檔案收集獎懲制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，特制定本檔案收集獎懲制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面收集原則：涵蓋公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案資料，保證檔案的完整性。3.及時準(zhǔn)確原則：檔案收集工作應(yīng)及時、準(zhǔn)確，確保檔案信息的真實性和可靠性。4.獎懲分明原則：對在檔案收集工作中表現(xiàn)突出的部門和個人給予獎勵，對違反規(guī)定的行為進行處罰。二、檔案收集職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案收集工作計劃和標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案收集的范圍、內(nèi)容、時間要求等。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案收集工作，定期檢查檔案收集情況。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管公司各類檔案資料，建立健全檔案管理制度和檢索體系。4.對檔案收集工作中出現(xiàn)的問題及時進行協(xié)調(diào)解決，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案收集工作進展情況。（二）各部門職責(zé)1.設(shè)立檔案收集工作責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和移交工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時、準(zhǔn)確地收集本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案資料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對本部門檔案資料進行初步整理，分類存放，便于移交和查閱。4.積極配合檔案管理部門的工作，接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案收集范圍及要求（一）行政管理檔案1.公司文件：包括公司章程、董事會決議、股東會決議、公司文件、通知、通報、報告等。2.會議記錄：各類會議的紀(jì)要、記錄等。3.人事檔案：員工入職、離職、晉升、調(diào)動、培訓(xùn)、考核等相關(guān)資料。4.財務(wù)檔案：財務(wù)報表、賬目、憑證、審計報告等。5.印章管理檔案：印章使用記錄、印章保管登記表等。6.證照檔案：公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書等各類證照的原件及復(fù)印件。（二）業(yè)務(wù)管理檔案1.市場營銷檔案：市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料、銷售合同等。2.生產(chǎn)管理檔案：生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)報表、質(zhì)量檢驗報告、設(shè)備維護記錄等。3.研發(fā)管理檔案：研發(fā)項目立項報告、研究成果、技術(shù)文檔等。4.采購管理檔案：采購合同、供應(yīng)商資料、采購訂單等。5.物流管理檔案：物流配送記錄、貨物清單、運輸合同等。（三）其他檔案1.對外合作檔案：合作協(xié)議、合作項目資料等。2.知識產(chǎn)權(quán)檔案：專利證書、商標(biāo)注冊文件、著作權(quán)登記證書等。3.榮譽檔案：公司獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等。（四）檔案收集要求1.檔案資料應(yīng)齊全、完整，不得遺漏重要信息。2.檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改。3.檔案格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于整理和保管。4.檔案應(yīng)及時收集，不得拖延積壓。四、檔案收集流程（一）部門收集各部門檔案收集責(zé)任人按照檔案收集范圍及要求，定期收集本部門的檔案資料，并進行初步整理。（二）整理分類各部門將收集到的檔案資料按照檔案管理部門規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理分類，確保檔案資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（三）移交審核各部門檔案收集責(zé)任人將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門，檔案管理部門對移交的檔案資料進行審核，檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知相關(guān)部門進行整改。（四）入庫保管經(jīng)審核合格的檔案資料，由檔案管理部門按照檔案保管要求進行入庫保管，并建立檔案目錄和檢索體系，便于查詢和利用。五、獎勵制度（一）獎勵標(biāo)準(zhǔn)1.及時準(zhǔn)確獎：對在檔案收集工作中能夠按照要求及時、準(zhǔn)確地完成檔案資料收集任務(wù)，且檔案質(zhì)量高的部門或個人，給予[X]元的獎勵。2.突出貢獻獎：對在檔案收集工作中發(fā)現(xiàn)重要檔案線索，為公司挽回重大損失或做出突出貢獻的部門或個人，給予[X]元的獎勵，并在公司內(nèi)部進行通報表揚。3.創(chuàng)新獎：對在檔案收集工作中提出創(chuàng)新性的方法或建議，提高檔案收集工作效率和質(zhì)量的部門或個人，給予[X]元的獎勵。（二）獎勵程序1.由檔案管理部門定期對各部門的檔案收集工作進行檢查和評估，根據(jù)獎勵標(biāo)準(zhǔn)提出獎勵建議。2.將獎勵建議提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)實施獎勵，頒發(fā)獎金和榮譽證書。六、懲罰制度（一）懲罰標(biāo)準(zhǔn)1.逾期未交：對未按照規(guī)定時間移交檔案資料的部門或個人，給予警告，并責(zé)令限期整改。逾期仍未整改的，給予[X]元的罰款。2.資料不全：對移交的檔案資料不完整、不準(zhǔn)確的部門或個人，給予警告，并要求補充完善。如因資料不全影響檔案管理工作的，給予[X]元的罰款。3.違規(guī)操作：對違反檔案收集規(guī)定，如偽造、篡改檔案資料等行為的部門或個人，視情節(jié)輕重給予[X]元以上[X]元以下的罰款，并追究相關(guān)責(zé)任。（二）懲罰程序1.檔案管理部門在檢查檔案收集工作過程中，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為后，及時進行記錄和調(diào)查。2.向違規(guī)部門或個人發(fā)出書面通知，告知違規(guī)事實和擬處罰意見。3.違規(guī)部門或個人如有異議，可以在規(guī)定時間內(nèi)提出申訴。檔案管理部門對申訴進行調(diào)查核實，并將處理結(jié)果反饋給申訴人。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)實施處罰，開具罰款通知單，從違規(guī)部門或個人的工資中扣除相應(yīng)罰款。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門代表組成，負(fù)責(zé)對檔案收集工作進行監(jiān)督檢查。2.檔案管理監(jiān)督小組定期對各部門的檔案收集工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集工作是否按照規(guī)定的流程和要求進行。2.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.檔案收集工作責(zé)任人的履職情況。（三）檢查結(jié)果處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理監(jiān)督小組應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。2.整改完成后，相關(guān)部門應(yīng)向檔案管理監(jiān)督小組提交整改報告，由檔案管理監(jiān)督小組進行復(fù)查