檔案應(yīng)急制度一、總則（一）目的為有效應(yīng)對(duì)各類突發(fā)事件，確保公司/組織檔案的安全與完整，保障檔案在應(yīng)急狀態(tài)下能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用，特制定本檔案應(yīng)急制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和人員，涵蓋各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則強(qiáng)化檔案安全意識(shí)，做好日常檔案管理的各項(xiàng)預(yù)防工作，包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管等環(huán)節(jié)，降低突發(fā)事件發(fā)生的可能性。2.快速反應(yīng)原則在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，能夠迅速啟動(dòng)應(yīng)急機(jī)制，采取有效的應(yīng)對(duì)措施，最大限度地減少檔案損失。3.保障利用原則確保在應(yīng)急處置過程中，檔案的利用需求得到合理滿足，為公司/組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和應(yīng)急決策提供支持。4.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保應(yīng)急工作的合法性、規(guī)范性。二、應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）應(yīng)急指揮中心成立檔案應(yīng)急指揮中心，由公司/組織分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任總指揮，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。應(yīng)急指揮中心負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)檔案應(yīng)急處置工作，制定應(yīng)急工作策略，下達(dá)應(yīng)急處置指令。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案應(yīng)急預(yù)案，組織開展應(yīng)急培訓(xùn)和演練。2.負(fù)責(zé)檔案應(yīng)急處置過程中的具體業(yè)務(wù)操作，包括檔案的搶救、轉(zhuǎn)移、保護(hù)等。3.及時(shí)收集、匯總應(yīng)急處置過程中的相關(guān)信息，向應(yīng)急指揮中心報(bào)告。4.協(xié)助其他部門做好檔案相關(guān)的應(yīng)急工作。（三）相關(guān)業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，負(fù)責(zé)本部門檔案的初步保護(hù)和整理，配合檔案管理部門開展應(yīng)急處置工作。2.按照應(yīng)急指揮中心的要求，提供必要的人力、物力支持。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的后續(xù)恢復(fù)和利用工作。三、應(yīng)急預(yù)防措施（一）檔案安全檢查1.定期開展檔案安全檢查，檢查內(nèi)容包括檔案存儲(chǔ)環(huán)境、保管設(shè)備、防護(hù)措施等。2.建立檔案安全檢查記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與預(yù)警1.對(duì)可能影響檔案安全的各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，包括自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件、社會(huì)安全事件等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，建立預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)布預(yù)警信息，采取相應(yīng)的預(yù)防措施。（三）人員培訓(xùn)與教育1.組織檔案管理人員參加應(yīng)急培訓(xùn)，提高應(yīng)急處置能力和業(yè)務(wù)水平。2.對(duì)全體員工進(jìn)行檔案安全意識(shí)教育，增強(qiáng)員工在突發(fā)事件中的檔案保護(hù)意識(shí)。（四）設(shè)施設(shè)備維護(hù)1.定期維護(hù)檔案存儲(chǔ)設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行。2.配備必要的應(yīng)急救援設(shè)備和物資，如滅火器、消防水帶、防護(hù)用品等，并定期進(jìn)行檢查和更新。四、應(yīng)急響應(yīng)程序（一）突發(fā)事件報(bào)告1.一旦發(fā)生可能影響檔案安全的突發(fā)事件，現(xiàn)場(chǎng)人員應(yīng)立即向本部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，部門負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門和應(yīng)急指揮中心報(bào)告。2.報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、性質(zhì)、影響范圍、已采取的措施等。（二）應(yīng)急啟動(dòng)1.應(yīng)急指揮中心接到報(bào)告后，應(yīng)立即啟動(dòng)檔案應(yīng)急預(yù)案，組織相關(guān)人員開展應(yīng)急處置工作。2.