檔案室調(diào)閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，規(guī)范檔案調(diào)閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要調(diào)閱檔案的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案調(diào)閱過(guò)程合法合規(guī)。2.堅(jiān)持安全保密原則，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。3.以服務(wù)公司/組織業(yè)務(wù)為導(dǎo)向，在保證檔案安全的前提下，提高檔案調(diào)閱效率，滿(mǎn)足合理的調(diào)閱需求。二、調(diào)閱申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.調(diào)閱人需填寫(xiě)《檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明調(diào)閱檔案的名稱(chēng)、類(lèi)別、調(diào)閱目的、預(yù)計(jì)調(diào)閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)調(diào)閱申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見(jiàn)。（二）審批權(quán)限1.一般性檔案調(diào)閱申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后即可進(jìn)行。2.涉及重要機(jī)密檔案或大量檔案的調(diào)閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于涉及公司/組織核心機(jī)密、重大決策等關(guān)鍵檔案的調(diào)閱，必須經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）審批時(shí)間審批人應(yīng)在收到調(diào)閱申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批工作。如遇特殊情況需要延長(zhǎng)審批時(shí)間，應(yīng)及時(shí)向調(diào)閱人說(shuō)明原因。三、調(diào)閱檔案的范圍與限制（一）可調(diào)閱檔案范圍1.與調(diào)閱人工作相關(guān)的各類(lèi)文件、資料、記錄等檔案，包括但不限于合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。2.經(jīng)審批同意調(diào)閱的其他檔案，以滿(mǎn)足公司/組織業(yè)務(wù)開(kāi)展、審計(jì)、調(diào)查等工作需要。（二）限制調(diào)閱的檔案1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等機(jī)密信息的檔案，未經(jīng)特定授權(quán)不得調(diào)閱。2.正在進(jìn)行密級(jí)鑒定或尚未解密的檔案，按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行調(diào)閱限制。3.法律法規(guī)規(guī)定不得公開(kāi)或限制調(diào)閱的其他檔案。四、調(diào)閱方式與場(chǎng)所（一）調(diào)閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱：調(diào)閱人可前往檔案室，在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行檔案查閱、摘抄、復(fù)印等操作。2.非現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱：對(duì)于因特殊原因無(wú)法現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱的檔案，經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，可采用電子傳輸、郵寄復(fù)印件等非現(xiàn)場(chǎng)方式提供檔案信息，但必須確保信息傳輸安全和復(fù)印件的真實(shí)性、完整性。（二）調(diào)閱場(chǎng)所1.原則上應(yīng)在檔案室指定的區(qū)域進(jìn)行檔案調(diào)閱，以保證檔案的集中管理和安全。2.如因工作需要在其他場(chǎng)所調(diào)閱檔案，需提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，并采取必要的安全保密措施。五、調(diào)閱人員的職責(zé)與要求（一）調(diào)閱人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守本制度及檔案管理部門(mén)的相關(guān)規(guī)定，按照審批的調(diào)閱范圍和要求進(jìn)行檔案調(diào)閱。2.對(duì)調(diào)閱的檔案妥善保管，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.調(diào)閱結(jié)束后，及時(shí)將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。（二）調(diào)閱人員要求1.調(diào)閱人員應(yīng)具備相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，熟悉調(diào)閱檔案的內(nèi)容和用途，能夠正確使用和處理檔案信息。2.調(diào)閱人員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)，不得將調(diào)閱檔案的內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。3.未經(jīng)檔案管理部門(mén)許可，調(diào)閱人員不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出規(guī)定的調(diào)閱場(chǎng)所。六、檔案管理人員的職責(zé)（一）接待與受理1.負(fù)責(zé)接待調(diào)閱人員，接收調(diào)閱申請(qǐng)表，審核申請(qǐng)內(nèi)容的完整性和合規(guī)性。2.根據(jù)審批結(jié)果，為調(diào)閱人員辦理檔案調(diào)閱手續(xù)，提供必要的調(diào)閱指導(dǎo)和幫助。（二）檔案提供與監(jiān)督1.按照調(diào)閱申請(qǐng)，準(zhǔn)確、及時(shí)地提供所需檔案，并做好檔案交接記錄。