工程審計檔案制度一、總則（一）目的為加強公司工程審計檔案管理，規(guī)范工程審計檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保工程審計檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮工程審計檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部開展的各類工程審計項目所形成的檔案管理工作。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《審計機關(guān)審計檔案管理規(guī)定》以及其他相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。（四）管理職責(zé)1.審計部門負(fù)責(zé)工程審計檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，對工程審計檔案的形成、積累、整理和歸檔工作進行監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)工程審計檔案的集中統(tǒng)一管理，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并對檔案的保管狀況進行定期檢查。3.工程審計人員負(fù)責(zé)按照規(guī)定及時收集、整理各自審計項目過程中形成的各類文件材料，確保文件材料的真實、完整，并在審計項目結(jié)束后及時移交檔案管理部門。二、工程審計檔案的收集（一）收集范圍1.審計立項階段：審計項目的立項審批文件、審計通知書等。2.審計實施階段：審計工作方案、審計證據(jù)（包括審計工作底稿、審計取證記錄、被審計單位提供的相關(guān)資料等）、審計人員與被審計單位溝通記錄、審計報告征求意見稿及反饋意見等。3.審計報告階段：審計報告、審計決定書、審計移送處理書、被審計單位整改情況報告等。4.其他相關(guān)文件：與工程審計項目有關(guān)的會議紀(jì)要、往來函件、專家咨詢意見等。（二）收集要求1.工程審計人員應(yīng)在審計項目實施過程中及時收集各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容真實、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲介質(zhì)進行保存。三、工程審計檔案的整理（一）整理原則遵循工程審計項目的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類按照工程審計項目的不同階段和文件材料的性質(zhì)進行分類，一般可分為立項類、實施類、報告類等。2.組卷將同一類別的文件材料按照一定的順序進行排列，組成案卷。案卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照重要程度、時間順序等進行排列，對于有特定順序要求的文件，應(yīng)按照要求進行排列。3.編目編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)包括案卷號、題名、年度、保管期限、密級、頁數(shù)等項目；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等項目。（三）裝訂要求1.案卷應(yīng)采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除文件材料上的金屬物，對于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。2.卷內(nèi)文件應(yīng)按照編目順序依次排列裝訂，不得有缺頁、漏頁等情況。四、工程審計檔案的保管（一）保管期限工程審計檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：涉及重大工程審計事項、具有重要歷史價值或?qū)窘?jīng)營管理有重大影響的檔案。2.長期保管的檔案：保管期限為[X]年，一般包括重要的工程審計項目檔案等。3.短期保管的檔案：保管期限為[X]年，主要是一般性的工程審計項目檔案。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（三）保管期限的變更檔案保管期限確需變更的，應(yīng)由檔案管理部門提出申請，經(jīng)審計部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進行調(diào)整，并做好記錄。五、工程審計檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱工程審計檔案。外部單位因特殊原因需要查閱、借閱工程審計檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員查閱工程審計檔案，應(yīng)填寫《工程審計檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱時應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱公司內(nèi)部人員借閱工程審計檔案，應(yīng)填寫《工程審計檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對工程審計檔案的查閱、借閱情況進行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱日期、查閱人或借閱人姓名、所在部門、查閱或借閱內(nèi)容、歸還日期等，以便對檔案的利用情況進行跟蹤和統(tǒng)計。六、工程審計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的工程審計檔案進行鑒定，成立由審計部門、檔案管理部門等相關(guān)人員組成的鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、重要程度、歷史價值等因素，確定檔案的存毀。對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的工程審計檔案，應(yīng)編制《工程審計檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案的題名、年度、保管期限、卷號、冊數(shù)等內(nèi)容。2.《工程審計檔案銷毀清冊》經(jīng)審計部門和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀時應(yīng)指定專人