機(jī)關(guān)檔案各類制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在機(jī)關(guān)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)關(guān)工作活動的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則檔案應(yīng)全面收集、整理，確保反映機(jī)關(guān)工作活動的各個方面，不得遺漏重要文件和資料。4.系統(tǒng)性原則檔案應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行整理，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于管理和查閱。5.安全性原則檔案應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案的集中統(tǒng)一管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)，確保檔案的安全。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行檔案鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.參與機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作活動，了解檔案形成情況，及時(shí)收集、整理相關(guān)檔案資料。7.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識和檔案管理水平。三、檔案收集制度（一）收集范圍1.機(jī)關(guān)在履行職能活動中形成的各種文件、材料、記錄、報(bào)表、圖表、照片、音像等資料。2.機(jī)關(guān)召開的各種會議形成的會議文件、記錄、紀(jì)要、決議等資料。3.機(jī)關(guān)開展的各類業(yè)務(wù)活動形成的業(yè)務(wù)文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等資料。4.機(jī)關(guān)工作人員在工作中形成的個人文件、資料、筆記、手稿等資料。5.機(jī)關(guān)收到的上級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)及其他單位發(fā)來的文件、資料、函件等。6.機(jī)關(guān)對外發(fā)布的文件、資料、宣傳材料等。7.機(jī)關(guān)資產(chǎn)、財(cái)務(wù)、人事等方面的文件、資料、報(bào)表等。8.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得涂改、偽造、損毀檔案資料。3.收集的檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。4.各部門應(yīng)定期將收集的檔案資料移交檔案管理部門，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。四、檔案整理制度（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段進(jìn)行分類。3.會計(jì)檔案：按照會計(jì)年度、類別進(jìn)行分類。4.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容進(jìn)行分類。5.電子檔案：按照類別、年度、保管期限進(jìn)行分類。（三）整理方法1.文書檔案整理收集齊全應(yīng)歸檔的文件材料，剔除不屬于歸檔范圍的文件材料。對歸檔文件材料進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂。按照分類方案和編號順序，將歸檔文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫相關(guān)信息。2.科技檔案整理收集齊全應(yīng)歸檔的科技文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等各個階段的文件材料。對科技文件材料進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂。按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等分類標(biāo)準(zhǔn)，將科技文件材料裝入檔案卷，并在檔案卷上填寫相關(guān)信息。3.會計(jì)檔案整理收集齊全應(yīng)歸檔的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)文件材料。對會計(jì)文件材料進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂。按照會計(jì)年度、類別等分類標(biāo)準(zhǔn)，將會計(jì)文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫相關(guān)信息。4.聲像檔案整理收集齊全應(yīng)歸檔的照片、錄音、錄像等聲像文件材料。對聲像文件材料進(jìn)行分類、編號、編目、標(biāo)注說明。按照載體形式、內(nèi)容等分類標(biāo)準(zhǔn)，將聲像文件材料裝入檔案盒或光盤，并在檔案盒或光盤上填寫相關(guān)信息。5.電子檔案整理將電子文件按照類別、年度、保管期限等分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲。對電子文件進(jìn)行編號、編目、標(biāo)注元數(shù)據(jù)。建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于電子檔案的數(shù)據(jù)檢索和利用。五、檔案保管制度（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.檔案應(yīng)裝盒上架，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，溫濕度應(yīng)控制在規(guī)定范圍之內(nèi)。4.檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。6.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全。（三）檔案保護(hù)措施1.防火措施檔案庫房應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等。檔案庫房應(yīng)嚴(yán)禁煙火，不得在檔案庫房內(nèi)使用明火或電熱設(shè)備。定期對檔案庫房的防火設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保防火設(shè)備的正常運(yùn)行。2.防潮措施檔案庫房應(yīng)安裝防潮設(shè)備，如除濕機(jī)、空調(diào)等。檔案應(yīng)存放在防潮的檔案盒或檔案柜內(nèi)，避免檔案受潮。定期對檔案庫房的濕度進(jìn)行檢測，及時(shí)采取防潮措施。3.防蟲措施檔案庫房應(yīng)安裝防蟲設(shè)備，如防蟲網(wǎng)、驅(qū)蟲劑等。檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害及時(shí)采取防治措施。保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，減少蟲害滋生的環(huán)境。4.防盜措施檔案庫房應(yīng)安裝防盜設(shè)備，如防盜門、防盜窗、監(jiān)控?cái)z像頭等。檔案庫房應(yīng)配備專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格出入庫登記制度。定期對檔案庫房的防盜設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保防盜設(shè)備的正常運(yùn)行。5.防光措施檔案庫房應(yīng)采用防光的窗簾、燈具等設(shè)施，避免檔案受到強(qiáng)光照射。檔案查閱時(shí)應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的照明設(shè)備，避免強(qiáng)光直接照射檔案。6.防塵措施檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，減少灰塵積累。檔案應(yīng)存放在防塵的檔案盒或檔案柜內(nèi)，避免檔案受到灰塵污染。7.防有害氣體措施檔案庫房應(yīng)安裝通風(fēng)設(shè)備，保持空氣流通，減少有害氣體的積累。檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離污染源，避免有害氣體對檔案的損害。六、檔案查閱利用制度（一）查閱范圍本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要，可查閱本機(jī)關(guān)保管的檔案。外單位查閱本機(jī)關(guān)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱本機(jī)關(guān)檔案，應(yīng)提前向本機(jī)關(guān)檔案管理部門提出查閱申請，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍等。檔案管理部門審核同意后，查閱單位應(yīng)填寫檔案查閱申請表，并加蓋單位公章，經(jīng)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)按照檔案管理部門指定的地點(diǎn)和方式進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、撕毀等。（三）借閱手續(xù)1.本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱本機(jī)關(guān)檔案，應(yīng)按照查閱手續(xù)辦理借閱申請，經(jīng)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的期限歸還檔案，不得逾期不還。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。4.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）利用反饋檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用需求和利用效果，及時(shí)調(diào)整檔案管理工作，提高檔案的服務(wù)水平。同時(shí)，鼓勵利用者對檔案管理工作提出意見和建議，不斷改進(jìn)檔案管理工作。七、檔案鑒定銷毀制度（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對已過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。2.對保管期限已滿但仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限。3.對涉及本機(jī)關(guān)重要機(jī)密、敏感信息的檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行專門保管，不得隨意銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等。記錄由檔案管理部門保存。5.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)在檔案銷毀清單上注明“已銷毀”字樣，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為機(jī)關(guān)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立檔案數(shù)字化副本。對數(shù)字化檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄建庫等工作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可用性。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)建立檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行對接，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享和交換。3.檔案信息安全保障建立檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全。對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，