息公開制度，接受社會公眾的監(jiān)督。通過設立舉報電話、郵箱等方式，廣泛收集社會各界對婚姻檔案利用工作的意見和建議，及時處理和反饋舉報信息，不斷改進工作。六、婚姻檔案利用的責任追究（一）利用者責任1.利用者如違反本制度規(guī)定，擅自涂改、偽造、損毀婚姻檔案的，應依法承擔相應的法律責任。造成檔案信息泄露或其他嚴重后果的，應承擔賠償責任，并視情節(jié)輕重給予相應的行政處罰。2.利用者在婚姻檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或疑問，應及時向檔案管理部門反饋，不得擅自處理或隱瞞不報。否則，由此引發(fā)的一切后果由利用者承擔。（二）檔案管理人員責任1.檔案管理人員如違反安全保密制度，泄露婚姻檔案信息的，應依法追究其法律責任。給公司/組織造成損失的，應承擔賠償責任，并給予相應的紀律處分。2.檔案管理人員在婚姻檔案利用工作中，如因工作失誤或失職，導致檔案丟失、損壞或利用手續(xù)辦理不當?shù)模瑧暻楣?jié)輕重給予批評教育、警告、記過等處分。造成嚴重后果的，應依法追究其法律責任。七、附則