鎮(zhèn)級房產檔案制度一、總則（一）目的為加強鎮(zhèn)級房產檔案管理，確保房產檔案的完整、準確、安全和有效利用，維護房產權利人合法權益，依據國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本鎮(zhèn)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鎮(zhèn)行政區(qū)域內各類房產檔案的管理，包括房屋所有權登記檔案、房屋交易檔案、房屋租賃檔案、房屋征收檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則房產檔案由鎮(zhèn)房產管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內容必須真實反映房產的實際情況，數據準確無誤。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為房產管理工作和社會公眾提供便捷服務。二、檔案管理機構及職責（一）管理機構鎮(zhèn)房產管理部門設立專門的房產檔案管理科室，負責房產檔案的日常管理工作。（二）職責分工1.檔案管理人員職責負責房產檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)。定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務，做好登記和記錄。2.業(yè)務科室職責負責形成和移交本科室工作中產生的房產檔案資料。配合檔案管理科室做好檔案的整理、歸檔等工作。根據工作需要，及時查閱和利用房產檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.房屋所有權登記檔案包括房屋所有權初始登記、轉移登記、變更登記、注銷登記等過程中形成的各類文件資料，如申請書、身份證明、產權證明、測繪報告、完稅憑證等。2.房屋交易檔案涵蓋房屋買賣合同、交易資金監(jiān)管憑證、評估報告、完稅證明等與房屋交易相關的資料。3.房屋租賃檔案租賃合同、租賃雙方身份證明、租金支付憑證等租賃業(yè)務產生的文件。4.房屋征收檔案征收決定、征收補償協(xié)議、被征收房屋權屬證明、評估報告等征收過程中的各類資料。（二）收集要求1.各業(yè)務科室應在業(yè)務辦結后及時將相關檔案資料移交檔案管理科室，確保檔案收集的及時性。2.移交的檔案資料應齊全、完整、真實，符合檔案整理要求。3.檔案管理科室對接收檔案進行初步審核，對不符合要求的檔案資料，及時退回業(yè)務科室補充完善。（三）整理方法及流程1.分類排序按照檔案類別進行分類，如房屋所有權登記檔案可分為新建房屋登記、二手房轉移登記等類別，再按照時間順序對每類檔案進行排序。2.編目編號為每份檔案編制目錄，包括檔案名稱、編號、日期、來源等信息。同時，為檔案賦予唯一的編號，編號應體現(xiàn)檔案類別、年份和順序號等要素。3.裝訂成冊對紙張較多的檔案進行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。4.裝盒上架將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標注檔案類別、編號等信息，然后上架存放，便于查找和管理。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔原則按照檔案形成的時間順序、類別等進行科學歸檔，便于檔案的保管和利用。（二）歸檔流程檔案整理完成后，檔案管理人員按照歸檔原則將檔案歸入相應的檔案類別和年度檔案庫中。（三）保管期限根據檔案的重要性和保存價值，確定不同檔案的保管期限。一般房屋所有權登記檔案等重要檔案保管期限為長期（不少于50年），房屋交易、租賃等一般性檔案保管期限為短期（不少于10年）。（四）保管條件1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。3.配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、除濕機、空調、消防器材等。（五）檔案清查與盤點1.定期清查檔案管理科室每年對檔案進行一次全面清查，核對檔案數量、編號、目錄等信息，確保檔案的完整和準確。2.不定期抽查對重點檔案或容易出現(xiàn)問題的檔案類別進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。3.盤點記錄每次清查和盤點應做好記錄，記錄內容包括檔案名稱、數量、存放位置、清查時間、清查人員等信息。對發(fā)現(xiàn)的問題應詳細記錄，并及時采取措施進行處理。五、檔案利用（一）利用范圍1.本鎮(zhèn)房產管理部門內部工作人員因工作需要查閱房產檔案。2.房產權利人及其代理人按照規(guī)定查閱本人或代理房屋的相關檔案。3.司法機關、行政機關因辦案需要依法查閱房產檔案。4.其他經鎮(zhèn)房產管理部門批準的單位或個人查閱房產檔案。（二）利用方式1.查閱房產權利人及其代理人、內部工作人員等可直接到檔案管理科室查閱檔案。查閱時，應填寫查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應經檔案管理科室負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞檔案。3.復制根據利用者的需求，可為其提供檔案復印件。復制檔案應經過嚴格審批，確保復制內容的準確性和安全性。（三）利用審批1.內部工作人員查閱檔案，由所在科室負責人簽字批準。2.房產權利人及其代理人查閱檔案，應提供有效身份證明和相關證明材料，并填寫查閱申請表，經檔案管理科室審核后批準。3.司法機關、行政機關查閱檔案，應出具相關協(xié)助查詢通知書等法律文書，經檔案管理科室負責人審核后批準。（四）利用登記與記錄1.建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及編號、復制內容等信息。2.檔案管理人員應對檔案利用過程進行記錄，記錄利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。六、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的鎮(zhèn)級房產檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數字化掃描對紙質房產檔案進行全面數字化掃描，掃描分辨率應符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。（三）數據錄入與掛接將掃描后的檔案圖像進行數據錄入，建立電子檔案目錄數據庫，并與檔案圖像進行掛接，實現(xiàn)電子檔案的快速檢索和利用。（四）系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊用于錄入檔案的基本信息、目錄信息等，確保數據的準確和完整。2.檔案檢索模塊提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、權利人等進行檢索，方便快速查找所需檔案。3.檔案借閱模塊實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記等功能，對借閱過程進行全程跟蹤。4.統(tǒng)計分析模塊對檔案數據進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為房產管理決策提供數據支持。（五）信息安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，采取防火墻、數據加密、用戶認證等安全措施，防止檔案信息泄露和被非法篡改。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。3.加強對檔案信息化管理人員的安全培訓，提高安全意識和操作技能。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據檔案保管期限和實際保存價值，定期對檔案進行鑒定，確保檔案庫存儲存的檔案具有保存意義。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理科室負責人、業(yè)務骨干等組成，負責檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.查看檔案內容對檔案進行逐卷查看，判斷檔案是否仍具有保存價值。2.參考相關規(guī)定依據檔案保管期限規(guī)定和本鎮(zhèn)實際情況，綜合判斷檔案的鑒定結果。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，詳細記錄檔案名稱、編號、日期、數量等信息。2.審批銷毀清冊經檔案鑒定小組審核、鎮(zhèn)房產管理部門負責人批準后實施。3.銷毀實施