檔案核查制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的真實性、完整性和準確性，維護檔案的權威性和保密性，特制定本檔案核查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內所有部門及員工所涉及的各類檔案，包括但不限于人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案、行政檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案核查工作合法合規(guī)。2.客觀公正原則：以事實為依據(jù)，不受任何主觀因素干擾，對檔案進行客觀、公正的核查。3.全面細致原則：涵蓋檔案的各個方面，包括內容、格式、簽字蓋章等，做到無遺漏、無死角。4.保密原則：在檔案核查過程中，對涉及的機密信息嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案核查的內容與標準（一）人事檔案1.基本信息個人身份信息，如姓名、性別、出生日期、身份證號碼等應準確無誤，與身份證原件一致。學歷、學位證書應真實有效，通過教育部學歷認證系統(tǒng)可查詢核實。工作經(jīng)歷應連續(xù)、完整，離職證明、入職證明等材料齊全，能相互印證。2.勞動合同勞動合同簽訂主體應合法，條款明確，包括工作內容、工作地點、勞動報酬、社會保險等重要內容。合同期限、試用期約定應符合法律法規(guī)規(guī)定，續(xù)簽合同手續(xù)完備。3.薪酬福利工資發(fā)放記錄應清晰，與勞動合同約定一致，不存在虛報、漏發(fā)等情況。社會保險、住房公積金等繳納記錄應完整，按時足額繳納。4.考核晉升績效考核記錄應真實，有明確的考核標準和結果，員工簽字確認。晉升文件應齊全，包括晉升依據(jù)、審批流程等。（二）財務檔案1.會計憑證憑證內容應完整，包括日期、憑證編號、摘要、借貸方金額、附件張數(shù)等。記賬憑證與原始憑證應相符，原始憑證真實、合法、有效，簽字蓋章齊全。2.賬簿總賬、明細賬、日記賬等賬簿應登記及時、準確，賬賬相符、賬實相符。賬簿的啟用、交接、保管等手續(xù)應完備。3.財務報表資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等報表應數(shù)據(jù)準確，勾稽關系正確。報表編制依據(jù)充分，經(jīng)過審計的應附審計報告。4.稅務資料納稅申報表、完稅憑證等應真實、準確，按時申報繳納稅款。發(fā)票管理規(guī)范，開具、取得、保管等符合稅務規(guī)定。（三）業(yè)務檔案1.合同檔案合同簽訂流程合規(guī)，合同條款明確、合法，雙方權利義務清晰。合同履行記錄完整，包括發(fā)貨單、驗收單、對賬單等相關憑證。合同變更、解除等手續(xù)齊全，有相應的審批文件。2.項目檔案項目立項文件應完備，包括項目可行性研究報告、立項批復等。項目實施過程中的各類文件，如項目計劃、進度報告、質量檢驗報告等應齊全。文件格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備，能反映項目全貌和實施過程。3.銷售檔案銷售合同、訂單應真實有效，客戶信息準確。銷售發(fā)貨記錄、回款記錄完整，能清晰反映銷售業(yè)務流程。銷售費用支出合理，有相應的審批和發(fā)票等憑證。（四）行政檔案1.公文檔案發(fā)文應符合公文格式要求，文號、標題、主送單位、正文、附件、落款等齊全。收文登記及時，傳閱、辦理、歸檔等流程規(guī)范。重要公文的處理結果應有記錄和反饋。2.會議檔案會議通知、議程、紀要等文件應完整，能準確反映會議內容和決策結果。會議紀要應經(jīng)參會人員簽字確認，重要會議決策事項有跟蹤落實情況。3.證照檔案營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證等各類證照應在有效期內，按時年檢。使用記錄完整，如有借出、歸還等情況應登記。三、檔案核查的流程（一）定期核查1.