明確各應(yīng)急處置小組的職責(zé)和任務(wù)，確保應(yīng)急工作有序進(jìn)行。（三）現(xiàn)場(chǎng)處置1.火災(zāi)事故立即組織人員使用滅火器、消防水帶等進(jìn)行滅火，控制火勢(shì)蔓延。迅速轉(zhuǎn)移檔案，優(yōu)先搶救重要、珍貴檔案。轉(zhuǎn)移過程中要注意保護(hù)檔案不受損壞，可采用密封包裝、搬運(yùn)工具等進(jìn)行轉(zhuǎn)移。及時(shí)通知消防部門，配合消防人員開展滅火救援工作。2.水災(zāi)事故迅速切斷電源，防止觸電事故發(fā)生。組織人員對(duì)檔案進(jìn)行排水、除濕處理，避免檔案長(zhǎng)時(shí)間浸泡。對(duì)于被水浸泡的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行搶救，采用晾曬、烘干、冷凍干燥等方法進(jìn)行處理，盡量減少檔案損失。3.其他事故根據(jù)事故的性質(zhì)和特點(diǎn)，采取相應(yīng)的應(yīng)急處置措施，如保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)、疏散人員、防止檔案丟失等。（四）信息收集與報(bào)告1.檔案管理部門在應(yīng)急處置過程中，要及時(shí)收集、匯總相關(guān)信息，包括事件進(jìn)展情況、檔案受損情況、搶救處理措施等。2.定期向應(yīng)急指揮中心報(bào)告信息，重大情況應(yīng)隨時(shí)報(bào)告。應(yīng)急指揮中心根據(jù)信息情況及時(shí)調(diào)整應(yīng)急處置策略。（五）擴(kuò)大應(yīng)急如果突發(fā)事件的影響范圍超出公司/組織自身的應(yīng)急處置能力，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管部門和相關(guān)政府部門報(bào)告，請(qǐng)求支援，擴(kuò)大應(yīng)急響應(yīng)范圍。五、應(yīng)急處置措施（一）檔案搶救1.對(duì)受到突發(fā)事件威脅的檔案，應(yīng)立即組織力量進(jìn)行搶救。搶救過程中要遵循檔案保護(hù)的原則和方法，盡量減少檔案的損壞。2.對(duì)于重要、珍貴檔案，應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行搶救和轉(zhuǎn)移，確保其安全。（二）檔案轉(zhuǎn)移1.根據(jù)突發(fā)事件的發(fā)展情況，及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)移到安全地點(diǎn)。轉(zhuǎn)移過程中要注意檔案的標(biāo)識(shí)、包裝和運(yùn)輸安全，防止檔案丟失、損壞。2.設(shè)立臨時(shí)檔案存放點(diǎn)，對(duì)轉(zhuǎn)移過來的檔案進(jìn)行妥善保管，安排專人負(fù)責(zé)看守。（三）檔案保護(hù)1.采取必要的保護(hù)措施，防止檔案在應(yīng)急處置過程中受到二次損害。如對(duì)檔案進(jìn)行密封、遮蓋、防護(hù)等。2.對(duì)于受損的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和整理，盡量恢復(fù)檔案的原貌和完整性。（四）檔案利用恢復(fù)1.在應(yīng)急處置工作基本結(jié)束后，要盡快恢復(fù)檔案的正常利用。對(duì)受損檔案進(jìn)行評(píng)估，確定可提供利用的范圍和方式。2.加強(qiáng)檔案利用服務(wù)，滿足公司/組織在應(yīng)急狀態(tài)下的工作需求。六、后期處置（一）損失評(píng)估1.應(yīng)急處置工作結(jié)束后，則立即組織對(duì)檔案損失情況進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括檔案的受損數(shù)量、受損程度以及對(duì)檔案利用的影響等。2.形成檔案損失評(píng)估報(bào)告，為后續(xù)的賠償、修復(fù)等工作提供依據(jù)。（二）檔案修復(fù)與重建1.根據(jù)檔案損失評(píng)估報(bào)告，制定檔案修復(fù)與重建計(jì)劃。對(duì)受損檔案進(jìn)行分類整理，確定修復(fù)和重建的方法和順序。2.組織專業(yè)人員或委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案修復(fù)與重建工作，確保檔案的質(zhì)量和安全性。（三）總結(jié)與改進(jìn)1.對(duì)檔案應(yīng)急處置工作進(jìn)行全面總結(jié)，分析應(yīng)急處置過程中存在的問題和不足。2.根據(jù)總結(jié)結(jié)果，對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂和完善，提高應(yīng)急處置能力和水平。（四）責(zé)任追究1.對(duì)在檔案應(yīng)急處置工作中存在失職、瀆職行為的部門和人員，依法依規(guī)追究責(zé)任。2.對(duì)因工作不力導(dǎo)致檔案重大損失的，要嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。七、應(yīng)急資源保障（一）人力資源保障1.建立檔案應(yīng)急處置人員隊(duì)伍，明確人員的職責(zé)和分工。2.定期組織應(yīng)急處置人員進(jìn)行培訓(xùn)和演練，提高其應(yīng)急處置能力。（二）物力資源保障1.配備必要的檔案應(yīng)急救援設(shè)備和物資，如滅火器、消防水帶、防護(hù)用品、除濕設(shè)備、搬運(yùn)工具等。2.設(shè)立檔案應(yīng)急物資儲(chǔ)備庫(kù)，對(duì)應(yīng)急物資進(jìn)行妥善保管，定期進(jìn)行檢查和更新，確保物資的完好和可用。（三）財(cái)力資源保障1.安