集團檔案管理制度一、總則（一）目的為加強集團檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在集團各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團總部及所屬各子公司、分公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則集團檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映集團各項工作的歷史過程和實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則全面收集和整理集團在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護集團的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）集團檔案管理部門集團設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)集團檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檔案的集中保管等工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和集團的檔案管理制度。2.制定和完善集團檔案管理工作的各項規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程。3.負(fù)責(zé)集團各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。4.建立和維護集團檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。5.對集團各部門及所屬單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，指導(dǎo)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6.負(fù)責(zé)集團檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全和有效利用。7.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為集團各項工作提供檔案信息支持。（二）各部門檔案管理員集團各部門應(yīng)指定專人擔(dān)任檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集、整理和初步分類，確保文件材料的齊全完整。2.按照集團檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至集團檔案管理部門。3.協(xié)助集團檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類集團檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括集團綜合性文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務(wù)文件等。2.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會工作、共青團工作等方面的文件材料。3.經(jīng)營管理類：涵蓋集團經(jīng)營決策、市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理、物資采購、生產(chǎn)管理等業(yè)務(wù)活動中形成的文件。4.生產(chǎn)技術(shù)類：涉及集團產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、技術(shù)改造、設(shè)備管理等方面的技術(shù)文件和資料。5.基本建設(shè)類：包括集團基本建設(shè)項目的立項、可行性研究、設(shè)計、施工、竣工驗收等過程中形成的文件材料。6.科研項目類：記錄集團科研項目的申報、研究、成果鑒定、推廣應(yīng)用等環(huán)節(jié)的文件資料。7.產(chǎn)品類：包含集團各類產(chǎn)品的設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、說明書、宣傳資料等。8.會計檔案類：按照國家有關(guān)會計檔案管理規(guī)定，對集團會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算資料進行分類管理。9.聲像檔案類：包括集團在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。10.電子檔案類：存儲在電子介質(zhì)上的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等電子信息。（二）檔案編號方法為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案采用統(tǒng)一的編號方法。編號由類別代碼、年度代碼、流水號三部分組成，具體如下：1.類別代碼：采用兩位大寫字母表示檔案的類別，如“XG”表示行政管理類，“DQ”表示黨群工作類等，具體類別代碼與檔案分類相對應(yīng)。2.年度代碼：采用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年度，如“2023”表示2023年形成的檔案。3.流水號：采用五位阿拉伯?dāng)?shù)字表示同一類別、同一年度檔案的順序號，從“00001”開始依次編號。例如，行政管理類中2023年形成的第123份檔案編號為“XG202300123”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍集團各部門及所屬單位應(yīng)按照檔案管理的要求，全面收集在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。具體收集范圍如下：1.上級機關(guān)下發(fā)的與本單位有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本單位形成的各類文件、報告、計劃、總結(jié)、合同、協(xié)議、會議記錄、報表等。3.所屬單位上報的各類文件、資料、統(tǒng)計報表等。4.與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。5.本單位在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、建設(shè)等活動中形成的技術(shù)文件、圖紙、數(shù)據(jù)、樣本等。6.本單位組織的各類會議、活動、調(diào)研等形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。7.本單位獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案的相關(guān)資料。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門檔案管理員應(yīng)及時收集本部門的文件材料，確保文件材料的齊全完整，不得遺漏重要文件。2.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行收集和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。3.聲像資料應(yīng)配有文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事件等基本信息。4.實物檔案應(yīng)收集相關(guān)的文字說明、證書復(fù)印件等資料，一并歸檔保存。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.對收集到的文件材料進行分類、排序、編目、裝訂等工作。3.紙質(zhì)文件應(yīng)按照A4紙規(guī)格進行折疊或裁剪，去除金屬物，采用三孔一線的方法進行裝訂。4.電子文件應(yīng)按照分類要求進行存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并對文件進行命名和標(biāo)注，確保電子文件的分類準(zhǔn)確、查找方便。5.聲像資料應(yīng)按照時間順序或事件順序進行整理，刻錄成光盤或存儲在移動硬盤等存儲介質(zhì)上，并建立相應(yīng)的目錄索引。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間要求1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交至集團檔案管理部門。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后及時歸檔。3.會計檔案應(yīng)按照國家有關(guān)會計檔案保管期限的規(guī)定，定期整理歸檔。（二）移交手續(xù)1.各部門檔案管理員在向集團檔案管理部門移交檔案時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的類別、數(shù)量、年度等信息。2.雙方應(yīng)在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。3.集團檔案管理部門對接收的檔案進行核對驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。六、檔案的保管與保護（一）保管場所集團檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、編號順序排列上架，便于查找和利用。2.對重要檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原檔案分開保管，并定期進行檢查和維護。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，做到賬物相符。4.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的措施進行處理。（三）保護措施1.加強檔案庫房的安全管理，安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案庫房的安全。2.對檔案進行定期消毒，防止檔案受到蟲害、霉變等損害。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保檔案庫房的溫濕度符合要求。4.對電子檔案應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、防病毒等措施，確保電子檔案的安全。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.集團內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)根據(jù)工作需要，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到集團檔案管理部門查閱。2.涉及集團重要機密或敏感信息的檔案，查閱申請人應(yīng)經(jīng)集團分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱集團檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的和查閱范圍，經(jīng)集團檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報集團分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱檔案的類別、年度、編號等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或集團分管領(lǐng)導(dǎo)對申請表進行審批簽字。3.申請人持審批后的申請表到集團檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，及時準(zhǔn)確地提供檔案。4.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱規(guī)定1.集團內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到集團檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向集團檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并處理。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織集團成立檔案鑒定工作小組，由集團檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對集團檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和集團的實際情況，按照以下標(biāo)準(zhǔn)進行：1.凡是反映集團主要職能活動和基本歷史面貌的，對集團各項工作具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.凡是在一定時期內(nèi)對集團工作有查考利用價值的檔案，可列為定期保管。定期保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年。3.凡是已過保管期限，且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐卷審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)集團檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報集團分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。九、檔案的統(tǒng)計與信息化管理（一）統(tǒng)計工作集團檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，及時掌握檔案管理工作的動態(tài)和趨勢。統(tǒng)計報表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時間要求報送集團領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理部門。（二）信息化管理1.集團應(yīng)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。檔案管理信息系統(tǒng)