檔案通報(bào)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整和安全，提高檔案利用效率，規(guī)范檔案通報(bào)工作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案管理與利用過(guò)程中涉及的檔案通報(bào)相關(guān)事宜。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案通報(bào)工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則通報(bào)的檔案信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確，不得隱瞞、篡改或虛假陳述。3.及時(shí)有效原則及時(shí)進(jìn)行檔案通報(bào)，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)獲取所需檔案信息，提高工作效率。4.保密安全原則在檔案通報(bào)過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，保障檔案安全。二、檔案通報(bào)的職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案通報(bào)制度及相關(guān)流程，并組織實(shí)施。2.對(duì)檔案通報(bào)信息進(jìn)行審核，確保通報(bào)內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。3.負(fù)責(zé)檔案通報(bào)的具體操作，包括信息整理、發(fā)布等工作。4.定期對(duì)檔案通報(bào)工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.按照檔案通報(bào)制度的規(guī)定，及時(shí)向檔案管理部門(mén)提供需要通報(bào)的檔案信息。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案通報(bào)的相關(guān)工作，如信息核對(duì)、反饋等。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案通報(bào)制度，不得擅自泄露檔案信息。2.按照規(guī)定程序申請(qǐng)和使用檔案通報(bào)信息，確保信息使用合法合規(guī)。3.對(duì)檔案通報(bào)工作提出意見(jiàn)和建議，促進(jìn)制度不斷完善。三、檔案通報(bào)的范圍與內(nèi)容（一）檔案通報(bào)范圍1.公司重要文件檔案，如公司章程、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)檔案，包括合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.人事檔案，如員工入職資料、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)檔案等。4.其他具有重要價(jià)值和參考意義的檔案。（二）檔案通報(bào)內(nèi)容1.檔案的基本信息，如檔案名稱(chēng)、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等。2.文件摘要或關(guān)鍵內(nèi)容，以便相關(guān)人員快速了解檔案核心信息。3.檔案的查閱權(quán)限和使用范圍說(shuō)明。4.其他與檔案相關(guān)的重要事項(xiàng)。四、檔案通報(bào)的方式與頻率（一）通報(bào)方式1.內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案通報(bào)板塊，定期發(fā)布檔案信息，方便員工隨時(shí)查閱。2.郵件通知對(duì)于重要檔案或緊急需要通報(bào)的信息，以郵件形式發(fā)送給相關(guān)部門(mén)和人員，并明確通知內(nèi)容和要求。3.會(huì)議通報(bào)在公司重要會(huì)議上，對(duì)涉及的檔案信息進(jìn)行簡(jiǎn)要通報(bào)，確保相關(guān)人員知曉。（二）通報(bào)頻率1.定期通報(bào)每月或每季度定期發(fā)布檔案通報(bào)，涵蓋近期形成的重要檔案信息。2.不定期通報(bào)根據(jù)工作需要，對(duì)突發(fā)重大事項(xiàng)涉及的檔案信息或緊急需要公開(kāi)的檔案，及時(shí)進(jìn)行不定期通報(bào)。五、檔案通報(bào)的流程（一）信息收集與整理1.各部門(mén)按照檔案管理要求，定期對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的檔案進(jìn)行收集、整理，并填寫(xiě)檔案清單。2.將整理好的檔案清單及相關(guān)檔案資料提交給檔案管理部門(mén)。（二）審核與審批1.檔案管理部門(mén)收到各部門(mén)提交的檔案信息后，進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性等。2.對(duì)于重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行通報(bào)。（三）通報(bào)發(fā)布1.根據(jù)審核和審批結(jié)果，檔案管理部門(mén)按照預(yù)定的通報(bào)方式，及時(shí)發(fā)布檔案信息。2.在內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布檔案通報(bào)時(shí)，應(yīng)確保信息清晰、準(zhǔn)確，便于員工查找和閱讀。通過(guò)郵件通知時(shí)，要明確收件人、主題和正文內(nèi)容，并附上相關(guān)檔案鏈接或附件。以會(huì)議形式通報(bào)時(shí)，要提前準(zhǔn)備好通報(bào)材料，確保通報(bào)過(guò)程簡(jiǎn)潔明了。（四）反饋與處理1.