會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關會計檔案管理的規(guī)定，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理工作。（三）定義本制度所稱會計檔案，是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則會計檔案管理遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則，確保會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等各類經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時取得或填制的憑證。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟業(yè)務的會計分錄和摘要等內(nèi)容。（二）會計賬簿1.總賬，按照會計科目分類登記經(jīng)濟業(yè)務總括情況的賬簿。2.明細賬，按照明細會計科目分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務詳細情況的賬簿。3.日記賬，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，序時記錄現(xiàn)金和銀行存款收支業(yè)務。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務會計報告1.月度、季度、年度財務報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等主表以及相關附表。2.財務情況說明書，對一定時期內(nèi)公司財務狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等情況進行分析說明的書面報告。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單余額差異的調(diào)節(jié)表格。2.銀行對賬單，銀行定期提供的反映公司銀行賬戶收支情況的對賬單。3.納稅申報表，記錄公司各項稅費申報繳納情況的表格。4.會計檔案移交清冊，記錄會計檔案交接情況的清單。5.會計檔案保管清冊，詳細記錄會計檔案保管情況的清冊。6.會計檔案銷毀清冊，記載會計檔案銷毀內(nèi)容的清冊。7.其他具有保存價值的會計核算專業(yè)資料。三、會計檔案的歸檔（一）歸檔要求1.會計憑證應按月、按編號順序每月裝訂成冊，標明月份、季度、年起止、號數(shù)、單據(jù)張數(shù)，由會計及有關人員簽名蓋章（包括制單、審核、記賬、主管），由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿應在年度終了后，整理立卷?；铐撡~簿應抽出空白頁，撤掉賬夾，用牛皮紙統(tǒng)一裝訂成冊，并在裝訂處加蓋有關人員名章。3.財務會計報告應按年度裝訂成冊，加具封面，裝訂應牢固、整齊，并由相關人員簽名蓋章。4.其他會計資料應按照類別和形成時間順序整理歸檔，確保資料完整、清晰。（二）歸檔時間1.會計憑證應在每月終了后的[X]個工作日內(nèi)裝訂成冊，并及時歸檔。2.會計賬簿應在年度終了后的[X]個月內(nèi)整理歸檔。3.財務會計報告應在年度終了后的[X]個月內(nèi)報送并歸檔。4.其他會計資料應在形成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。（三）歸檔流程1.會計人員負責對各類會計資料進行整理、分類、編號。2.將整理好的會計資料移交至檔案管理部門，檔案管理部門進行核對、簽收。3.檔案管理部門按照規(guī)定的分類方法和存放順序，將會計檔案存放于專門的檔案柜或存儲設備中，并建立相應的索引目錄。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證保管期限為[X]年。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬保管期限為[X]年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管[X]年。3.財務會計報告類：月度、季度財務會計報告保管期限為[X]年；年度財務會計報告永久保管。4.其他會計資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限為[X]年；銀行對賬單保管期限為[X]年；納稅申報表保管期限為[X]年；會計檔案移交清冊保管期限為[X]年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點會計檔案應存放在專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜（包括門禁設施、監(jiān)控設備）、防鼠、防磁等安全防護措施。庫房溫度應保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應保持在[X]%[X]%之間。（三）保管方式1.紙質(zhì)會計檔案應分類存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子會計檔案應存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲設備上，并定期進行備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的會計檔案，應采用紙質(zhì)和電子兩種形式同時保存。（四）保管要求1.檔案管理部門應建立健全會計檔案保管制度，明確專人負責會計檔案的日常管理工作。2.定期對會計檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保會計檔案的賬實相符。3.對保管期限屆滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。4.因工作需要查閱會計檔案時，應按照規(guī)定的審批程序辦理借閱手續(xù)，借閱人員不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。5.會計檔案管理人員應定期對會計檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保會計檔案的安全和完整。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，需經(jīng)所在部門負責人批準，并在檔案管理部門進行登記。2.外部單位查閱會計檔案，應持有單位介紹信，經(jīng)公司財務負責人批準，并在檔案管理部門詳細登記查閱目的、內(nèi)容、期限等信息。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱日期、查閱內(nèi)容及用途等。2.申請表經(jīng)相關審批人簽字批準后，交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表，提供相應的會計檔案，并安排專人在場協(xié)助查閱。查閱人員只能在指定地點查閱，不得將會計檔案攜帶出指定場所。4.查閱過程中，查閱人員不得擅自涂改、標記、拆散、抽換、攜帶出原件或復制原件（如有特殊需要復制，應按照規(guī)定另行辦理審批手續(xù)）。（三）借閱期限1.內(nèi)部借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應重新辦理審批手續(xù)。2.外部借閱期限根據(jù)具體情況由財務負責人確定，但最長不得超過[X]天。（四）借閱歸還1.借閱人員應在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借會計檔案，檔案管理部門應對歸還的會計檔案進行認真核對，確保檔案完整無損。2.如發(fā)現(xiàn)會計檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應責任。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出會計檔案銷毀意見，會同財務部門共同鑒定，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.公司負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3.銷毀會計檔案時，應當由檔案管理部門和財務部門共同派員監(jiān)銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本公司負責人。（三）特殊情況處理1.對于涉及未了事項的會計檔案，在未了事項處理完畢后，按照規(guī)定程序進行銷毀。2.因管理需要等原因，對已銷毀的會計檔案進行重新評估，確需恢復的，應按照相關規(guī)定進行審批和操作。七、會計檔案信息化管理（一）電子會計檔案的形成與收集1.公司應按照國家有關規(guī)定和本制度要求，及時將各類會計資料進行電子化處理，形成電子會計檔案。2.電子會計檔案的收集應確保數(shù)據(jù)的完整性、準確性和真實性，與紙質(zhì)會計檔案的內(nèi)容保持一致。（二）電子會計檔案的存儲與管理1.電子會計檔案應存儲在符合安全要求的存儲設備上，并建立相應的存儲目錄和索引，便于查找和使用。2.定期對電子會計檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.采用電子簽名、電子印章等技術手段，確保電子會計檔案的真實性和完整性。（三）電子會計檔案的查閱與利用1.公司內(nèi)部人員查閱電子會計檔案，應通過公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)進行，并按照規(guī)定的審批程序辦理。2.外部單位查閱電子會計檔案，應經(jīng)過公司財務負責人批準，并采用安全的方式提供數(shù)據(jù)訪問權限。查閱人員不得擅自復制、傳播電子會計檔案。（四）電子會計檔案的安全與保密1.加強電子會計檔案存儲設備的安全管理，設置必要的訪問權限和密碼保護，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.對電子會計檔案的傳輸、存儲過程進行加密處理，確保數(shù)據(jù)安全。3.嚴格控制電子會計檔案的打印、下載等操作，防止未經(jīng)授權的信息擴散。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對會計檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查會計檔案的歸檔、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.財務部門