保潔員檔案制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范保潔員檔案管理，確保保潔員信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司/組織的人力資源管理、保潔工作安排及監(jiān)督考核提供有力支持，促進(jìn)保潔工作的規(guī)范化、專業(yè)化發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有保潔員的檔案管理工作。3.檔案管理原則保潔員檔案管理遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)、保密的原則。確保檔案內(nèi)容客觀反映保潔員的實(shí)際情況，便于公司/組織全面了解保潔員，合理安排工作，并保護(hù)保潔員個(gè)人隱私。二、檔案內(nèi)容1.個(gè)人基本信息姓名：填寫保潔員的全名，確保與身份證一致。性別：明確保潔員的性別。出生日期：記錄保潔員的出生年月日。民族：注明保潔員所屬民族。身份證號(hào)碼：準(zhǔn)確登記保潔員的身份證號(hào)碼，作為唯一身份標(biāo)識(shí)。籍貫：填寫保潔員的籍貫所在地。政治面貌：如黨員、團(tuán)員、群眾等。聯(lián)系方式：包括手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等，確保公司/組織能及時(shí)與保潔員取得聯(lián)系。家庭住址：詳細(xì)記錄保潔員的家庭居住地址。2.入職信息入職時(shí)間：明確保潔員首次入職公司/組織的具體日期。入職部門：記錄保潔員所在的工作部門，如寫字樓保潔部、園區(qū)保潔組等。崗位名稱：填寫保潔員具體的工作崗位，如樓層保潔員、公共區(qū)域保潔員等。試用期：注明保潔員的試用期時(shí)長(zhǎng)及起止日期。轉(zhuǎn)正時(shí)間：記錄保潔員正式轉(zhuǎn)正的日期。3.勞動(dòng)合同信息合同編號(hào)：登記保潔員勞動(dòng)合同的編號(hào)。簽訂日期：填寫勞動(dòng)合同簽訂的具體日期。合同期限：明確勞動(dòng)合同的起止時(shí)間。工作內(nèi)容與職責(zé)：簡(jiǎn)要描述保潔員在合同中約定的工作范圍和主要職責(zé)。4.培訓(xùn)記錄培訓(xùn)時(shí)間：記錄每次培訓(xùn)的具體日期。培訓(xùn)內(nèi)容：詳細(xì)說明培訓(xùn)的主題，如清潔技能培訓(xùn)、安全知識(shí)培訓(xùn)、職業(yè)道德培訓(xùn)等。培訓(xùn)講師：填寫授課講師的姓名。培訓(xùn)考核結(jié)果：注明保潔員在培訓(xùn)考核中的成績(jī)，如合格、不合格等，并記錄補(bǔ)考情況。5.工作考核記錄考核周期：明確考核的時(shí)間段，如月度考核、季度考核、年度考核等?？己酥笜?biāo)：包括工作質(zhì)量（清潔區(qū)域衛(wèi)生達(dá)標(biāo)情況）、工作效率（完成工作任務(wù)的時(shí)間）、工作態(tài)度（責(zé)任心、服從安排等）、團(tuán)隊(duì)協(xié)作（與同事配合情況）等方面的具體考核指標(biāo)?？己嗽u(píng)分：根據(jù)考核指標(biāo)對(duì)保潔員進(jìn)行評(píng)分，滿分[X]分，記錄每次考核的具體得分?？己嗽u(píng)語：對(duì)保潔員在考核周期內(nèi)的工作表現(xiàn)進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，指出優(yōu)點(diǎn)和不足，并提出改進(jìn)建議。6.獎(jiǎng)懲記錄獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間：記錄獲得獎(jiǎng)勵(lì)的具體日期。獎(jiǎng)勵(lì)原因：詳細(xì)說明保潔員獲得獎(jiǎng)勵(lì)的事由，如工作表現(xiàn)突出、提出合理化建議并被采納、拾金不昧等。獎(jiǎng)勵(lì)類型：如優(yōu)秀員工獎(jiǎng)、突出貢獻(xiàn)獎(jiǎng)、表揚(yáng)信等。懲罰時(shí)間：記錄受到懲罰的具體日期。懲罰原因：說明保潔員受到懲罰的原因，如違反工作紀(jì)律、工作失誤造成較大損失、不服從管理等。懲罰類型：如警告、罰款、辭退等。7.健康與安全記錄健康體檢報(bào)告：定期記錄保潔員的健康體檢結(jié)果，包括是否患有傳染性疾病、職業(yè)病等，確保保潔員身體健康狀況適合從事保潔工作。安全培訓(xùn)記錄：記錄保潔員參加安全培訓(xùn)的情況，如消防安全培訓(xùn)、化學(xué)品使用安全培訓(xùn)等，以及培訓(xùn)后的考核結(jié)果。安全事故記錄：詳細(xì)記錄保潔員在工作過程中發(fā)生的安全事故，包括事故時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過、原因、處理結(jié)果等，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，加強(qiáng)安全管理。8.離職信息離職時(shí)間：明確保潔員離職的具體日期。離職原因：記錄保潔員離職的原因，如個(gè)人發(fā)展、家庭原因、合同期滿等。離職手續(xù)辦理情況：注明保潔員離職手續(xù)是否辦理完畢，包括工作交接、物品歸還、工資結(jié)算等情況。三、檔案建立與收集1.