員工在查閱檔案通報(bào)信息后，如有疑問(wèn)或需要進(jìn)一步了解相關(guān)檔案內(nèi)容，可及時(shí)向檔案管理部門(mén)反饋。2.檔案管理部門(mén)對(duì)員工的反饋進(jìn)行記錄，并及時(shí)進(jìn)行處理，給予準(zhǔn)確答復(fù)。對(duì)于反饋中發(fā)現(xiàn)的檔案信息問(wèn)題，要及時(shí)進(jìn)行核實(shí)和糾正。六、檔案通報(bào)的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和保密級(jí)別，設(shè)定不同的查閱權(quán)限。一般員工只能查閱與其工作相關(guān)的公開(kāi)檔案信息；涉及公司機(jī)密或重要決策的檔案，僅限特定人員查閱，并需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程。2.查閱權(quán)限的設(shè)定和調(diào)整由檔案管理部門(mén)根據(jù)公司規(guī)定和實(shí)際工作需要進(jìn)行，并及時(shí)更新相關(guān)記錄。（二）查閱流程1.員工如需查閱檔案通報(bào)中的相關(guān)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息。2.將申請(qǐng)表提交給所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后交檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)查閱權(quán)限和申請(qǐng)理由合理后，安排查閱時(shí)間和地點(diǎn)，并通知申請(qǐng)人。4.申請(qǐng)人在規(guī)定時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，查閱過(guò)程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、轉(zhuǎn)借檔案。（三）使用規(guī)定1.經(jīng)批準(zhǔn)查閱的檔案，如需復(fù)印、摘錄或引用相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)，并注明使用用途和范圍。經(jīng)同意后，按照規(guī)定的方式進(jìn)行復(fù)制和使用。2.復(fù)制的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得用于非工作目的或泄露給無(wú)關(guān)人員。引用檔案內(nèi)容時(shí)，應(yīng)確保引用準(zhǔn)確，并注明出處。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等敏感信息的檔案，在使用過(guò)程中要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。七、檔案通報(bào)的保密與安全管理（一）保密措施1.對(duì)檔案通報(bào)工作中涉及的各類(lèi)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)分級(jí)管理，明確不同級(jí)別檔案的保密要求。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門(mén)工作人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.在檔案通報(bào)過(guò)程中，嚴(yán)格控制信息傳播范圍，對(duì)知悉檔案信息的人員進(jìn)行登記，確保信息不被無(wú)關(guān)人員獲取。4.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案通報(bào)，采用加密傳輸、專(zhuān)人傳遞等方式，確保信息安全。（二）安全管理1.建立健全檔案通報(bào)信息系統(tǒng)的安全防護(hù)機(jī)制，定期進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，防止信息被非法入侵、篡改或丟失。2.對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的地點(diǎn)，并定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試。3.加強(qiáng)對(duì)檔案查閱場(chǎng)所的管理，確保查閱環(huán)境安全，防止檔案在查閱過(guò)程中受到損壞或丟失。八、檔案通報(bào)的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案通報(bào)工作監(jiān)督小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、內(nèi)部審計(jì)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案通報(bào)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組通過(guò)查閱檔案通報(bào)記錄、檢查檔案管理流程、聽(tīng)取員工反饋等方式，對(duì)檔案通報(bào)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出整改意見(jiàn)。（二）考核辦法1.將檔案通報(bào)工作納入各部門(mén)績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理部門(mén)和各部門(mén)在檔案通報(bào)工作中的表現(xiàn)進(jìn)行量化考核。2.考核指標(biāo)包括檔案收集的及時(shí)性和完整性、通報(bào)信息的準(zhǔn)確性和規(guī)范性、查閱使用的合規(guī)性、保密安全措施的落實(shí)情況等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未達(dá)到考核要求的部門(mén)和個(gè)人