制定計劃每年年初，由檔案管理部門根據(jù)公司/組織實際情況，制定檔案核查年度計劃，明確核查范圍、內容、時間安排等。2.組建小組根據(jù)核查任務，組建由檔案管理部門成員、相關業(yè)務部門人員及內部審計人員等組成的核查小組。3.實施核查核查小組按照核查標準和計劃，對各類檔案進行逐份檢查，可采用查閱檔案原件、核對電子數(shù)據(jù)、實地走訪等方式。核查過程中，對發(fā)現(xiàn)的問題詳細記錄，填寫《檔案核查問題記錄表》。4.形成報告核查結束后，核查小組撰寫核查報告，總結核查情況，對發(fā)現(xiàn)的問題進行分類統(tǒng)計，分析原因，提出整改建議。5.反饋整改將核查報告反饋給相關部門和責任人，要求其限期整改。整改完成后，提交整改報告，由檔案管理部門進行復查。（二）不定期核查1.觸發(fā)情形公司/組織發(fā)生重大事件，如并購重組、重大業(yè)務調整等，可能影響檔案真實性、完整性時，進行不定期核查。接到外部監(jiān)管部門要求、投訴舉報或內部審計發(fā)現(xiàn)問題線索時，啟動不定期核查。2.核查程序參照定期核查流程，針對特定事項或線索，有針對性地開展核查工作，重點關注相關檔案。核查結果及時上報公司/組織管理層，并根據(jù)需要采取相應措施。四、檔案核查的責任分工（一）檔案管理部門1.負責制定檔案核查制度和年度計劃，組織實施核查工作。2.對核查過程中發(fā)現(xiàn)的一般性問題，督促相關部門整改，并跟蹤整改情況。3.負責檔案核查資料的整理、歸檔，建立檔案核查工作臺賬。（二）相關業(yè)務部門1.配合檔案管理部門開展核查工作，提供所需的檔案資料和相關信息。2.對本部門檔案的真實性、完整性負責，對核查出的問題及時整改。3.負責本部門檔案管理制度的執(zhí)行和日常管理，確保檔案質量。（三）內部審計部門1.參與檔案核查工作，對核查結果進行審計監(jiān)督。2.對發(fā)現(xiàn)的重大問題進行深入調查，提出審計意見和建議。3.協(xié)助檔案管理部門完善檔案核查制度和流程，防范檔案管理風險。五、檔案核查結果的處理（一）問題記錄1.核查小組對發(fā)現(xiàn)的問題進行詳細記錄，包括問題所在檔案名稱、編號、問題描述、涉及人員等信息。2.問題記錄應客觀、準確，能夠清晰反映問題的性質和嚴重程度。（二）整改通知1.檔案管理部門根據(jù)核查結果，向相關責任部門和責任人發(fā)出《檔案核查問題整改通知書》，明確整改要求、整改期限等。2.整改通知書應抄送公司/組織管理層及相關監(jiān)督部門。（三）整改落實1.責任部門和責任人按照整改通知書要求，制定整改措施，明確整改責任人，限期完成整改。2.在整改過程中，及時向檔案管理部門反饋整改進展情況，遇到困難和問題及時溝通協(xié)調。（四）復查驗收1.整改期限屆滿后，檔案管理部門對整改情況進行復查驗收。2.復查驗收合格的，相關問題予以銷號；復查驗收不合格的，責令繼續(xù)整改，直至達到要求。（五）責任追究1.對檔案核查中發(fā)現(xiàn)的故意偽造、篡改檔案等嚴重違規(guī)行為，按照公司/組織相關規(guī)定追究責任人的責任。2.因檔案問題給公司/組織造成損失的，依法要求責任人承擔相應賠償責任。六、檔案核查的監(jiān)督與保障（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內部設立檔案核查監(jiān)督小組，由管理層、紀檢監(jiān)察部門等人員組成，對檔案核查工作進行全程監(jiān)督。2.監(jiān)督小組定期檢查檔案核查制度的執(zhí)行情況，對核查過程和結果進行抽查，確保核查工作公正、透明。（二）培訓與宣傳1.定期組織檔案管理人員及相關業(yè)務人員進行檔案核查業(yè)務培訓，提高其業(yè)務水平和責任意識。2.通過內部宣傳、培訓等方式，向全體員工宣傳檔案核查制度的重要性，增強員工對檔案管理工作的重視。（三）技術支持1.配備必要的檔案管理軟件和硬件設備，利用信息技術手段提高檔案核查工作效率和準確性。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息