檔案進出登記制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案進出流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門及人員，包括但不限于檔案管理部門、各業(yè)務部門、員工個人等。（三）定義1.檔案：指公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案進出登記：指對檔案的借閱、歸還、移交、銷毀等操作進行詳細記錄，以便跟蹤檔案流向，確保檔案管理的可追溯性。（四）基本原則1.嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅持檔案安全第一的原則，采取必要的安全防護措施，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.實行檔案集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化、科學化。4.注重檔案的利用價值，提高檔案服務質量，為公司/組織的各項工作提供有力支持。二、檔案進出登記流程（一）檔案借閱登記1.借閱申請公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預計歸還日期等信息。申請表需經(jīng)所在部門負責人簽字批準，涉及重要檔案或機密檔案的借閱，還需經(jīng)檔案管理部門負責人及公司/組織分管領導審批。2.借閱登記檔案管理部門收到經(jīng)批準的《檔案借閱申請表》后，對借閱人進行身份核實，并按照申請表內(nèi)容進行檔案借閱登記。登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、部門、身份證號碼、聯(lián)系電話、借閱檔案名稱及數(shù)量、預計歸還日期、審批意見等。借閱登記完成后，檔案管理部門為借閱人出具《檔案借閱憑證》，注明借閱檔案的相關信息及借閱期限。3.檔案交付借閱人憑《檔案借閱憑證》到檔案管理部門領取所借閱的檔案，檔案管理人員應與借閱人當面核對檔案數(shù)量及完整性，并在借閱憑證上簽字確認。借閱人領取檔案后，應妥善保管，不得擅自轉借、復印、涂改或損壞檔案。（二）檔案歸還登記1.歸還申請借閱人應在檔案借閱期限屆滿前，主動向檔案管理部門提出歸還申請。如因特殊原因需要延期歸還，應提前辦理延期手續(xù)，經(jīng)檔案管理部門負責人及原審批領導批準后方可延期。歸還申請可采用書面或口頭形式，但需注明歸還檔案的名稱、數(shù)量及借閱憑證編號等信息。2.歸還登記檔案管理部門收到歸還申請后，安排專人接收歸還的檔案。接收人員應仔細核對檔案數(shù)量、完整性及借閱憑證，確保歸還的檔案與借閱登記信息一致。核對無誤后，接收人員在借閱憑證上注明歸還日期，并辦理檔案歸還登記手續(xù)。登記內(nèi)容包括歸還日期、歸還人姓名、部門及歸還檔案的實際情況等。如發(fā)現(xiàn)歸還的檔案有損壞、丟失或涂改等情況，檔案管理部門應及時查明原因，并追究借閱人的責任。3.檔案入庫檔案管理人員將歸還的檔案按照檔案分類編號順序進行整理，核對無誤后，將檔案歸還原位入庫。（三）檔案移交登記1.移交申請公司/組織內(nèi)部各部門之間因工作需要進行檔案移交時，移交部門應填寫《檔案移交申請表》，詳細注明移交檔案的名稱、數(shù)量、移交原因、接收部門等信息。申請表需經(jīng)移交部門負責人及接收部門負責人簽字批準。2.移交登記檔案管理部門收到經(jīng)批準的《檔案移交申請表》后，組織移交雙方進行檔案移交工作。移交過程中，移交人員應與接收人員共同清點檔案數(shù)量、核對檔案內(nèi)容，并在《檔案移交清單》上簽字確認?！稒n案移交清單》應一式三份，移交部門、接收部門及檔案管理部門各留存一份。清單內(nèi)容包括移交日期、移交檔案名稱及數(shù)量、移交原因、移交部門及接收部門名稱、移交人及接收人簽字等。檔案管理部門根據(jù)《檔案移交清單》進行檔案移交登記，記錄移交檔案的相關信息及移交情況。3.檔案交接移交雙方按照《檔案移交清單》完成檔案實物交接后，檔案管理部門對移交的檔案進行整理、編號等后續(xù)處理工作，確保檔案管理的連續(xù)性和規(guī)范性。（四）檔案銷毀登記1.銷毀申請對于已失去保存價值或無需繼續(xù)保存的檔案，由檔案管理部門提出檔案銷毀申請。申請應詳細說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、銷毀原因等信息，并填寫《檔案銷毀申請表》?！稒n案銷毀申請表》需經(jīng)檔案管理部門負責人、公司/組織分管領導及相關業(yè)務部門負責人審核批準。2.銷毀登記檔案管理部門根據(jù)批準的《檔案銷毀申請表》，制定檔案銷毀計劃，并組織實施銷毀工作。銷毀前，檔案管理部門應對擬銷毀檔案進行再次核對，確保銷毀檔案的準確性和完整性。在檔案銷毀過程中，檔案管理部門應安排專人負責監(jiān)督，并填寫《檔案銷毀登記表》。登記表內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀檔案名稱及數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人簽字等。銷毀完成后，監(jiān)督人應在《檔案銷毀登記表》上簽字確認，并將登記表存檔。3.銷毀記錄保存檔案管理部門應將檔案銷毀申請、審批文件、銷毀登記表等相關資料作為檔案管理工作的重要記錄進行長期保存，以備查閱。三、檔案進出登記管理要求（一）登記信息準確性1.檔案管理人員應認真核對檔案進出登記信息，確保登記內(nèi)容準確無誤。對于填寫不完整或不準確的登記申請，應及時要求相關人員補充完善。2.在檔案進出登記過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案信息與實際情況不符，應及時查明原因，并進行相應的更正處理。（二）登記記錄完整性1.檔案進出登記記錄應涵蓋檔案借閱、歸還、移交、銷毀等各個環(huán)節(jié)的詳細信息，包括時間、人員、檔案名稱及數(shù)量、審批意見等。2.登記記錄應采用紙質和電子兩種形式保存，紙質記錄應妥善歸檔，電子記錄應定期備份，確保記錄的完整性和可追溯性。（三）登記流程規(guī)范性1.檔案管理人員應嚴格按照本制度規(guī)定的檔案進出登記流程進行操作，不得擅自簡化或變更流程。2.在檔案進出登記過程中，應嚴格執(zhí)行審批制度，確保各項操作符合公司/組織的規(guī)定和要求。（四）登記資料保密性1.檔案進出登記資料屬于公司/組織的內(nèi)部機密信息，檔案管理人員應嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.查閱登記資料時，應履行必要的審批手續(xù)，確保查閱行為的合法性和合規(guī)性。四、檔案進出登記監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應定期對檔案進出登記工作進行自查，檢查登記記錄的準確性、完整性和規(guī)范性，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。2.公司/組織內(nèi)部審計部門應定期對檔案進出登記制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查檔案管理部門是否嚴格按照制度規(guī)定進行操作，確保檔案管理工作的合規(guī)性。（二）外部檢查1.積極配合國家檔案管理部門及相關行業(yè)主管部門的監(jiān)督檢查工作，及時提供檔案進出登記相關資料，接受外部檢查和指導。2.根據(jù)外部檢查意見，及時整改檔案進出登記工作中存在的問題，不斷完善檔案管理制度和流程。五、檔案進出登記責任追究1.對于違反本制度規(guī)定，在檔案進出登記過程中存在弄虛作假、擅自更改登記信息、泄露登記資料等行為的人員，公司/組織將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等相應的紀律處分。2.如因檔案進出登記工作失誤導致檔案丟失、損壞、泄