城建檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強城建檔案的管理與利用，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設、管理中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《城市建設檔案管理規(guī)定》等相關法律法規(guī)，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所涉及的各類城建檔案的管理與利用工作。城建檔案包括城市規(guī)劃、建設、管理活動中形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)，確保城建檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：城建檔案實行集中統(tǒng)一管理，維護檔案的完整與安全。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案利用效率，為公司/組織各項工作提供便捷服務。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善城建檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的城建檔案，對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作。3.建立健全城建檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢與利用。4.負責檔案庫房的安全管理，配備必要的設施設備，確保檔案的安全保存。5.組織開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門城建檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案材料的真實、完整、準確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關檔案利用服務。（三）檔案利用人員職責1.遵守檔案利用制度，愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。2.按照規(guī)定的程序和要求申請利用檔案，如實填寫利用申請表，說明利用目的和范圍。3.在檔案利用過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.城市規(guī)劃方面：包括總體規(guī)劃、詳細規(guī)劃、專項規(guī)劃等各類規(guī)劃文件及相關圖紙。2.城市建設方面：涵蓋工程項目前期文件、施工過程中形成的各類技術文件、竣工驗收文件等。3.城市管理方面：涉及城市基礎設施運行管理、環(huán)境衛(wèi)生管理、城市綠化管理等方面的文件材料。（二）收集要求1.各檔案形成部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集齊全。2.收集的檔案材料應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備，載體應符合耐久性要求。3.對電子文件的收集，應確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并進行有效的備份存儲。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.按照檔案分類標準進行分類整理，一般采用年度機構（問題）保管期限的分類方法。3.對紙質檔案進行裝訂、編頁、編號等整理工作，對電子檔案進行格式轉換、命名規(guī)范、存儲管理等操作。四、檔案鑒定與保管（一）鑒定工作1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務專家和相關人員組成。2.定期對保管期滿的檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值，提出存毀意見。3.對涉及重要歷史事件、重大工程項目等具有長遠保存價值的檔案，應延長保管期限。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：保存期限為16年至50年的檔案，主要是在一定時期內對本公司/組織工作有查考利用價值的檔案。3.短期保管：保存期限為15年以下的檔案，是在較短時間內對本公司/組織工作有參考價值的檔案。（三）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案安全。2.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等，并按照檔案類別、保管期限進行合理存放。3.對電子檔案應采用安全可靠的存儲設備進行備份存儲，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案利用服務（一）利用申請1.本公司/組織內部人員因工作需要利用城建檔案的，應填寫《城建檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等內容，并經所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.外單位因特殊情況需要利用本公司/組織城建檔案的，應提前向檔案管理部門提出書面申請，說明利用單位名稱、利用目的、利用范圍等情況，并提交相關證明材料。經檔案管理部門負責人審核批準后，并辦理利用手續(xù)。（二）利用審批1.檔案管理部門收到利用申請后，應及時進行審核。對于一般性利用申請，由檔案管理部門負責人審批；對于涉及重要檔案或利用范圍較廣的申請，應報公司/組織主管領導審批。2.審核通過后，檔案管理部門應根據(jù)利用申請內容，確定提供檔案的方式和范圍，并告知利用人員。（三）利用方式1.查閱：利用人員可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案原件或復印件。查閱時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，確保檔案安全。2.借閱：對于確需借出檔案的，應嚴格履行借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、涂改、污損檔案。3.出具證明：根據(jù)利用人員的需求，檔案管理部門可對檔案內容進行核實后，出具檔案證明材料。證明材料應加蓋檔案管理部門印章，并注明用途和有效期限。（四）利用登記1.檔案管理部門應對每一次檔案利用情況進行詳細登記，記錄利用人員姓名、單位、利用時間、檔案名稱、利用目的、利用方式等信息。2.利用登記應及時、準確、完整，形成檔案利用臺賬，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制利用范圍。3.在檔案利用過程中，利用人員應對檔案內容嚴格保密，不得泄露給無關人員。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的安全責任。2.加強檔案庫房的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設備，配備消防器材等應急設施。3.定期對檔案進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對發(fā)生的檔案安全事故，應及時報告并采取有效措施進行處理。七、檔案信息化建設（一）建設目標1.逐步實現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。2.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。3.推進檔案信息資源共享，為公司/組織各項工作提供更加便捷的信息支持。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化存儲要求。2.圖像處理：對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的檔案圖像與相應的目錄數(shù)據(jù)進行掛接，建立準確的索引關系。4.存儲管理：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行定期備份。（三）信息系統(tǒng)建設1.選用適合本公司/組織的檔案信息管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)功能滿足檔案管理工作需求。2.對檔案信息管理系統(tǒng)進行定制化開發(fā)，實現(xiàn)檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.加強系統(tǒng)安全管理，設置用戶權限，防止信息泄露和非法訪問。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立檔案管理監(jiān)督機制，由公司/組織內部審計部門或相關職能部門對檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門應定期對自身工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理工作流程的規(guī)范性，是否存在違規(guī)操作或管理漏洞。3.檔案安全保密措施的落實情況，檔案庫房安全、檔案信息安全等是否得到有效保障。4.檔案信息化建設進展情況，檔案數(shù)字化程度、信息系統(tǒng)運行情況等是否滿足工作需要。（三）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，明確整改要