入職時(shí)檔案建立保潔員入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)收集其個(gè)人基本信息、入職信息、勞動(dòng)合同信息等相關(guān)資料，并建立保潔員個(gè)人檔案。檔案資料應(yīng)確保真實(shí)、完整，由保潔員本人簽字確認(rèn)。2.日常資料收集各部門主管負(fù)責(zé)及時(shí)收集保潔員的培訓(xùn)記錄、工作考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等資料，并定期提交給人力資源部門。培訓(xùn)記錄由培訓(xùn)講師提供，工作考核記錄由考核人員填寫，獎(jiǎng)懲記錄由相關(guān)部門按規(guī)定填寫。健康與安全管理部門負(fù)責(zé)收集保潔員的健康體檢報(bào)告、安全培訓(xùn)記錄、安全事故記錄等資料，并移交人力資源部門歸檔。3.離職時(shí)檔案更新保潔員離職時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)將離職信息反饋給人力資源部門，人力資源部門對(duì)檔案進(jìn)行更新，確保檔案記錄的完整性和準(zhǔn)確性。四、檔案整理與歸檔1.整理原則保潔員檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類整理，確保檔案資料有序存放，便于查找和使用。2.整理方法每份檔案資料應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，并按照檔案內(nèi)容順序依次排列，左側(cè)裝訂。對(duì)于同一類別的資料，如培訓(xùn)記錄、工作考核記錄等，應(yīng)按照時(shí)間順序排列，以便清晰反映保潔員的工作歷程。檔案資料應(yīng)使用標(biāo)簽進(jìn)行標(biāo)識(shí)，注明檔案類別、保潔員姓名、檔案編號(hào)等信息，方便快速定位。3.歸檔要求整理好的保潔員檔案應(yīng)及時(shí)歸檔到專門的檔案柜或電子檔案系統(tǒng)中。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。檔案柜應(yīng)按照部門、崗位等進(jìn)行分類存放，并建立檔案索引目錄，便于查找。五、檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限人力資源部門工作人員因工作需要可查閱保潔員檔案。公司/組織管理層在必要時(shí)可查閱保潔員檔案，但需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。涉及勞動(dòng)糾紛、法律訴訟等特殊情況，相關(guān)部門或人員可按照法律程序查閱保潔員檔案。2.查閱流程查閱人員需填寫《保潔員檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)批準(zhǔn)后到人力資源部門查閱檔案。查閱過程中應(yīng)保持檔案資料的整潔和完整，不得擅自涂改或損壞檔案。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《保潔員檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。3.借閱權(quán)限因工作需要確需借閱保潔員檔案的，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱流程借閱人員填寫《保潔員檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后到人力資源部門領(lǐng)取檔案。借閱人員應(yīng)對(duì)檔案的安全負(fù)責(zé)，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，并在《保潔員檔案借閱登記表》上簽字注銷。六、檔案保密與安全1.保密措施保潔員檔案涉及個(gè)人隱私和公司/組織的管理信息，應(yīng)嚴(yán)格保密。檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案，不得泄露檔案內(nèi)容。未經(jīng)保潔員本人同意或法律規(guī)定，不得向任何第三方披露檔案信息。2.安全管理檔案存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全條件，確保檔案資料的安全。電子檔案應(yīng)設(shè)置安全的訪問權(quán)限，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救。七、檔案保管期限1.保管期限規(guī)定保潔員檔案的保管期限根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和重要性確定。一般情況下，個(gè)人基本信息、入職信息、勞動(dòng)合同信息等永久性保存；培訓(xùn)記錄、工作考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等保存[X]年；健康與安全記錄保存至保潔員離職后[X]年；離職信息保存至保潔員離職后[X]年或根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的期限保存。2.期滿處理檔案保管期限屆滿后，由人力資源部門會(huì)同相關(guān)部門對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定