2.在調(diào)閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保調(diào)閱人員遵守調(diào)閱制度和操作規(guī)程，防止檔案損壞、丟失或信息泄露。（三）歸還與核對(duì)1.調(diào)閱結(jié)束后，及時(shí)收回調(diào)閱的檔案，核對(duì)檔案數(shù)量、完整性等情況，辦理歸還手續(xù)。2.對(duì)調(diào)閱過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行記錄和處理，并向檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告。（四）檔案整理與維護(hù)1.定期對(duì)調(diào)閱檔案進(jìn)行整理和清點(diǎn)，確保檔案的存放有序、安全。維護(hù)檔案的原始狀態(tài)，對(duì)因調(diào)閱造成的檔案損壞及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。2.根據(jù)檔案調(diào)閱情況，分析檔案利用需求，為檔案管理工作的改進(jìn)提供參考依據(jù)。七、檔案的查閱、摘抄與復(fù)印（一）查閱1.調(diào)閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的位置進(jìn)行查閱，保持安靜，不得影響其他人員工作。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵循檔案的原有順序，不得擅自抽取、調(diào)換檔案材料。如需查閱多卷檔案，應(yīng)逐卷進(jìn)行查閱，不得同時(shí)翻閱多卷檔案。（二）摘抄1.如需摘抄檔案內(nèi)容，調(diào)閱人員應(yīng)使用檔案管理部門(mén)統(tǒng)一提供的摘抄用紙，并在摘抄內(nèi)容上注明檔案名稱(chēng)、頁(yè)碼等信息。2.摘抄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，不得斷章取義或篡改檔案原意。摘抄完成后，調(diào)閱人員應(yīng)在摘抄紙上簽字確認(rèn)。（三）復(fù)印1.因工作需要復(fù)印檔案的，調(diào)閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，注明復(fù)印內(nèi)容、用途等信息，并按照審批流程進(jìn)行審批。2.檔案管理人員應(yīng)按照審批后的復(fù)印申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)印操作，確保復(fù)印件清晰、完整。復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的印章，并注明“復(fù)印件與原件核對(duì)無(wú)誤”字樣。八、調(diào)閱檔案的歸還與注銷(xiāo)（一）歸還1.調(diào)閱人員應(yīng)在規(guī)定的調(diào)閱期限內(nèi)將檔案歸還檔案室。如因特殊原因需要延長(zhǎng)調(diào)閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.歸還檔案時(shí)，調(diào)閱人員應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，不得有缺頁(yè)、損壞、涂改等情況。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（二）注銷(xiāo)1.檔案歸還后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》及相關(guān)記錄上注明歸還日期，并將調(diào)閱申請(qǐng)及相關(guān)材料進(jìn)行整理歸檔。2.對(duì)于已完成調(diào)閱流程的檔案調(diào)閱申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行注銷(xiāo)，確保檔案調(diào)閱記錄的準(zhǔn)確性和完整性。九、檔案調(diào)閱的安全與保密（一）安全管理1.檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.在檔案調(diào)閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)密切關(guān)注調(diào)閱現(xiàn)場(chǎng)的安全情況，防止因調(diào)閱人員操作不當(dāng)或其他原因引發(fā)安全事故。（二）保密措施1.嚴(yán)格控制檔案調(diào)閱范圍，對(duì)涉及機(jī)密信息的檔案調(diào)閱實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)管，嚴(yán)格審批。2.調(diào)閱人員應(yīng)對(duì)調(diào)閱檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員透露。在調(diào)閱場(chǎng)所內(nèi)，不得談?wù)?、傳播檔案中的機(jī)密信息。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)調(diào)閱過(guò)程中接觸到的檔案信息嚴(yán)格保密，不得擅自泄露給他人。如因工作需要必須提供檔案信息，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和操作。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或相關(guān)監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檔案調(diào)閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效實(shí)施。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)自身工作的監(jiān)督，定期對(duì)檔案調(diào)閱記錄、檔案整理情況等進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的調(diào)閱行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)制止，并責(zé)令相關(guān)人員限期改正。2.對(duì)造成檔案損壞、丟失、信息泄露等嚴(yán)重后果的調(diào)閱人員，應(yīng)依法依規(guī)追究其責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重