人事檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人事檔案管理，確保人事檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司人事檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：人事檔案應(yīng)如實(shí)反映員工的真實(shí)情況，所有材料必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.保密安全原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保人事檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：在確保安全和保密的前提下，充分發(fā)揮人事檔案的作用，為公司各項(xiàng)工作提供支持。二、人事檔案的內(nèi)容（一）履歷材料員工的個人基本信息，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專業(yè)、參加工作時間、入黨時間、健康狀況等。（二）自傳材料員工撰寫的關(guān)于自己經(jīng)歷、思想發(fā)展等方面的材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表、聘期考核登記表等各類考核材料。2.干部考察工作中形成的考察材料。3.員工晉升、獎懲等過程中的鑒定材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、學(xué)歷認(rèn)證報告等。2.參加各類培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)記錄等。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、聘任文件、職稱證書等。（五）政審材料1.入黨、入團(tuán)政審材料。2.出國（境）政審材料。（六）黨團(tuán)材料1.入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、思想?yún)R報等。2.入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請書等。（七）獎勵材料1.公司內(nèi)部的獎勵決定、榮譽(yù)證書等。2.獲得上級部門或其他單位獎勵的相關(guān)材料。（八）處分材料公司或上級部門對員工作出的處分決定、違紀(jì)情況說明等。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資調(diào)整記錄等。2.員工任免文件、職務(wù)變動通知等。3.出國（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件等。（十）其他可供組織參考的材料員工的工作業(yè)績證明、科研成果、發(fā)表的文章等。三、人事檔案的收集與整理（一）收集渠道1.員工本人提交：員工應(yīng)按照公司要求及時提交個人相關(guān)材料，確保檔案內(nèi)容的完整性。2.各部門提供：公司各部門在工作過程中形成的涉及員工的相關(guān)材料，應(yīng)及時移交人力資源部門。3.外部單位提供：如學(xué)歷認(rèn)證機(jī)構(gòu)、政府部門等提供的與員工人事檔案相關(guān)的材料。（二）收集要求1.及時收集：相關(guān)部門和員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交材料，確保檔案信息的時效性。2.審核把關(guān)：人力資源部門對收集到的材料進(jìn)行審核，確保材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.規(guī)范格式：提交的材料應(yīng)符合檔案管理的格式要求，如紙張規(guī)格、字體字號等。（三）整理方法1.分類排序：按照人事檔案的內(nèi)容分類，對每一類材料進(jìn)行排序，確保檔案的邏輯性和系統(tǒng)性。2.編號編目：為每份材料編號，并編制目錄，便于查找和管理。3.裝訂成冊：將整理好的材料按照類別依次裝訂成冊，確保檔案的整齊和牢固。四、人事檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的人事檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管要求1.專人負(fù)責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)檔案的保管工作，確保檔案的安全和完整。2.定期檢查：定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案破損、霉變、蟲蛀等。3.防火防盜：加強(qiáng)檔案室的安全管理，配備防火、防盜設(shè)施，防止檔案丟失或損壞。4.電子檔案管理：對電子人事檔案進(jìn)行備份，存儲在安全的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。五、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要查閱人事檔案。2.員工本人查閱本人檔案。（二）查閱程序1.查閱申請：查閱部門或員工本人填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.審批：申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或員工所在部門主管審批后，提交人力資源部門。3.查閱登記：人力資源部門對查閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人陪同查閱，并進(jìn)行查閱登記，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等。4.查閱要求：查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，查閱完畢后及時歸還檔案。（三）借閱范圍1.因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外部單位可以借閱公司員工人事檔案。2.員工因特殊原因需要借閱本人檔案的，經(jīng)人力資源部門批準(zhǔn)后可以借閱。（四）借閱程序1.借閱申請：借閱部門或員工本人填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等。2.審批：申請表經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交人力資源部門。3.借閱登記：人力資源部門對借閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，辦理借閱手續(xù)，收取借閱押金，并進(jìn)行借閱登記，記錄借閱時間、借閱人、借閱期限等。4.借閱要求：借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容，借閱期滿后及時歸還檔案。如檔案有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、人事檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.員工離職、調(diào)動工作等。2.檔案管理機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.轉(zhuǎn)遞通知：人力資源部門根據(jù)員工離職、調(diào)動等情況，開具《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，通知接收單位。2.檔案整理：對需要轉(zhuǎn)遞的檔案進(jìn)行整理，確保檔案材料齊全、完整。3.密封包裝：將檔案材料密封包裝，并在封口處加蓋騎縫章。4.轉(zhuǎn)遞方式：通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞睫D(zhuǎn)遞檔案，確保檔案安全、及時送達(dá)接收單位。5.回執(zhí)簽收：接收單位收到檔案后，應(yīng)在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章，并及時返回人力資源部門。七、人事檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)將人事檔案材料錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確錄入。2.定期對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。八、人事檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，確保檔案的安全和完整。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清理，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。4.為公司各部門提供檔案信息服務(wù)，協(xié)助做好相關(guān)工作。（二）部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.督促本部門員工及時提交相關(guān)檔案材料。2.審核本部門員工查閱檔案的申請。3.協(xié)助人力資源部門做好檔案管理工作，提供必要的支持和配合。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司建立人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理工作流程的規(guī)范性。3.檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。4.檔