移交檔案制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司/組織檔案移交工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的保管、利用和傳承，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)之間以及與外部單位進(jìn)行檔案移交的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：移交的檔案應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作和歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得遺漏、篡改。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：檔案移交應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和要求及時(shí)進(jìn)行，確保移交信息的準(zhǔn)確性，避免延誤和錯(cuò)誤。4.安全保密原則：在檔案移交過(guò)程中，要采取必要的安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，確保檔案的保密性和安全性。二、檔案移交的范圍（一）文書(shū)檔案1.公司/組織各類會(huì)議文件、決議、紀(jì)要等。2.內(nèi)部規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告等文件材料。3.工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等工作文檔。（二）人事檔案1.員工入職、離職、調(diào)動(dòng)等相關(guān)手續(xù)材料。2.員工薪酬、績(jī)效考核、培訓(xùn)記錄等人事資料。3.員工獎(jiǎng)懲、任免等人事決策文件。（三）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算資料。2.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告及相關(guān)分析材料。3.稅務(wù)申報(bào)、繳納記錄等稅務(wù)檔案。（四）業(yè)務(wù)檔案1.項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、合同協(xié)議等項(xiàng)目相關(guān)檔案。2.市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng)策劃、客戶資料、銷售記錄等業(yè)務(wù)資料。3.生產(chǎn)過(guò)程中的工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄等生產(chǎn)檔案。（五）其他檔案1.公司/組織的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證明、專利文件等。2.與外部單位往來(lái)的信函、合同、協(xié)議等文件材料。3.公司/組織的大事記、年鑒等歷史資料。三、檔案移交的主體與職責(zé)（一）移交部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)整理、核對(duì)本部門(mén)應(yīng)移交的檔案，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照規(guī)定的格式和要求編制檔案移交清單，詳細(xì)記錄移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。3.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案及移交清單一并提交給接收部門(mén)，并配合接收部門(mén)進(jìn)行檔案移交的核對(duì)工作。（二）接收部門(mén)職責(zé)1.對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的數(shù)量、內(nèi)容、完整性等是否符合要求。2.如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與移交部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，要求其限期整改或補(bǔ)充完善。3.在確認(rèn)檔案無(wú)誤后，辦理檔案接收手續(xù)，并妥善保管接收的檔案。（三）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善檔案移交制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.對(duì)檔案移交工作進(jìn)行指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，解答移交過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.負(fù)責(zé)對(duì)移交檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，建立檔案目錄和檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。四、檔案移交的程序（一）移交準(zhǔn)備1.移交部門(mén)在檔案移交前，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行全面梳理和分類，按照檔案管理的要求進(jìn)行整理和編目。2.編制檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等詳細(xì)信息，并一式兩份，移交部門(mén)和接收部門(mén)各執(zhí)一份。3.對(duì)需要移交的電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（二）移交申請(qǐng)移交部門(mén)填寫(xiě)檔案移交申請(qǐng)表，明確移交檔案的類別、數(shù)量、移交原因等信息，提交給檔案管理部門(mén)審核。檔案管理部門(mén)對(duì)移交申請(qǐng)進(jìn)行審核，如申請(qǐng)內(nèi)容符合要求，予以批準(zhǔn)，并通知移交部門(mén)和接收部門(mén)進(jìn)行檔案移交。（三）檔案移交1.移交部門(mén)按照約定的時(shí)間和地點(diǎn)，將檔案及移交清單一并移交給接收部門(mén)。接收部門(mén)應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接收，并對(duì)移交的檔案進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)。2.核對(duì)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、名稱、日期、完整性等是否與移交清單一致，檔案的整理和編目是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，接收部門(mén)應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通，要求其限期整改。3.經(jīng)雙方核對(duì)無(wú)誤后，移交部門(mén)和接收部門(mén)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并各留存一份清單作為檔案移交的憑證。（四）檔案入庫(kù)接收部門(mén)將接收的檔案及時(shí)入庫(kù)，并按照檔案管理的要求進(jìn)行上架、排列和存放。同時(shí)，更新檔案管理系統(tǒng)中的檔案信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。五、檔案移交的時(shí)間要求（一）定期移交1.各部門(mén)應(yīng)于每年[具體日期]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并向檔案管理部門(mén)移交。2.人事檔案應(yīng)按照員工入職、離職等時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)移交，確保人事檔案信息的實(shí)時(shí)更新。（二）臨時(shí)移交1.在公司/組織機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、項(xiàng)目結(jié)束等情況下，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將涉及的檔案進(jìn)行整理和移交。2.臨時(shí)移交的檔案應(yīng)在事件發(fā)生后的[具體天數(shù)]內(nèi)完成移交工作。六、檔案移交的質(zhì)量要求（一）檔案內(nèi)容要求1.檔案應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作和歷史面貌，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰。2.檔案中的文件材料應(yīng)齊全，簽字、蓋章等手續(xù)完備，不得有涂改、偽造等情況。（二）檔案整理要求1.檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，分類明確、層次清晰。2.卷內(nèi)文件應(yīng)按照順序排列，編號(hào)準(zhǔn)確，目錄清晰，便于查閱。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，數(shù)據(jù)備份完整，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（三）檔案移交清單要求1.檔案移交清單應(yīng)填寫(xiě)規(guī)范、準(zhǔn)確，字跡清晰，不得隨意涂改。2.清單內(nèi)容應(yīng)與移交的檔案一一對(duì)應(yīng)，包括檔案名稱、數(shù)量、日期等詳細(xì)信息。3.移交清單應(yīng)由移交部門(mén)和接收部門(mén)雙方簽字確認(rèn)，并加蓋部門(mén)公章。七、檔案移交的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案移交工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括移交程序是否合規(guī)、檔案質(zhì)量是否符合要求、移交清單是否完整等。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保檔案移交工作規(guī)范有序進(jìn)行。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門(mén)的工作，如實(shí)提供檔案移交的有關(guān)資料和情況。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見(jiàn)，及時(shí)改進(jìn)檔案移交工作中存在的問(wèn)題，不斷提高檔案管理水平。八、檔案移交的責(zé)任追究（一）違反規(guī)定的責(zé)任認(rèn)定1.移交部門(mén)違反本制度規(guī)定，未按時(shí)、完整、準(zhǔn)確地移交檔案，導(dǎo)致檔案遺失、損壞或信息泄露的，由移交部門(mén)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.接收部門(mén)違反本制度規(guī)定，未認(rèn)真核對(duì)檔案，導(dǎo)致接收的檔案存在問(wèn)題，影響檔案利用的，由接收部門(mén)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.檔案管理部門(mén)未履行監(jiān)督職責(zé)，對(duì)檔案移交工作中存在的問(wèn)題未及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正的，由檔案管理部門(mén)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違反規(guī)定的部門(mén)和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告